Forma sprawozdania finansowego

Na podstawie art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wszystkie sprawozdania finansowe powinny zostać sporządzone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy użyciu programu komputerowego (np. w postaci pliku tekstowego, graficznego, czy mieszanego). Dotychczas możliwe było stosowanie dwóch form e-sprawozdań, tj. ustrukturyzowanej i nieustrukturyzowanej.

Ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2106) wprowadziła dwa dodatkowe formaty e-sprawozdań finansowych, tj.: format, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815 (format XHTML) oraz inny format przeszukiwalny.  

Sprawozdanie finansowe ustrukturyzowane, to sprawozdanie sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (format XML zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). Takie sprawozdanie sporządzają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) (por. art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości). Ustrukturyzowane sprawozdanie finansowe sporządzają również:

• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (podatnicy PIT) prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (por. art. 45 ust. 5 updof),
• podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (podatnicy CIT) obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego, z pewnymi wyjątkami (por. art. 27 ust. 2 updop).

E-sprawozdanie finansowe można sporządzić w  Programie DRUKI Gofin

Obowiązek sporządzenia w formie ustrukturyzowanej dotyczy następujących elementów sprawozdania finansowego:

• wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,
• rachunku przepływów pieniężnych,
• rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto (tzw. noty podatkowej).

Z kolei dodatkowe informacje i objaśnienia, ze względu na ich specyfikę, nie zostały ustrukturyzowane. Jak już wskazano wcześniej, wyjątek stanowi tu jeden punkt tej informacji, dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto (tzw. nota podatkowa), który należy sporządzić w formie ustrukturyzowanej. Pozostałe elementy dodatkowych informacji i objaśnień jednostka sporządza w postaci elektronicznej, przy czym nie musi to być format XML. Co istotne, sprawozdanie finansowe należy utworzyć jako jeden plik XML, który będzie zawierał wszystkie elementy tego sprawozdania zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane (tzn. część dodatkowych informacji i objaśnień bez noty podatkowej).

Forma nieustrukturyzowana oznacza, że sprawozdanie finansowe może być sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, tzn. w postaci pliku tekstowego, graficznego lub mieszanego zapisanego w dowolnym formacie np. XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, .xml, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .jpg, .tif. Może to być także skan dokumentu papierowego (np. w formie pliku PDF) opatrzony podpisem elektronicznym. Takie sprawozdanie mogą sporządzać np. spółki cywilne.

Sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815, tj. w formacie XHTML (ang. Extensible HyperText Markup Language - rozszerzalny język znaczników hipertekstowych), oznacza plik sporządzony w formacie niewymagającym zastosowania określonych mechanizmów, aby mógł zostać przedstawiony w formie czytelnej dla odbiorcy. Jako prawnie niezastrzeżony elektroniczny format raportowania XHTML może być swobodnie używany.

Sprawozdanie w formacie XHTML sporządzają obowiązkowo emitenci, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym (por. nowy ust. 1ga w art. 45 ustawy o rachunkowości). W formacie tym mogą również przygotowywać swoje sprawozdania finansowe jednostki sporządzające sprawozdania zgodnie z MSR niebędące emitentami (por. znowelizowany art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości).

Inny format przeszukiwalny oznacza, iż sprawozdanie finansowe sporządzone jest w formacie danych, przy użyciu którego dokument elektroniczny jest zapisany w taki sposób, że możliwe jest posłużenie się ogólnie dostępnym oprogramowaniem, przeznaczonym do odczytu lub edycji dokumentów zapisanych w tym formacie, w celu skutecznego przeszukania oraz skopiowania ciągu znaków alfanumerycznych zawartych w treści tego dokumentu.

Takie sprawozdanie przygotowują jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR niebędące emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym (por. znowelizowany art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości).
Co ważne jednostki te mogą również swoje sprawozdania finansowe sporządzać w formacie XHTML, jest to bowiem również format przeszukiwalny.