Przygotowanie rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów

Stany ewidencyjne składników majątkowych na kontach księgowych mogą się różnić od rzeczywistego stanu tych składników. W celu zweryfikowania danych ksiąg rachunkowych z posiadanym stanem rzeczywistym przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku. Inwentaryzacja służy również rozliczeniu kasjerów, sprzedawców, kierowników sklepu, magazynierów oraz wszystkich pozostałych osób, które są odpowiedzialne za powierzone im mienie, oraz skorygowaniu ujawnionych różnic.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, która mówi, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki mają również obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Z zasady tej pośrednio wynika obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ prezentowane dane w sprawozdaniach finansowych mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały skonfrontowane ze stanem faktycznym. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku, wyjaśnieniu wynikłych różnic inwentaryzacyjnych, ewidencję księgową można uznać za prawidłową, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.

Celem inwentaryzacji jest przede wszystkim:

• ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki, co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego,
   
• ocena zgodności stanów rzeczywistych uzyskanych podczas inwentaryzacji ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki),
   
• wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki,
   
• ocena stanu jakościowego i przydatności gospodarczej przydatności składników aktywów,
   
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie aktywa i pasywa jednostki, tj. zarówno te wykazywane w jej bilansie, jak i pewne składniki nieujmowane w bilansie, np. wykazywane jedynie ilościowo, umorzone w 100%, będące własnością innych jednostek (nie dotyczy to jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania) oraz ewentualne zobowiązania warunkowe (udzielone gwarancje, poręczenia, zastawy, wpisy hipoteczne itp.). Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Czynnikiem decydującym o prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji jest jej właściwe przygotowanie. W procesie przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji można wyróżnić następujące czynności:

• wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
   
• powołanie przez kierownika jednostki komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przeprowadzających inwentaryzację,
   
• określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,
   
• opracowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji, w tym m.in. regulacji wewnętrznych, bieżących i stałych, planu sytuacyjnego, harmonogramu inwentaryzacji oraz instrukcji inwentaryzacyjnej,
   
• organizacyjne przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów,
   
• przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób przeprowadzających inwentaryzację.