Zasady przeprowadzania inwentaryzacji w drodze weryfikacji

Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury lub uzgodnienia sald, jak również kwalifikujące się do inwentaryzacji tymi metodami, jednak niezinwentaryzowane z różnych przyczyn, podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacji w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników podlegają w szczególności:

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, 
• należności sporne i wątpliwe,
• należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
• aktywa i pasywa niewymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. ustawy, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na sprawdzeniu poprawności i realności każdego salda aktywów i pasywów objętego tą metodą inwentaryzacji poprzez jego porównanie z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych na właściwych kontach oraz porównanie zapisów ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji ma na celu urealnienie sald kont wykazywanych w księgach rachunkowych poprzez identyfikację pozycji (sald) nieprawidłowych, czy też nierealnych, jak np. istnienie licencji, której ważność dawno ustała. Zadaniem inwentaryzacji drogą weryfikacji jest więc sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym oraz prawidłowości wyceny sald kont księgowych widniejących w księgach rachunkowych jednostki. W tabeli przedstawiono sposoby przeprowadzenia weryfikacji ze względu na rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku.

Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację aktywów i pasywów drogą porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Co istotne, w odniesieniu do tej metody inwentaryzacji nie ma zastosowania zasada określona w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, według której inwentaryzację można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpi przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji w praktyce przebiega w ten sposób, że na koniec roku obrotowego, np. na 31 grudnia, jeśli rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, sporządza się wykaz wszystkich składników aktywów i pasywów podlegających weryfikacji.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji spoczywa zazwyczaj na dziale księgowości. Weryfikacji dokonują pracownicy księgowości wyznaczeni przez głównego księgowego. Nie powinien to być jednak pracownik, który prowadzi ewidencję weryfikowanego salda. W przypadku skomplikowanych sald, ich weryfikacja powinna być wsparta przez ekspertów z innych komórek merytorycznych. Przeprowadzenie weryfikacji salda powinno być potwierdzone adnotacją na właściwych kontach księgowych przez osoby dokonujące inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Ponadto z dokonanego porównania danych ewidencji z właściwymi dokumentami oraz ich weryfikacji sporządza się protokoły weryfikacyjne. Z protokołu powinno wynikać jakie salda (nazwa i kwota) zostały poddane weryfikacji, czy stwierdzono różnice, a jeśli takie wystąpiły, to w jaki sposób zostały rozliczone i kto przeprowadził weryfikację.

Protokół weryfikacji można sporządzać dla pojedynczego konta, dla zespołu kont lub można sporządzić protokół zbiorczy dla wszystkich kont podlegających inwentaryzacji metodą weryfikacji. Zwracamy uwagę, że protokoły weryfikacji sald należą do dokumentacji inwentaryzacyjnej i aby stanowiły podstawę zapisu w księgach rachunkowych powinny spełniać wymogi formalne dla dowodów księgowych, określone w art. 20 ust. 2 oraz art. 21 i art. 22 ustawy o rachunkowości. Wzory protokołów weryfikacji sald, sposób przeprowadzania inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników w jednostce powinna określać instrukcja inwentaryzacyjna.

Przykład

I. Założenia:

1. W spółce z o.o. "MARE" na dzień 31 grudnia 2022 r. wyznaczeni przez głównego księgowego pracownicy działu księgowości w ramach inwentaryzacji przeprowadzili weryfikację salda konta 08 "Środki trwałe w budowie" w wysokości: 105.000 zł. Na saldo konta 08 składały się wydatki na budowę placu (składowiska) w wysokości: 80.000 zł oraz wydatki na budowę magazynu w wysokości: 25.000 zł, którego budowa została w 2021 r. czasowo wstrzymana.
2. W ramach analizy zapisów na koncie 08 stwierdzono, że w 2022 r. nie poniesiono żadnych kosztów na budowę magazynu. Zespół weryfikacyjny w porozumieniu z głównym księgowym wystąpił z wnioskiem do zarządu spółki o podjęcie decyzji co do dalszych losów budowy magazynu.
3. Zarząd spółki postanowił koszty budowy magazynu spisać w pozostałe koszty operacyjne, gdyż budowa z przyczyn niezależnych od spółki nie będzie kontynuowana.
4. Przeprowadzenie inwentaryzacji salda konta 08 udokumentowano protokołem weryfikacji salda.

II. Protokół weryfikacji salda konta 08 "Środki trwałe w budowie":

III. Dekretacja:

IV. Księgowania: