Odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (por. art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Za sporządzenie sprawozdania finansowego jest zatem odpowiedzialny kierownik jednostki.

Z ustawy o rachunkowości wynika, że kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu (por. art. 4a ustawy o rachunkowości).

Należy pamiętać, że aby sprawozdanie finansowe stanowiło wiążącą deklarację jednostki na temat jej sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego na dzień bilansowy, musi zostać podpisane przez zobowiązane do tego osoby. Z art. 52 ust. 2-3 ustawy o rachunkowości wynika, że sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

1 stycznia 2022 r. wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2106). Ustawa ta wprowadza zmiany do ustawy o rachunkowości m.in. w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych polegają przede wszystkim na umożliwieniu dokonania tej czynności tylko przez jednego członka zarządu wieloosobowego. W tym celu dodano ust. 2a–2e w art. 52 ustawy o rachunkowości. Nowe przepisy wprowadzają ogólną zasadę, zgodnie z którą podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, iż sprawozdanie to spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Ponadto określają warunki, na podstawie których sprawozdanie finansowe może zostać podpisane tylko przez jednego członka organu wieloosobowego. Złożenie takiego podpisu będzie możliwe, jeśli uzyska on od pozostałych członków organu wieloosobowego oświadczenia potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia konieczne będzie pisemne uzasadnienie odmowy złożenia oświadczenia. Co ważne, zarówno odmowę podpisu sprawozdania finansowego, jak i oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Jeżeli ww. dokumenty zostaną sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, to osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Dodatkowo, wymagane jest aby w treści odmowy podpisu, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia wskazać sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Warto dodać, iż ww. dokumenty są przekazywane wraz ze sprawozdaniem finansowym do KRS lub do Szefa KAS. 

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (por. art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Podpisuje się cały plik, na który składają się wszystkie elementy sprawozdania finansowego, nie zaś poszczególne dokumenty w tym pliku. Odnośnie terminu podpisania sprawozdania finansowego Ministerstwo Finansów w piśmie z 25 marca 2019 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, wyjaśniło, że w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki nie może być późniejsza niż dzień 31 marca kolejnego roku obrotowego.

Warto dodać, że za niesporządzenie sprawozdania finansowego lub sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie (por. art. 77 ustawy o rachunkowości). Co więcej, z art. 79 ustawy o rachunkowości wynika, że grzywnie albo karze ograniczenia wolności podlega m.in. ten, kto wbrew przepisom ustawy:

• nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
   
• nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
   
• nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
   
• nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym,
   
• nie zamieszcza na stronie internetowej jednostki dokumentów, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 55 ust. 2c oraz art. 69 ust. 5 ustawy o rachunkowości,
   
• nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68 ustawy o rachunkowości.