Zasada memoriału

1. Czym charakteryzuje się zasada memoriału?

Przykładowo chodzi tu o ujęcie w księgach rachunkowych i wykazanie w rocznym sprawozdaniu finansowym:

• należnych pracownikom wynagrodzeń za grudzień, mimo iż mają być wypłacone w następnym roku (w styczniu),
   
• wartości wykonanych na rzecz jednostki usług obcych, zafakturowanych na początku następnego roku obrotowego,
   
• niezapłaconych odsetek, których termin zapłaty jeszcze nie zapadł, dotyczacych danego roku obrotowego,
   
• przychodów ze sprzedaży w sytuacji gdy zgodnie z umową nabywca odebrał towar w grudniu, a zapłacił za niego w następnym roku obrotowym (np. w styczniu),
   
• przychodów z tytułu odsetek od lokat terminowych, których termin zwrotu przypada np. na styczeń przyszłego roku, a które dotyczą roku bieżącego (jednostka powinna naliczyć te odsetki we własnym zakresie i zaewidencjonować w przychodach finansowych roku, którego dotyczą).

Przykład

I. Założenia:

1. W grudniu jednostka nabyła materiały o wartości: 1.000 zł, które w tym samym miesiącu zużyła do produkcji. Zobowiązanie wobec dostawcy w kwocie: 1.230 zł (w tym VAT: 230 zł), zgodnie z terminem płatności zostało uregulowane dopiero w styczniu następnego roku.

2. Zgodnie z zasadą memoriału wartość zużytych materiałów należy odnieść w koszty grudnia, niezależnie od tego, kiedy zapłacono za nie.

3. Jednostka ewidencjonuje koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia danego roku obrotowego

B. Zapisy w księgach stycznia następnego roku obrotowego

2. Stosowanie zasady memoriału na przełomie miesięcy lub kwartałów

Zasada memoriału stanowi co prawda o roku obrotowym, niemniej jednak należy ją stosować w pełnym zakresie również w okresie np. miesiąca, jeżeli miesiąc przyjęto jako okres sprawozdawczy.

Za rok obrotowy - w znaczeniu określonym ustawą o rachunkowości (w art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości) - uważa się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Z kolei okresem sprawozdawczym jest okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych (art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości).

Zazwyczaj jednostki przyjmują w swojej polityce rachunkowości za okres sprawozdawczy pojedynczy miesiąc ze względu m.in. na comiesięczne ustalanie zaliczek na podatek dochodowy, rozliczanie VAT, sporządzanie sprawozdań statystycznych i innych oraz ze względu na obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości sporządzania zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca (por. art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Dzień, na który należy zamknąć miesiąc, jednostka powinna określić samodzielnie w dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Może to być na przykład 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który jednostka opłaca zaliczkę na podatek dochodowy.

Przykład

I. Założenia:

1. Faktura za usługę wykonaną w sierpniu została wystawiona 3 września. Wartość faktury wyniosła: 4.000 zł plus VAT 920 zł (podlegający odliczeniu we wrześniu).

2. Faktura wpłynęła do jednostki przed zamknięciem ksiąg za sierpień.

3. Jednostka ewidencjonuje koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: