POLECAMY |
||
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą oraz za prawidłowe zabezpieczenie mienia jednostki i organizację gospodarki kasowej. Zatem decyzja komu zostanie powierzone prowadzenie kasy, leży w gestii kierownika jednostki.
Kierownicy jednostek przy wyborze kasjera powinni przestrzegać kilku reguł, mianowicie:
1) wartości pieniężne należy powierzać pracownikom, którzy mają nienaganną opinię, a w szczególności nie byli karani za przestępstwo z winy umyślnej lub wykroczenie przeciwko mieniu lub za przestępstwo gospodarcze,
2) pracownik prowadzący kasę powinien posiadać kwalifikacje zawodowe zapewniające prawidłowe przechowywanie oraz przyjmowanie i wydawanie wartości pieniężnych,
3) kasjer nie powinien prowadzić konta księgowego kasy, ani też podejmować decyzji o wypłatach,
4) funkcje sprzedaży w jednostce powinny być oddzielone od czynności pobierania zapłaty,
5) jednostka powinna zapewnić nadzór i kontrolę pracy kasjera w celu zabezpieczenia prawidłowości dokonywanych operacji kasowych oraz zapobiegania nadużyciom.
Kasjer przejmuje na siebie odpowiedzialność materialną oraz zakres czynności i obowiązków poprzez podpisanie oświadczenia sporządzonego w formie dokumentu. Do czynności kasjera należy przede wszystkim przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat, zabezpieczenie pieniędzy w kasie, przekazywanie gotówki do banku.
Jednostki są zobowiązane przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzację środków pieniężnych w kasie drogą spisu z natury. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy (po zakończeniu) albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym (przed jego rozpoczęciem). Najistotniejsze jest bowiem, aby stan środków był dokładnie taki, jak w dniu bilansowym. |
Wskazane jest oprócz inwentaryzacji na dzień bilansowy przeprowadzanie w jednostce okresowych niezapowiedzianych kontroli obrotu gotówkowego. Są one elementem weryfikującym przestrzeganie wewnętrznych zasad przyjętych w jednostce przez jej pracowników. Dlatego dodatkowo środki pieniężne w kasie powinny być inwentaryzowane:
Jeśli jednostka prowadzi więcej niż jedną kasę, to inwentaryzację gotówki we wszystkich kasach należy przeprowadzać równocześnie, aby zapobiec przemieszczeniu gotówki z kasy do kasy.
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich policzenie oraz porównanie ze stanem księgowym, a następnie obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym a rzeczywistym. Inwentaryzacja ma na celu między innymi sprawdzenie prawidłowości prowadzenia kasy przez kasjera. W związku z tym spis z natury gotówki oraz innych ewentualnych walorów (czeki, weksle) znajdujących się w kasie przeprowadza zespół spisowy w obecności kasjera. Odpowiada on za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy i powierzone mienie, dlatego nie może być członkiem zespołu spisowego przeprowadzającego inwentaryzację środków pieniężnych. W razie wystąpienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem gotówki a stanem według raportu kasowego kasjer jest zobowiązany do ich wyjaśnienia.
Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół, który zawiera następujące informacje:
1) datę przeprowadzenia inwentaryzacji kasy,
2) imiona i nazwiska członków komisji spisowej,
3) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera),
4) potwierdzenie sprawdzenia stanu gotówki w kasie,
5) potwierdzenie sprawdzenia stanu gotówki według ostatniego raportu kasowego,
6) wyjaśnienie przyczyn powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych (niedobory lub nadwyżki),
7) numery ostatnich dowodów KP oraz KW, jako potwierdzenie prawidłowości udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia w raporcie kasowym,
8) potwierdzenie sprawdzenia zabezpieczenia kasy, pomieszczeń kasowych, instalacji alarmowych, kluczy zapasowych,
9) podpisy osób wchodzących w skład komisji spisowej oraz kasjera.
Do protokołu można dołączyć spis znajdujących się w kasie na dzień inwentaryzacji banknotów, monet oraz innych wartości pieniężnych.
Przykład protokołu z inwentaryzacji kasy na dzień bilansowy prezentujemy poniżej.
![]() |
|