Na podstawie art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wszystkie sprawozdania finansowe powinny zostać sporządzone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy użyciu programu komputerowego (np. w postaci pliku tekstowego, graficznego, czy mieszanego). Możliwe jest stosowanie następujących typów e-sprawozdań, tj.:
- w formie ustrukturyzowanej - w postaci pliku zapisanego w formacie XML, zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD,
- w formie nieustrukturyzowanej - w postaci pliku zapisanego w dowolnym formacie,
- w formacie zgodnym z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815 - w postaci pliku zapisanego w formacie XHTML,
- w innym formacie przeszukiwalnym - w postaci pliku zapisanego w formacie umożliwiającym automatyczne przeszukanie dokumentu.
E-sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanej |
Sprawozdanie finansowe ustrukturyzowane, to sprawozdanie sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (format XML zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). Takie sprawozdanie sporządzają:
- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), za wyjątkiem jednostek stosujących MSR (por. art. 45 ust. 1g, 1ga i 1h ustawy o rachunkowości),
- podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (podatnicy PIT) prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (por. art. 45 ust. 5 updof),
- podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (podatnicy CIT) obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego, z wyłączeniem podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku CIT oraz podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do KRS (por. art. 27 ust. 2 updop).
E-sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej |
Sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej, to sprawozdanie sporządzone w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, tzn. w postaci pliku tekstowego, graficznego lub mieszanego zapisanego w dowolnym formacie np. XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, .xml, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .jpg, .tif. Może to być także skan dokumentu papierowego (np. w formie pliku PDF) opatrzony podpisem elektronicznym.
E-sprawozdanie w formacie XHTML |
Sprawozdanie finansowe w formacie XHTML, to sprawozdanie sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815, czyli w formacie niewymagającym zastosowania określonych mechanizmów, tak aby mogło zostać przedstawione w formie czytelnej dla odbiorcy. Sprawozdanie w formacie XHTML sporządzają obowiązkowo emitenci, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym (dalej zwani emitentami). W formacie tym mogą również przygotowywać swoje sprawozdania finansowe jednostki niebędące emitentami sporządzające sprawozdania zgodnie z MSR (por. art. 45 ust. 1ga i 1h ustawy o rachunkowości).
E-sprawozdanie w innym formacie przeszukiwalnym |
Sprawozdanie finansowe sporządzone w innym formacie przeszukiwalnym oznacza sprawozdanie sporządzone w formacie danych, przy użyciu którego dokument elektroniczny jest zapisany w taki sposób, aby możliwe było posłużenie się ogólnie dostępnym oprogramowaniem, przeznaczonym do odczytu lub edycji dokumentów zapisanych w tym formacie, w celu skutecznego przeszukania oraz skopiowania ciągu znaków alfanumerycznych zawartych w treści tego dokumentu. W takim formacie sprawozdanie przygotowują jednostki niebędące emitentami sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z MSR (por. art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości).