Bilans 2018

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2018  »  Inwentaryzacja  »   Dokumentacja związana z rozpoczęciem i przebiegiem inwentaryzacji
POLECAMY
Bilans 2018 - ważne informacje
E-sprawozdania finansowe
Od 1 października 2018 r. wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe sprawozdanie finansowe sporządzają się w postaci elektronicznej. Przy czym sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych
E-sprawozdania finansowe
Harmonogram prac dotyczących sprawozdania finansowego za 2018 r.
IV kwartał 2018 r.
 
Na dzień bilansowy, tzn. 31 grudnia 2018 r.
 
Nie później niż do 26 marca 2019 r.
 
Nie później niż do końca marca 2019 r.
 
Harmonogram prac dotyczących sprawozdania finansowego za 2018 rok
Terminy i metody inwentaryzacji aktywów i pasywów
Generalnie inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, czyli w jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - na 31 grudnia 2018 r. Inwentaryzację niektórych aktywów drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda można jednak rozpocząć w październiku 2018 r. a zakończyć do 15 stycznia 2019 r., są to m.in.:
 
Terminy i metody inwentaryzacji aktywów i pasywów
Podmioty zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za 2018 r.
Obowiązkowi badania przez firmę audytorską podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe - kontynuujących działalność jednostek wymienionych w art. 64. ust. 1-4 ustawy o rachunkowości
Podmioty zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za 2018 r.
Uproszczone sprawozdanie finansowe za 2018 r. 
Jednostki spełniające warunki określone w ustawie o rachunkowości mogą skorzystać z możliwości sporządzania sprawozdania finansowego w formie uproszczonej, tj. według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek mikro), według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek małych) oraz według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości, przeznaczonego dla niektórych organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego
Uproszczone sprawozdanie finansowe za 2018 r.
Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR mają obowiązek sporządzać tylko ściśle określone podmioty
Przepisy ustawy o rachunkowości ściśle określają, które jednostki mają obowiązek, a które prawo do stosowania MSR przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.
Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR mają obowiązek sporządzać tylko ściśle określone podmioty
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Dokumentacja związana z rozpoczęciem i przebiegiem inwentaryzacji

Dodatek do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości

Związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji dokumenty służą:

  • przygotowaniu i organizacji inwentaryzacji, np. zarządzenie kierownika w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych, instrukcje inwentaryzacyjne,
     
  • ujęciu wyników przeprowadzonej inwentaryzacji, np. dokumenty spisowe (arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze), pisemne rozliczenie (zestawienie kontrolne/wykaz) wydanych i zwróconych arkuszy spisowych,
     
  • rozliczeniu inwentaryzacji, np. zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, protokoły końcowe.

Dokumenty spisowe mogą być też sporządzane w formie elektronicznej, pod warunkiem że:

  • zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów,
     
  • możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
     
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
     
  • dane źródłowe są odpowiednio chronione, tzn. zapewniona jest ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.
Regulacje wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji

Regulacje wewnętrzne to wydane przez kierownika jednostki przepisy dotyczące inwentaryzacji, wynikające z zadań nałożonych na niego przez ustawę. Regulacje te mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych. Regulacje bieżące wydawane są każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do bieżących regulacji wewnętrznych zalicza się, w szczególności, zarządzenie kierownika jednostki. Natomiast regulacje stałe dotyczą zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania aktywów. Podlegają one okresowej aktualizacji, w miarę zmian warunków działania jednostki. Przykładami regulacji stałych są instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe.

Jednostka może ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Wskazane jest jednak opracowanie harmonogramu i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji.

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wydaje kierownik jednostki. Treść zarządzenia zależy od tego czy w jednostce działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. W tym drugim przypadku zarządzenie określa w szczególności:

  • skład komisji inwentaryzacyjnej, w tym jej przewodniczącego,
     
  • rodzaje składników aktywów objętych spisem,
     
  • datę, na którą przeprowadza się spis (datę ustalania stanu faktycznego),
     
  • datę rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia) inwentaryzacji.

Do zadań komisji inwentaryzacyjnej należy zorganizowanie inwentaryzacji, jej przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołana przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, są pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady przeprowadzania spisu z natury. Co więcej powinni oni posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi. W skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej 2 osoby, które mają wiedzę o gospodarce składnikami majątku podlegającymi spisowi przez zespół. W jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

  • odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
     
  • prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
     
  • niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza spośród jej członków jednego lub więcej kontrolerów spisowych, których zadaniem jest nadzór nad rzetelnym i poprawnym wykonywaniem czynności spisowych i udział w pomiarach szacunkowych. W razie stwierdzenia, że czynności spisowe nie są dokonywane poprawnie, kontroler spisowy jest uprawniony do zarządzenia ich ponownego przeprowadzenia.

Zwracamy uwagę, iż zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązuje osoby odpowiedzialne materialnie do obecności podczas spisu powierzonych im aktywów. W sytuacji gdy osoba odpowiedzialna materialnie za powierzone jej aktywa objęte spisem nie może w nim uczestniczyć, powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w inwentaryzacji. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną materialnie osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu, kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu przez zespół w składzie co najmniej 3 osobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną materialnie za aktywa objęte spisem.

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji może wyglądać następująco:

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Harmonogram inwentaryzacji oraz plan sytuacyjny

 

Harmonogram inwentaryzacji to dokument zawierający wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzana inwentaryzacja oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które będą ją przeprowadzać. Zespół spisowy może przeprowadzać inwentaryzację na jednym lub większej liczbie pól. Harmonogram inwentaryzacji sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji, tj. rocznego lub kilkuletniego.

Poniżej prezentujemy fragment przykładowego harmonogramu inwentaryzacji na 2018 r.

Lp. Przedmiot inwentaryzacji Obiekt zinwentaryzowania Termin przeprowadzenia inwentaryzacji Rodzaj i metoda inwentaryzacji Nr zespołu spisowego
1. Środki trwałe Teren jednostki od 06.01.2019 r. do 08.01.2019 r. Spis z natury według stanu na dzień 31.12.2018 r. 1, 2
2. Wartości niematerialne i prawne Dane ewidencji księgowej od 31.12.2018 r. do 02.01.2019 r. Weryfikacja sald na dzień 31.12.2018 r. 1, 2
3. Rozrachunki z pracownikami Dane ewidencji księgowej 31.12.2018 r. Weryfikacja sald na dzień 31.12.2018 r. 1
4. Środki pieniężne w kasie Kasa 31.12.2018 r. Spis z natury według stanu na dzień 31.12.2018 r. 2

Plan sytuacyjny (mapa terenu jednostki) zawiera odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów aktywów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) składowanych w tych miejscach. Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie aktywów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego.

Instrukcje inwentaryzacyjne

Instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Może to być jedna, całościowa instrukcja albo kilka instrukcji przeznaczonych:

  • dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów - zestaw 1,
     
  • dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów aktywów - zestaw 2.

Arkusze spisowe

Spis z natury dokumentuje się na arkuszach spisowych. Przed wydaniem arkuszy spisowych członkom zespołów spisowych wskazane jest ich ponumerowanie i oznaczenie w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. Z chwilą ponumerowania arkuszy spisowych traktuje się je jako formularze podlegające ilościowej kontroli zużycia.

Arkusze spisowe należy wypełniać tak, aby dały możliwość podziału ujętych w nich zapasów według miejsc przechowywania składników lub osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie. Na arkuszach spisowych trzeba również wyszczególnić składniki własne i obce z dalszym podziałem na pełnowartościowe, zepsute, uszkodzone lub których wartość z różnych powodów uległa zmniejszeniu.

Wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów zespół spisowy ujmuje bieżąco w arkuszach spisowych.

Każdy arkusz spisowy powinien być wypełniony w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie jest wskazane robienie notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy.

Poniżej prezentujemy przykład wypełnionego arkusza spisu z natury.xx

     "ABC" Sp. z o.o.
ul. A. Mickiewicza 12A
      55-213 Opole

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
     (pieczęć jednostki) 

strona nr 1   
Arkusz spisu z natury ...1...
Nazwa lub numer pola spisowego: Magazyn gospodarczy
Przedmiot spisu: środki czystości
Osoba odpowiedzialna materialnie: Marian Kowalski 
 

Skład komisji inwentaryzacyjnej: 
(imię, nazwisko) 

Inne osoby obecne przy spisie:
(imię, nazwisko)

Jan Nowak - specjalista ds. zakupów
Elżbieta Dąbrowska - pracownik administracyjny
Anna Marciniak - pracownik administracyjny

Marian Kowalski - magazynier

Spis z natury na dzień: 30.11.2018 r.
Spis rozpoczęto dnia: 30.11.2018 r. o godz. 1500
Spis zakończono dnia: 30.11.2018 r. o godz. 1600
 
Poz. Symbol Nazwa składnika Jedn. miary Ilość
ustalona
podczas
spisu
Cena
jednostkowa
Wartość Uwagi
 zł gr  zł gr
1. 234/18 Płyn do mycia naczyń "A" szt. 5 5 00 25 00 -
2. 147/18 Proszek do czyszczenia "X" szt. 10 6 50 65 00 -
3. 209/18 Pasta bhp szt. 15 2 00 30 00 -
4. 198/18 Ściereczki opak. 4 9 00 36 00 -
 

Spis zakończono na pozycji: 4

Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej:

Jan Nowak
Elżbieta Dąbrowska 
Anna Marciniak 

Podpis osoby odpowiedzialnej materialnie
oraz jej ewentualnie uwagi (zastrzeżenia): 

Marian Kowalski

Wyceniła: Joanna Witko

 

Arkusze spisowe powinny być wypełnione się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy wskazane jest poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty. W pozostałych przypadkach należy skreślić błędny zapis i dokonać poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis.

Co ważne, nie należy dokonywać poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu. Po zakończeniu spisu na arkuszu zamieszcza się adnotację, na której pozycji zakończono spis z natury w danym rejonie spisowym.

Osoby materialnie odpowiedzialne składają po zakończeniu spisu z natury oświadczenie końcowe stwierdzające, że nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu, a wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym składniki w ich obecności ujęto w arkuszu spisu lub też wnoszą ewentualne zastrzeżenia do prawidłowości spisu wraz z uzasadnieniem.

Sporządzone spisy z natury przekazuje się do księgowości w celu porównania rzeczywistego stanu składników aktywów stwierdzonych na podstawie przeprowadzonych spisów z natury ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Dokumenty spisowe mogą być też sporządzane w formie elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem że:

  • zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,
     
  • możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
     
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
     
  • dane źródłowe są odpowiednio chronione tzn. jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury może być informatycznie wspomagana co przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów. Wspomaganie to może polegać m.in. na:

  • elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych,
     
  • korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,
     
  • przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń - skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania.

Druki inwentaryzacyjne, w tym arkusz spisu z natury, są dostępne na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość.

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.