Inwentaryzacja stanów zerowych towarów

Jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. mam obowiązek przeprowadzenia - zgodnie z ustawą o rachunkowości - inwentaryzacji na dzień bilansowy. Zajmuję się m.in. handlem hurtowym i na koniec 2019 r. magazyn towarów był pusty (sprzedano cały zapas). Jak przeprowadzić inwentaryzację w tym pustym magazynie? Czy drukować w takim przypadku arkusze spisowe?

Jednostki stosujące przepisy ustawy o rachunkowości, a więc m.in. również spółki z o.o. są zobowiązane do przeprowadzania inwentaryzacji w trybie określonym w art. 26 i 27 tej ustawy. W art. 26 ust. 1 ww. ustawa przewiduje przeprowadzenie na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji jedną z trzech metod przyporządkowanych poszczególnym składnikom aktywów i pasywów, tj. w drodze: spisu ich ilości z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też drogą porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji). Dla inwentaryzacji rzeczowych aktywów obrotowych (zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów) - zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 - ustawa o rachunkowości przewiduje metodę spisu ich ilości z natury.

Ustawa o rachunkowości określa metody i terminy inwentaryzacji, nie wskazując technik inwentaryzacyjnych oraz rodzaju dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Natomiast w wydanym przez Komitet Standardów Rachunkowości Stanowisku w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (dalej: Stanowisko KSR), wskazano, zgodnie z pkt 38 tego Stanowiska, że jednostka powinna posiadać instrukcję inwentaryzacyjną, która ma stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Instrukcja ta powinna zawierać m.in. opis dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz sposób przechowywania dokumentów. Z kolei w myśl pkt 65 Stanowiska KSR, zespół spisowy ujmuje bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów, w tym szacunkowych, w arkuszach spisowych. Formularz arkusza spisowego zawiera w nagłówku co najmniej następujące dane:

• nazwę jednostki,
   
• numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,
   
• identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,
   
• datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
   
• skład zespołu spisowego.

A zatem - co do zasady - inwentaryzacja zapasów towarów, wyrobów gotowych i półproduktów metodą spisu ich ilości z natury dokumentowana jest arkuszami spisowymi.

Sytuacja opisana w pytaniu, polegająca na wystąpieniu na dzień bilansowy stanu zerowego zapasów towarów powinna być również odpowiednio udokumentowana, tj. w sposób przewidziany dla inwentaryzacji zapasów, przyjęty w dokumentacji inwentaryzacyjnej jednostki. Oznacza to, że udokumentowanie jest wymagane niezależnie od tego, czy występują zapasy w magazynie, czy też ich stan jest zerowy. W każdym przypadku wymagany jest również podpis wszystkich członków zespołu spisowego.

Biorąc powyższe pod uwagę, jeżeli w spółce z o.o. dotychczas inwentaryzacja towarów była dokonywana za pomocą arkuszy spisowych, to również stan zerowy tych aktywów na dzień bilansowy powinien być dokumentowany za pomocą tych arkuszy. Dokument taki jest niezbędny w celu porównania jego treści z zapisami w księgach rachunkowych dotyczącymi wysokości salda na koncie inwentaryzowanych zapasów. Takie postępowanie jest konieczne, bowiem w myśl regulacji art. 27 ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Porównanie stanu rzeczywistego zapasów (odpowiednio udokumentowane) ze stanem ewidencyjnym (zapisy w księgach rachunkowych) wskaże istnienie bądź brak różnic inwentaryzacyjnych (między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych). W przypadku wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości).