Rozliczenie spisu z natury obejmuje następujące czynności:
| - |
wycenę poszczególnych składników aktywów objętych spisem z natury, |
| - |
porównanie wyników spisu z danymi bieżącej ewidencji księgowej i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, |
| - |
wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia, |
| - |
dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe do stanów rzeczywistych, wynikających ze spisu z natury. |
|
Wyceny ilościowych stanów składników aktywów ustalonych drogą spisu z natury na podstawie sprawdzonych arkuszy spisowych przekazanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej dokonuje księgowy. Wyjątek stanowią tu arkusze spisu towarów i opakowań w punktach sprzedaży detalicznej, gdyż wycenia je zespół spisowy. Wycena spisu może następować na arkuszach spisowych (co ma miejsce najczęściej w odniesieniu do zapasów objętych ewidencją wartościową lub nieobjętych ewidencją księgową) lub na zestawieniach zbiorczych (co dotyczy najczęściej zapasów objętych bieżącą ewidencją ilościową lub ilościowo-wartościową). Księgowy porównuje stany wykazane w arkuszach spisowych lub zestawieniach zbiorczych wynikające ze spisu z natury ze stanami z ewidencji księgowej przeniesionymi do arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych. Sposób porównania wyników spisu z natury z danymi ewidencji księgowej zależy od przyjętej przez jednostkę metody ewidencji (por. pkt 87 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów). Różnice inwentaryzacyjne pogrupowane według rodzajów składników aktywów oraz osób za nie odpowiedzialnych księgowy przenosi z arkuszy spisowych bądź zestawień zbiorczych do zestawienia różnic ilościowych (niedobory, nadwyżki) i zestawienia różnic jakościowych. Sprawdzone i kompletne zestawienia przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia.
Do tego czasu, różnice inwentaryzacyjne wynikające z porównania wyników spisu z natury z danymi ewidencji księgowej pozostają w księgach rachunkowych na koncie 24-1 "Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek".
|
Ewidencja księgowa ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic do czasu ich rozliczenia
| 1. Niedobory i szkody: |
- Wn konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód",
- Ma odpowiednie konto składnika majątku. |
| 2. Nadwyżki: |
- Wn odpowiednie konto składnika majątku,
- Ma konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek". |
|
Ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych dokonuje komisja inwentaryzacyjna. W tym celu komisja może m.in. przeprowadzać rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za zapasy, uzyskiwać od tych osób pisemne wyjaśnienia przyczyn różnicy, zbierać od innych pracowników dodatkowe informacje o przyczynach różnic, korzystać z danych zawartych w dowodach źródłowych oraz ewidencji księgowej. W razie trudności ustalenia przyczyn powstania różnic komisja inwentaryzacyjna może również zadecydować o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu bądź powtórzeniu go na danym polu w całości.
W oparciu o zebraną dokumentację komisja inwentaryzacyjna, odrębnie dla każdej pozycji różnic, ustala przyczynę jej powstania i proponuje odpowiedni sposób jej rozliczenia. Wynik rozpatrzenia każdej różnicy komisja inwentaryzacyjna ujmuje w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Protokół zawiera wnioski co do sposobu rozliczenia różnic wraz z ich uzasadnieniem. Następnie protokół przekazywany jest kierownikowi jednostki (por. pkt 97 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).
Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy dokonuje rozliczenia różnic. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych powinno nastąpić pod datą spisu, nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury (por. pkt 109 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).
|
Ewidencja księgowa rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych
| 1. Nadwyżki: |
| a) nadwyżki rzeczywiste, których przyczyn powstania nie ustalono: |
- Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne", |
| b) kompensata nadwyżek z niedoborem: |
- Wn konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód". |
| 2. Niedobory: |
| a) niedobór uznany za niezawiniony, w tym powstały w wyniku zdarzenia losowego: |
- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód", |
| b) ubytki naturalne mieszczące się w granicach norm i limitów: |
- Wn konto zespołu 4 lub 5 albo konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów" lub
73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód", |
| c) niedobór zawiniony - w sytuacji gdy pracownik wyraził pisemną zgodę na zwrot równowartości niedoboru: |
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód", |
d) niedobór zawiniony - w sytuacji gdy pracownik odmawia pokrycia niedoboru i skierowano sprawę
na drogę sądową: |
- Wn konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód". |
|
