Bilans 2018

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2018  »  Koszty i przychody na przełomie roku  »   Księgowanie faktur za media na przełomie roku
POLECAMY
Bilans 2018 - ważne informacje
E-sprawozdania finansowe
Od 1 października 2018 r. wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe sprawozdanie finansowe sporządzają się w postaci elektronicznej. Przy czym sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych
E-sprawozdania finansowe
Harmonogram prac dotyczących sprawozdania finansowego za 2018 r.
IV kwartał 2018 r.
 
Na dzień bilansowy, tzn. 31 grudnia 2018 r.
 
Nie później niż do 26 marca 2019 r.
 
Nie później niż do końca marca 2019 r.
 
Harmonogram prac dotyczących sprawozdania finansowego za 2018 rok
Terminy i metody inwentaryzacji aktywów i pasywów
Generalnie inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, czyli w jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - na 31 grudnia 2018 r. Inwentaryzację niektórych aktywów drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda można jednak rozpocząć w październiku 2018 r. a zakończyć do 15 stycznia 2019 r., są to m.in.:
 
Terminy i metody inwentaryzacji aktywów i pasywów
Podmioty zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za 2018 r.
Obowiązkowi badania przez firmę audytorską podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe - kontynuujących działalność jednostek wymienionych w art. 64. ust. 1-4 ustawy o rachunkowości
Podmioty zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za 2018 r.
Uproszczone sprawozdanie finansowe za 2018 r. 
Jednostki spełniające warunki określone w ustawie o rachunkowości mogą skorzystać z możliwości sporządzania sprawozdania finansowego w formie uproszczonej, tj. według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek mikro), według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek małych) oraz według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości, przeznaczonego dla niektórych organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego
Uproszczone sprawozdanie finansowe za 2018 r.
Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR mają obowiązek sporządzać tylko ściśle określone podmioty
Przepisy ustawy o rachunkowości ściśle określają, które jednostki mają obowiązek, a które prawo do stosowania MSR przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.
Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR mają obowiązek sporządzać tylko ściśle określone podmioty
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Księgowanie faktur za media na przełomie roku

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości
1. Faktura wystawiona na początku roku za dostawę mediów w roku poprzednim

Faktury kosztowe za media (np. za dostawę energii, wody, gazu) za dany miesiąc wystawiane są najczęściej w następnym miesiącu. Jak ujmować takie faktury w księgach rachunkowych na przełomie roku? Jak zaksięgować np. fakturę za energię cieplną zużytą w grudniu 2018 r., wystawioną w styczniu 2019 r.?

Księgi rachunkowe za dany rok zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia (por. art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Zatem koszty mediów (energii elektrycznej, ciepła, wody, gazu) dotyczące danego roku obrotowego, wynikające z faktur wystawionych w pierwszych miesiącach następnego roku obrotowego, które wpłyną do jednostki do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za ten rok obrotowy, należy ująć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczą.

Zawarta w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości zasada memoriału zobowiązuje jednostki do ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych, przypadających na ich rzecz przychodów i obciążających je kosztów związanych z tymi przychodami dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ponadto z zasady współmierności - określonej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości - wynika, iż do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Kosztami mediów wskazane jest więc obciążyć koszty roku, którego dotyczą. Przy czym w przypadku faktury za dostawę mediów w 2018 r. wystawioną w 2019 r., podstawą ujęcia kosztów w 2018 r. może być otrzymana faktura albo dowód "PK - Polecenie księgowania".

W pierwszym przypadku ewidencja faktury wystawionej np. w styczniu 2019 r. za dostawę mediów za grudzień 2018 r., która wpłynie do jednostki do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2018 r., odbywać się może w księgach grudnia 2018 r., zapisami:

   a) wartość brutto zobowiązania:
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
   b) VAT naliczony - jeżeli podlega odliczeniu:
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie (w analityce: VAT
         naliczony podlegający odliczeniu w następnym okresie),
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   c) wartość netto usługi:
      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Należy przy tym zaznaczyć, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (por. art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Obowiązek podatkowy od sprzedaży mediów powstaje - w świetle art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT - zasadniczo z chwilą wystawienia faktury. Trzeba jednak pamiętać o zastrzeżeniu określonym w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, z którego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. To z kolei oznacza, że choć wystawienie faktury w danym miesiącu zrodzi obowiązek podatkowy u dostawcy mediów, to jednak nabywca, który zamierza odliczyć VAT z tytułu nabycia mediów, może tego dokonać najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę (lub w jednym z kolejnych dwóch okresów rozliczeniowych).

Jeżeli jednostka zdecyduje o ujęciu kosztu mediów w księgach rachunkowych grudnia 2018 r. na podstawie dowodu PK, wówczas zapis ten będzie wyglądał następująco:

      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W takim przypadku na podstawie faktury wystawionej i otrzymanej w 2019 r. jednostka dokona następujących zapisów w księgach 2019 r.:

a) wartość brutto zobowiązania: Wn konto 30, Ma konto 21,

b) VAT naliczony - jeżeli podlega odliczeniu: Wn konto 22-1, Ma konto 30.

Przykład

Ujęcie kosztów mediów w księgach 2018 r. na podstawie faktury otrzymanej w 2019 r.

I. Założenia:

  1. W styczniu 2019 r. jednostka otrzymała fakturę za energię cieplną zużytą w grudniu 2018 r. Kwota brutto faktury wynosi: 2.152,50 zł (w tym VAT naliczony podlegający odliczeniu: 402,50 zł).
     
  2. Koszt zużycia energii cieplnej dotyczący grudnia jednostka ujęła w księgach grudnia 2018 r. na podstawie otrzymanej faktury.
     
  3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 oraz sporządza sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach grudnia 2018 r.
1. FZ - faktura za dostawę energii cieplnej w grudniu:      
   a) wartość brutto 2.152,50 zł 30 21
   b) VAT podlegający odliczeniu w następnym miesiącu 402,50 zł 22-1 30
   c) wartość netto: 2.152,50 zł - 402,50 zł =  1.750,00 zł 40-1 30
B. Zapisy w księgach stycznia 2019 r.
1. PK - przeksięgowanie VAT naliczonego 402,50 zł 22-1 22-1

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2018 r.

Ujęcie kosztów mediów w księgach 2017 r. na podstawie faktury otrzymanej w 2018 r.

Uwaga: W bilansie sporządzonym według wzoru określonego w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości saldo pozostające po stronie Ma konta 21 wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. a) albo B.III.3 lit. d), jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług. Natomiast kwota VAT ujęta po stronie Wn konta 22-1 stanowi przyszłą, niewymagalną należność, gdyż na dzień bilansowy nie podlega ona potrąceniu od podatku należnego. Kwotę tego podatku wykazuje się w bilansie w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe" lub w pozycji B.II.3 lit. b) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń" - o ile kwota tego podatku nie jest znacząca i nie zniekształci obrazu jednostki.

B. Zapisy w księgach stycznia 2019 r.

Ujęcie kosztów mediów w księgach 2017 r. na podstawie faktury otrzymanej w 2018 r.

Przykład

Ujęcie kosztów mediów w księgach 2018 r. na podstawie dowodu PK

I. Założenia:

  1. W styczniu 2019 r. jednostka otrzymała fakturę wystawioną w tym samym miesiącu za energię elektryczną zużytą w grudniu 2018 r. Kwota brutto faktury wynosi: 1.992,60 zł (w tym VAT naliczony podlegający odliczeniu: 372,60 zł).
     
  2. Koszt zużycia energii elektrycznej dotyczący 2018 r. jednostka ujęła w księgach grudnia 2018 r. na podstawie dowodu "PK - Polecenie księgowania". Fakturę ujęła natomiast w księgach stycznia kolejnego roku obrotowego.
     
  3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 oraz sporządza sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach grudnia 2018 r.
1. PK - koszt energii elektrycznej zużytej w grudniu 2018 r.: 1.992,60 zł - 372,60 zł =  1.620,00 zł 40-1 30
B. Zapisy w księgach stycznia 2019 r.
1. FZ - faktura dokumentująca zakup dostawy energii elektrycznej:      
   a) wartość brutto faktury (zobowiązanie ogółem) 1.992,60 zł 30 21
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 372,60 zł 22-1 30

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2018 r.

Ujęcie kosztów mediów w księgach 2017 r. na podstawie dowodu PK

Uwaga: Saldo Ma konta 30 wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. a) albo B.III.3 lit. d), jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług.

B. Zapisy w księgach stycznia 2019 r.

Ujęcie kosztów mediów w księgach 2017 r. na podstawie dowodu PK


2. Ujęcie opłat za media na podstawie faktury prognozującej ich zużycie, otrzymanej w grudniu

Otrzymujemy faktury dotyczące proponowanych opłat za media. Faktura wystawiana jest na przewidywaną (prognozowaną) wielkość, np. zużycia gazu. Jak księgować takie faktury w sytuacji, gdy wystawione są w grudniu, a dotyczą roku następnego? W którym roku je księgować? Czy wynikające z nich kwoty należy rozliczać za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów?

Zasadniczo faktury prognozujące zużycie mediów (energii elektrycznej, ogrzewania, wody, gazu), dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych, wprowadza się do ksiąg rachunkowych pod datą ich wystawienia. Przy czym koszty z nich wynikające powinny obciążyć koszty bilansowe miesiąca, którego dotyczą. Wskazane jest więc początkowo aktywować je jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, a w miesiącu którego koszty te dotyczą, przeksięgować ich wartość w ciężar kosztów działalności operacyjnej.

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów są wynikiem stosowania zasady współmierności i polegają na przesunięciu w całości lub części na następny rok (lub lata) już poniesionych wydatków z tytułu zakupu lub wykonania na własne potrzeby usług, jeżeli usługi te dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych (por. art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia kosztów powinien być uzasadniony ich wysokością i charakterem. Dokonując czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów należy kierować się także pozostałymi nadrzędnymi zasadami rachunkowości, a w szczególności zasadą istotności i ostrożności. Nieznaczne i nieistotne kwoty kosztów, nawet jeżeli dotyczą kilku okresów sprawozdawczych, mogą nie być rozliczane w czasie, gdyż nie wpływa to ujemnie na rzetelność i jasność obrazu sytuacji jednostki.

Ocena, czy kwoty podlegające rozliczaniu w czasie są istotne, czy też nieistotne, należy do jednostki. Przy czym informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym uznaje się za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można więc uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne (zob. art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości).

Fakturę prognozującą zużycie mediów w 2019 r., wystawioną w grudniu 2018 r., jednostka może ująć w księgach rachunkowych miesiąca, w którym ją otrzymała, czyli w grudniu 2018 r.

Ewidencja księgowa opłat za media

1. Faktura prognozująca zużycie mediów w 2019 r. - zapisy w księgach miesiąca, w którym faktura wpłynęła do jednostki, tj. w grudniu 2018 r.:
   a) kwota brutto faktury:
         - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
         - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:
         - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
         - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   c) kwota netto opłat za media dotyczących przyszłych okresów
        sprawozdawczych:
      • w przypadku ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 i 5
         lub tylko na kontach zespołu 4:
         - Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
         - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"
          oraz równolegle przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:
         - Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
         - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",
      • w przypadku ewidencji kosztów tylko na kontach zespołu 5:
         - Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
         - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
2. Przeksięgowanie kosztów ujętych na koncie 64-0 w ciężar kosztów działalności operacyjnej - zapisy w 2019 r. w księgach miesiąca, którego koszty te dotyczą:
   a) w przypadku ewidencji kosztów tylko na kontach zespołu 4:
         - Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",
         - Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
   b) w przypadku ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 i 5
        lub tylko na kontach zespołu 5:
         - Wn konto zespołu 5,
         - Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Warto przy okazji przypomnieć, iż w zakresie VAT jednostce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury prognozującej zużycie mediów w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym została ona wystawiona, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymała (lub w jednym z kolejnych dwóch okresów rozliczeniowych). Warunkiem jest, aby faktura prognoza spełniała warunki do uznania jej za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT.

Przykład

I. Założenia:

  1. W grudniu 2018 r. jednostka otrzymała fakturę prognozującą zużycie gazu w styczniu 2019 r., dotyczącą ogrzewania budynków biurowych. Fakturę wystawiono 11 grudnia 2018 r. Wartość brutto tej faktury wynosi: 448,95 zł (w tym VAT naliczony podlegający odliczeniu: 83,95 zł).
     
  2. Jednostka ujmuje koszty równocześnie w zespole 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
A. Zapisy w księgach grudnia 2018 r.
1. FZ - faktura prognozująca zużycie gazu w styczniu 2019 r.:      
   a) kwota brutto faktury 448,95 zł 30 21
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 83,95 zł 22-1 30
   c) kwota netto: 448,95 zł - 83,95 zł =  365,00 zł 40-1 30
   d) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie 365,00 zł 64-0 49
B. Zapisy w księgach stycznia 2019 r.
1. PK - koszt zużycia gazu za styczeń 2019 r. 365,00 zł 55 64-0

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2018 r.

Ujęcie opłat za media na podstawie faktury prognozującej ich zużycie, otrzymanej w grudniu

B. Zapisy w księgach stycznia 2019 r.

Ujęcie opłat za media na podstawie faktury prognozującej ich zużycie, otrzymanej w grudniu

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.