Termin sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego

W jakim terminie należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe sporządzane za 2020 r.

Jak wynika z treści art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Z kolei, art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, iż kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

W świetle art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów zamieszczonej na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi) wynika, iż za datę sporządzenia sprawozdania finansowego przyjmuje się datę złożenia podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, obowiązuje wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego - np. późniejszego - terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.

Treść ww. odpowiedzi budzi wiele wątpliwości wśród naszych Czytelników  w zakresie ostatecznego terminu złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym przez wszystkie zobowiązane osoby (tj. osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki - w tym organy wieloosobowe), zwróciliśmy się więc do Ministerstwa  Finansów z prośbą o wyjaśnienie tego zagadnienia.

W odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa, resort finansów udzieliło następujących wyjaśnień:

"(...) w świetle regulacji ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, data sporządzenia sprawozdania finansowego to data na którą następuje oświadczenie wiedzy wraz z potwierdzeniem występowania określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy przez sporządzających to sprawozdanie finansowe oraz kierownika jednostki.

Oznacza to, iż data sporządzenia sprawozdania finansowego (na dzień bilansowy, zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2 oraz art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości) powinna przypadać w ciągu trzymiesięcznego przedziału czasowego licząc od dnia bilansowego, co powinno zostać zapewnione przez kierownika jednostki (art. 52 ust. 1 ww. ustawy).

W przypadku roku obrotowego równego kalendarzowemu, data sporządzenia powinna przypadać na dzień nie późniejszy niż 31 marca kolejnego roku obrotowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego - np. późniejszego - terminu złożenia wymaganego przez ustawę o rachunkowości podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby (art. 52 ust. 2). Jednakże, aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym przedziale czasowym przez kierownika jednostki. Zatem w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego przez osobę której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki nie może być późniejsza niż dzień 31 marca kolejnego roku obrotowego (w przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy daty podpisu mogą nie być jednakowe) (...)".

W odniesieniu do daty sporządzenia sprawozdania finansowego Ministerstwo Finansów podtrzymało swoje stanowisko, wskazując iż data złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego), jest datą sporządzenia sprawozdania finansowego.

Natomiast w kwestii terminu złożenia podpisów pod sprawozdaniem resort finansów wyjaśnił, iż wszyscy członkowie zarządu muszą się podpisać pod sprawozdaniem finansowym do końca trzeciego miesiąca od dnia bilansowego - tj. do końca marca, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Co istotne, Ministerstwo Finansów wskazało, iż złożenie wszystkich podpisów przez zobowiązane do tego osoby w terminie do końca marca jest warunkiem uznania sprawozdania finansowego za kompletne w rozumieniu przepisów ustawy rachunkowości.