Inwentaryzacja gotówki w kasie

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą oraz za prawidłowe zabezpieczenie mienia jednostki i organizację gospodarki kasowej. Zatem decyzja komu zostanie powierzone prowadzenie kasy, leży w gestii kierownika jednostki.

Kierownicy jednostek przy wyborze kasjera powinni przestrzegać kilku reguł, mianowicie:

1) wartości pieniężne należy powierzać pracownikom, którzy mają nienaganną opinię, a w szczególności nie byli karani za przestępstwo z winy umyślnej lub wykroczenie przeciwko mieniu lub za przestępstwo gospodarcze,

2) pracownik prowadzący kasę powinien posiadać kwalifikacje zawodowe zapewniające prawidłowe przechowywanie oraz przyjmowanie i wydawanie wartości pieniężnych,

3) kasjer nie powinien prowadzić konta księgowego kasy, ani też podejmować decyzji o wypłatach,

4) funkcje sprzedaży w jednostce powinny być oddzielone od czynności pobierania zapłaty,

5) jednostka powinna zapewnić nadzór i kontrolę pracy kasjera w celu zabezpieczenia prawidłowości dokonywanych operacji kasowych oraz zapobiegania nadużyciom.

Kasjer przejmuje na siebie odpowiedzialność materialną oraz zakres czynności i obowiązków poprzez podpisanie oświadczenia sporządzonego w formie dokumentu. Do czynności kasjera należy przede wszystkim przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat, zabezpieczenie pieniędzy w kasie, przekazywanie gotówki do banku.

Wskazane jest oprócz inwentaryzacji na dzień bilansowy przeprowadzanie w jednostce okresowych niezapowiedzianych kontroli obrotu gotówkowego. Są one elementem weryfikującym przestrzeganie wewnętrznych zasad przyjętych w jednostce przez jej pracowników. Dlatego dodatkowo środki pieniężne w kasie powinny być inwentaryzowane:

• przy każdej zmianie osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie (kasjera),
   
• w dowolnym czasie według decyzji kierownika jednostki,
   
• w sytuacjach losowych.

Jeśli jednostka prowadzi więcej niż jedną kasę, to inwentaryzację gotówki we wszystkich kasach należy przeprowadzać równocześnie, aby zapobiec przemieszczeniu gotówki z kasy do kasy.

Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich policzenie oraz porównanie ze stanem księgowym, a następnie obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym a rzeczywistym. Inwentaryzacja ma na celu między innymi sprawdzenie prawidłowości prowadzenia kasy przez kasjera. W związku z tym spis z natury gotówki oraz innych ewentualnych walorów (czeki, weksle) znajdujących się w kasie przeprowadza zespół spisowy w obecności kasjera. Odpowiada on za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy i powierzone mienie, dlatego nie może być członkiem zespołu spisowego przeprowadzającego inwentaryzację środków pieniężnych. W razie wystąpienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem gotówki a stanem według raportu kasowego kasjer jest zobowiązany do ich wyjaśnienia.

Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół, który zawiera następujące informacje:

1) datę przeprowadzenia inwentaryzacji kasy,

2) imiona i nazwiska członków komisji spisowej,

3) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera),

4) potwierdzenie sprawdzenia stanu gotówki w kasie,

5) potwierdzenie sprawdzenia stanu gotówki według ostatniego raportu kasowego,

6) wyjaśnienie przyczyn powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych (niedobory lub nadwyżki),

7) numery ostatnich dowodów KP oraz KW, jako potwierdzenie prawidłowości udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia w raporcie kasowym,

8) potwierdzenie sprawdzenia zabezpieczenia kasy, pomieszczeń kasowych, instalacji alarmowych, kluczy zapasowych,

9) podpisy osób wchodzących w skład komisji spisowej oraz kasjera.

Do protokołu można dołączyć spis znajdujących się w kasie na dzień inwentaryzacji banknotów, monet oraz innych wartości pieniężnych.

Przykład protokołu z inwentaryzacji kasy na dzień bilansowy prezentujemy poniżej.