Terminy inwentaryzacji składowanych materiałów

Na potrzeby składowania materiałów wykorzystywanych przy świadczeniu naszych usług posiadamy pomieszczenie gospodarcze. Czy w takim przypadku musimy przeprowadzać inwentaryzację ww. materiałów raz w roku, czy może wystarczającym będzie dokonanie spisu raz na 2 lata?

Co do zasady, wyrażonej w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają inwentaryzację m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych na ostatni dzień każdego roku obrotowego - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

W myśl art. 26 ust. 3 ww. ustawy, termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ww. ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację m.in. materiałów (z wyłączeniem materiałów, których wartość podlega odpisaniu w koszty w dniu ich zakupu, a spisu z natury dokonuje się na dzień bilansowy):

• rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
   
• znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat.

Ustawa o rachunkowości nie określa, co należy rozumieć przez składowisko strzeżone. Jednostki mogą jednak w tym zakresie posiłkować się definicją składowiska strzeżonego zawartą w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Zgodnie z pkt 8 lit. o) Stanowiska, przez składowisko strzeżone należy rozumieć dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne).

Treść stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Tak więc w przypadku określonym w pytaniu, jeżeli pomieszczenie gospodarcze (magazyn materiałów) spełnia wymagania do uznania go za składowisko strzeżone oraz jednostka obejmuje zapasy materiałów ewidencją ilościowo-wartościową, to ustawowy termin inwentaryzacji zostanie zachowany, jeżeli spis z natury zostanie przeprowadzony raz w ciągu 2 lat.

Jeżeli jednak jednostka nie prowadzi ewidencji księgowej zapasów materiałów ilościowo-wartościowo lub pomieszczenia magazynowe nie spełniają wymogów składowiska strzeżonego, to inwentaryzacja zapasów powinna być przeprowadzana co roku w dowolnym terminie 3 ostatnich miesięcy, nie później niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.

Natomiast jeżeli jednostka na podstawie uproszczenia zawartego w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości odpisuje zakupione materiały w koszty bezpośrednio po ich zakupie, to ich inwentaryzacja musi zostać przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego. Dodajmy, że ze względu na wymogi podatkowe, w takim przypadku (tj. stosowania art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy) inwentaryzacja musi być przeprowadzana z częstotliwością zapewniającą poprawne ustalenie zaliczki na podatek dochodowy. Wyjątek stanowią jednostki opłacające zaliczki uproszczone, czyli ustalone na podstawie dochodów uzyskanych w latach wcześniejszych. W takim przypadku przyjmuje się za wystarczające zinwentaryzowanie materiałów na ostatni dzień roku obrotowego.