Oświadczenia członków kierownictwa jednostki o spełnieniu przez sprawozdanie wymogów ustawowych

Organ zarządzający naszą jednostką składa się z kilkunastu osób. Chcemy skorzystać z możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez jedną z osób wchodzących w skład tego organu. W tym celu pozostałe osoby powinny złożyć oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi określone w ustawie o rachunkowości. W jakiej formie należy sporządzić ww. oświadczenia oraz jak je dołączyć do sprawozdania finansowego? Czy powinny być one połączone ze sprawozdaniem przygotowanym w formacie XML i stanowić jeden plik?

Z dniem 1 stycznia 2022 r. weszły w życie przepisy umożliwiające podpisywanie sprawozdań finansowych przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład wieloosobowego organu zarządzającego, jeśli pozostałe osoby złożą stosowne oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Zmiany te zostały wprowadzone na mocy ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2106), dalej zwanej ustawą zmieniającą.

Jak wynika z treści art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia wprowadzono konieczność pisemnego uzasadnienia tej odmowy.

Ustawodawca w art. 52 ust. 2d-2e ustawy o rachunkowości wskazał, że dodatkowe dokumenty, tj. oświadczenie o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymogów określonych w ustawie lub odmowę złożenia tego oświadczenia oraz odmowę podpisu sprawozdania finansowego sporządza się:

• w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
• w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem, przy czym w przypadku gdy dotyczy to jednostki kierowanej przez organ wieloosobowy, jedna z osób wchodzących w skład organu wieloosobowego kierującego jednostką, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.

Oznacza to, że ostatecznie oświadczenia osób wchodzących w skład wieloosobowego organu zarządzającego o spełnieniu przez sprawozdanie wymogów określonych w ustawie o rachunkowości powinny mieć formę pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego. Może to być np. plik w formacie .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft lub skan dokumentu papierowego, np. plik PDF.

W treści ww. dokumentów wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (por. art. 52 ust. 2c ww. ustawy). Zarówno oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, odmowa złożenia takiego oświadczenia oraz odmowa podpisu sprawozdania (jeśli zostały sporządzone) są dołączane do sprawozdania finansowego (por. art. 52 ust. 2 oraz ust. 2b ww. ustawy). Przy czym wyrażenia "dołączane do sprawozdania" nie należy traktować dosłownie. Wskazanych powyżej dokumentów nie łączy się wraz ze sprawozdaniem finansowym w jeden plik XML. Dokumenty te sporządza się odrębnie i przesyła wraz ze sprawozdaniem finansowym za pomocą środków komunikacji elektronicznej do odpowiedniego organu, tj. do Szefa KAS lub KRS. Wynika to z treści przepisu art. 69 ust. 3a ustawy o rachunkowości (który wejdzie w życie 1 czerwca 2022 r.) oraz art. 27 ust. 2 updop (który wszedł w życie 1 stycznia 2022 r.), znowelizowanych ustawą zmieniającą.

Co istotne, w myśl art. 13 ust. 3 i 4 ustawy zmieniającej:

1) sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności, skonsolidowane sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej:

a) które zostały zatwierdzone przed dniem 1 czerwca 2022 r.,

b) do których zostały sporządzone odmowa podpisu, do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości

- składa się, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, we właściwym rejestrze sądowym, w okresie od dnia 1 czerwca 2022 r. do dnia 15 czerwca 2022 r.;

2) sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;

a) które zostały sporządzone przed dniem 1 czerwca 2022 r. i dotyczą roku obrotowego, za który zostały sporządzone sprawozdania wymienione w pkt 1,

b) do których zostały sporządzone odmowa podpisu, do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości

- składa się, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, we właściwym rejestrze sądowym, w okresie od dnia 1 czerwca 2022 r. do dnia 15 czerwca 2022 r.

Nowe zasady podpisywania sprawozdań mają również zastosowanie do podpisywania sprawozdania z działalności, skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z płatności i skonsolidowanego sprawozdania z płatności (por. art. 52 ust. 3, art. 63c ust. 3 oraz art. 63j ustawy o rachunkowości).