Czy sprawozdanie finansowe zagranicznego oddziału musi być sporządzone w wersji elektronicznej?

Podmiot krajowy posiada samobilansujący się oddział w Polsce oraz w Niemczech. Czy dla potrzeb sporządzenia sprawozdania łącznego wszystkie sprawozdania wchodzące w jego skład muszą być sporządzone w wersji elektronicznej? Czy dotyczy to również sprawozdania oddziału niemieckiego?

Obowiązek stosowania ustawy o rachunkowości

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przepisy ustawy o rachunkowości należy stosować do jednostek mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym m.in.: oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, działających w obrocie gospodarczym na terytorium Polski.

Przepisów tej ustawy nie stosuje się natomiast do oddziałów jednostek krajowych, działających poza terytorium kraju. Oddziały takie sporządzają swoje sprawozdania finansowe zgodnie z przepisami państwa, w którym prowadzą działalność (analogicznie jak wskazano, odnosząc się do działających na terenie Polski oddziałów firm zagranicznych, które muszą stosować ustawę o rachunkowości).

Sprawozdania finansowe, w tym sprawozdania łączne

Jednostki stosujące przepisy ustawy o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z regulacjami określonymi w tej ustawie. W myśl art. 45 ust. 1f ww. ustawy, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdania finansowe osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, a także podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w formacie ustrukturyzowanym (por. art. 45 ust. 1g ww. ustawy).

Jak wynika z art. 51 ust. 1 ww. ustawy, jednostka, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe, sporządza łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów (zakładów), wyłączając odpowiednio:

1) aktywa i fundusze wydzielone;

2) wzajemne należności i zobowiązania oraz inne rozrachunki o podobnym charakterze;

3) przychody i koszty z tytułu operacji dokonywanych między jednostką a jej oddziałami (zakładami) lub między jej oddziałami (zakładami);

4) wynik finansowy operacji gospodarczych dokonywanych wewnątrz jednostki, zawarty w aktywach jednostki lub jej oddziałów (zakładów).

Można nie dokonywać wyłączeń, o których mowa w pkt 2-4, jeżeli nie wpływa to ujemnie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

W myśl art. 51 ust. 2 ww. ustawy, do sprawozdania finansowego jednostki, w której skład wchodzą oddziały (zakłady) znajdujące się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i tam sporządzające sprawozdania finansowe, włącza się odpowiednie dane wynikające z bilansów tych oddziałów (zakładów), wyrażone w walutach obcych, przeliczone na walutę polską po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, natomiast z rachunku zysków i strat - po kursie stanowiącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący każdy miesiąc roku obrotowego, a w uzasadnionych przypadkach - po kursie będącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący poprzedni rok obrotowy i dzień kończący bieżący rok obrotowy, ogłoszonych dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Powstałe na skutek tych przeliczeń różnice wykazuje się w łącznym sprawozdaniu finansowym jednostki, w pozycji "Różnice kursowe z przeliczenia", jako składnik kapitału (funduszu) z aktualizacji wyceny.

Nie ulega zatem wątpliwości, że w łącznym sprawozdaniu muszą być uwzględnione również dane zawarte w sprawozdaniach zagranicznych. Ustawa nakazuje (w ww. art. 51 ust. 2) dane zawarte w tych sprawozdaniach, wyrażone w walutach obcych, przeliczyć na złote przy zastosowaniu określonych kursów. Zatem ustawodawca zakłada, że sporządzono je zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym państwie, a nie w myśl ustawy o rachunkowości. Zgodnie bowiem z polskim prawem bilansowym, sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w walucie polskiej.

Uwzględniając przywołane regulacje można stwierdzić, że wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone w formie elektronicznej. Dotyczy to również sprawozdań finansowych jednostek organizacyjnych sporządzających samodzielne sprawozdania finansowe, które wchodzą w skład jednostki sporządzającej łączne sprawozdanie finansowe. Nie dotyczy jednak oddziałów prowadzących działalność poza granicami kraju sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z przepisami państwa, w którym prowadzą działalność.

Zatem w przypadku opisanym w pytaniu, sprawozdanie finansowe samobilansującego się oddziału prowadzącego działalność w Niemczech musi być sporządzone zgodnie z obowiązującymi tam przepisami. Jeżeli zatem przepisy niemieckie nie narzucają obowiązku jego sporządzania w wersji elektronicznej, to takiej formy jego sporządzenia nie może narzucić ustawa o rachunkowości. Będzie tak również wówczas, gdy sprawozdanie zagranicznego oddziału będzie podlegało zsumowaniu w ramach sprawozdania łącznego sporządzonego w oparciu o ww. art. 51 ust. 1 ustawy o rachunkowości.