Koszty i przychody z przełomu roku (cz. II)

W księgach za dany rok obrotowy należy zapewnić kompletność kosztów i przychodów. Oznacza to, że wszystkie koszty i przychody dotyczące danego roku muszą zostać zaksięgowane w tym roku, nawet gdyby dokumenty ich dotyczące zostały wystawione w roku następnym.

Przychody ze sprzedaży zafakturowanej w styczniu 2023 r.

W sytuacji gdy w grudniu 2022 r. wydano nabywcy towary czy produkty, a fakturę dotyczącą sprzedaży wystawiono w styczniu 2023 r., przychód z tej sprzedaży należy zaksięgować w grudniu 2022 r. W tym bowiem miesiącu została zrealizowana sprzedaż, niezależnie od tego, że fakturę potwierdzającą tę sprzedaż wystawiono dopiero w styczniu 2023 r.

Wystawioną w styczniu 2023 r. fakturę dokumentującą sprzedaż z grudnia 2022 r. należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych 2022 r. na zasadach ogólnych zapisami:

a) wartość przychodu w cenie sprzedaży netto

- Ma konto 73-0 "Sprzedaż towarów" lub konto 70-0 "Sprzedaż produktów",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" (w analityce: VAT należny do rozliczenia w bieżącym okresie),

c) kwota należności brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

W grudniu 2022 r. powinno też zostać zaksięgowane wydanie towarów, na podstawie dowodu WZ, zapisami:

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" lub konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów",

- Ma konto 33 "Towary" lub konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Jeśli towary lub produkty są ujmowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od rzeczywistego kosztu ich zakupu/wytworzenia, to konieczne jest także wyksięgowanie odchyleń od tych cen z kont 34 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów" lub konta 62 "Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów".

Zwrot w styczniu 2023 r. sprzedanych w grudniu 2022 r. towarów

W sytuacji gdy w styczniu 2023 r. jednostka wystawi fakturę korygującą z tytułu otrzymanego w tym miesiącu zwrotu towarów sprzedanych w grudniu 2022 r., powinna skorygować przychody ze sprzedaży w grudniu 2022 r. Należy jednocześnie dokonać korekty kosztów sprzedanych towarów.

Ewidencja korekty sprzedaży z tytułu zwrotu towarów w księgach 2022 r. może wyglądać następująco:

1. Faktura korygująca sprzedaż towarów in minus:

a) wartość netto korekty, tj. zmniejszenie przychodu ze sprzedaży

- Wn konto 73-0 "Sprzedaż towarów",

b) zmniejszenie VAT należnego

- Wn konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" (w analityce: VAT do rozliczenia w następnym okresie),

c) zmniejszenie należności od nabywcy

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

2. PK - zmniejszenie kosztu sprzedanych towarów:

- Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towary poza jednostką),

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".

W bilansie wartość towarów poza jednostką wykazuje się w tej samej pozycji, co towary w magazynie, tj. według wzoru z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości - w pozycji B.I.4 aktywów.

W księgach rachunkowych stycznia 2023 r. przyjęcie towarów do magazynu można zaksięgować na podstawie PZ:

- Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towary w magazynie),

- Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Towary poza jednostką).

Rabat w 2023 r. do sprzedaży towarów dokonanej w 2022 r.

Na potrzeby bilansowe faktury korygujące dotyczące rabatu powinny być zasadniczo uwzględniane w tym samym roku obrotowym, w którym ujęto zdarzenie, którego korekta dotyczy. Jeśli zatem np. przychód u sprzedawcy towarów powstał w 2022 r., a faktura korygująca, dotycząca tego przychodu, została wystawiona w styczniu 2023 r., to korektę tę należy rozliczyć w księgach 2022 r. Taka faktura może zostać zaksięgowana:

a) wartość netto korekty

- Wn konto 73-0 "Sprzedaż towarów",

b) zmniejszenie VAT należnego

- Wn konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" (w analityce: VAT należny do rozliczenia w następnym okresie),

c) wartość brutto korekty

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Refakturowanie kosztów mediów dotyczących 2022 r.

Może się zdarzyć, że jednostka, która prowadzi dodatkową działalność w zakresie wynajmu lokali, w styczniu 2023 r. wystawi refakturę dotyczącą kosztów mediów zaksięgowanych w grudniu 2022 r. Wtedy przychód z tej refaktury należy rozliczyć w grudniu 2022 r., zasadniczo bowiem koszty i przychody dotyczące refakturowania należy w księgach rachunkowych rozliczać w tym samym okresie sprawozdawczym, tak aby na operacjach tych nie powstał wynik. Ewidencja księgowa refaktury w księgach grudnia 2022 r. może wówczas wyglądać następująco (zakładając, że wynajem nie jest podstawową działalnością jednostki):

a) wartość brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) kwota VAT należnego

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" (w analityce: VAT należny do rozliczenia w następnym okresie),

c) kwota netto

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Kwotę VAT należnego ujętego w refakturze, niestanowiącą jeszcze na dzień bilansowy zobowiązania podatkowego, wykazuje się w bilansie sporządzonym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pozycji B.IV.2 pasywów "Inne rozliczenia międzyokresowe - krótkoterminowe" lub B.I.3 jako krótkoterminowe rezerwy, a jeśli nie zniekształca to obrazu jednostki i taka decyzja wynika z polityki rachunkowości - w pozycji B.III.3 lit. g) jako zobowiązanie z tytułu podatków.

Dotacja otrzymana w 2023 r. dotycząca 2022 r.

Zasadniczo dotacje księguje się w dacie ich otrzymania. Natomiast na przełomie roku trzeba dokonać ich kwalifikacji przy szczególnym uwzględnieniu zasady memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), współmierności (art. 6 ust. 2 ustawy) oraz ostrożności (art. 7 ust. 1 ustawy). Jeśli dotacja na pokrycie kosztów bieżącej działalności poniesionych w 2022 r. wpłynęła do jednostki np. w styczniu 2023 r. albo istnieje duże prawdopodobieństwo jej uzyskania i jej kwota jest znana, to można ją zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych roku, w którym poniesiono finansowane nią koszty, tj. 2022 r. Kwota dotacji może zostać ujęta w księgach grudnia 2022 r. zapisem:

- Wn konto 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Saldo konta 65 lub 24 jednostka wykaże w bilansie sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w aktywach w pozycji B.IV "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe" lub B.II.3 lit. b) "Należności krótkoterminowe z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych".

Wówczas w momencie wpływu dotacji w 2023 r. na rachunek bieżący należy dokonać księgowania:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"

oraz równolegle (jeśli dotacja w 2022 r. została ujęta na koncie 65)

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

- Ma konto 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe".

Odszkodowania otrzymane w 2023 r. za szkody z 2022 r.

W przypadku gdy szkoda w firmowym majątku została poniesiona w grudniu 2022 r., natomiast odszkodowanie zostanie wypłacone przez ubezpieczyciela w 2023 r., jeśli jest ono niewątpliwe, można jego kwotę ująć w grudniu 2022 r. (przykład). Odszkodowanie wypłacone w roku następnym można ująć jako przychód w roku obrotowym, w którym miała miejsce szkoda, o ile:

• kwota roszczenia z tytułu odszkodowania jest akceptowana przez strony,
• uzyskanie odszkodowania od zakładu ubezpieczeń nie budzi wątpliwości,
• decyzja o przyznanym odszkodowaniu wpłynęła do jednostki przed zamknięciem ksiąg za rok obrotowy, w którym poniesiono szkodę.

Gdyby decyzja w sprawie odszkodowania nie wpłynęła do momentu sporządzenia sprawozdania finansowego za 2022 r., wiarygodnie oszacowaną kwotę przychodu można ująć w księgach grudnia 2022 r. na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Wtedy pod datą otrzymania decyzji określającej wysokość odszkodowania (czyli w 2023 r.) nastąpi jej przeksięgowanie na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120)