Facebook
Bilans 2021

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2021  »  Koszty i przychody na przełomie roku  »   Zaliczka zapłacona na przełomie roku a koszty bilansowe i podatkowe
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Zaliczka zapłacona na przełomie roku a koszty bilansowe i podatkowe

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 35 (1114) z dnia 10.12.2021

Jednostka obawiając się wzrostu cen zamawianych elementów wyposażenia biura dokonała wpłaty 100% zaliczki. Zgodnie z umową opłacone składniki majątku (nie będą to środki trwałe) zostaną dostarczone dopiero w przyszłym roku. Czy poniesiony wydatek może zostać zaliczony do kosztów bieżącego roku? Czy można tego dokonać tworząc do wysokości zaliczki rezerwę celową?

Do czasu realizacji dostawy zakupionych składników wyposażenia jednostka nie ma prawa wykazać z tego tytułu kosztów. Na tego typu wydatki ustawa o rachunkowości nie przewiduje możliwości tworzenia rezerw zwiększających koszty.

Wpłata zaliczki w ujęciu bilansowym - ewidencja księgowa

Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii dotyczących ewidencji księgowej zaliczki wpłaconej na poczet przyszłych nabyć. Niewątpliwie w księgach rachunkowych nabywcy wpłacona zaliczka nie podlega zaliczeniu do kosztów. W myśl bowiem zasady memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zaliczka wpłacona na poczet ceny towaru lub usługi ze swej natury nie ma charakteru definitywnego (przyjmujemy, że tak też jest w przypadku opisanym w pytaniu), ze względu na możliwość jej zwrotu przed terminem dostawy towarów lub wykonania usługi. W związku z tym do czasu wykonania świadczenia przez kontrahenta opłaconego zaliczką, wydatek z tego tytułu (zaliczki) mógłby pozostawać na rozrachunkach jako należność od kontrahenta. W praktyce jednak, o ile zostanie wystawiona faktura zaliczkowa, następuje przeksięgowanie wartości netto zaliczki z konta rozrachunkowego na konto 30 "Rozliczanie zakupu". Choć cywilistycznie zaliczki stanowią należność, to dla celów bilansowych wykazywane są jako składnik zapasów (aktywów obrotowych) lub aktywów trwałych.

Dodatkowe informacje i wskazówki dotyczące ujmowania i wyceny rozrachunków z kontrahentami, w tym z tytułu zaliczek na poczet towarów i usług, można odnaleźć w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Zdefiniowano tam pojęcie przedpłaty, wskazując jednocześnie, że przedpłata może przyjąć formę zaliczki. Zaliczkę zaś traktuje się jako częściową zapłatę ceny świadczenia wynikającego z umowy pomiędzy kontrahentami, zanim zostanie ono zrealizowane. W momencie realizacji umowy zaliczka zostaje zaliczona na poczet ceny dobra i usługi. Natomiast w przypadku rozwiązania umowy podlega zwrotowi. Wskazano również, jak ująć przedpłatę (zaliczkę) zarówno w księgach sprzedawcy, jak i odbiorcy.

W przypadku dokonania przez jednostkę wpłaty zaliczki na rachunek dostawcy na poczet przyszłych dostaw lub usług, należy w pierwszej kolejności zaksięgować zapłatę zaliczki udokumentowaną wyciągiem bankowym, co może nastąpić zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

W sytuacji, gdy jednostka otrzyma fakturę potwierdzającą dokonanie wpłaty zaliczki, w księgach rachunkowych wystąpią następujące zapisy:

a) kwota brutto faktury odpowiadająca kwocie wpłaconej zaliczki:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30.

W przypadku, gdy do ewidencji faktur zaliczkowych jednostka na podstawie decyzji kierownika (zapisanej w zasadach/polityce rachunkowości) nie stosuje konta 30, to z faktury zaliczkowej ujęciu w księgach rachunkowych będzie podlegał jedynie VAT naliczony podlegający odliczeniu (Wn konto 22-1, Ma konto 21).

Jeżeli po dokonaniu dostawy zostaje wystawiona faktura końcowa, a zaliczka nie obejmowała pełnej wartości należności, ujęciu na zwiększenie zobowiązania podlega wartość brutto faktury pomniejszona o wpłaconą zaliczkę. Ponadto ujmuje się podlegający odliczeniu VAT naliczony pomniejszony o kwotę podatku wykazanego w fakturze zaliczkowej oraz wartość netto faktury pomniejszoną o wartości netto ujęte w fakturze zaliczkowej.

Jeżeli jednak wpłacona zaliczka obejmowała całą kwotę należności, to ujęciu w księgach rachunkowych będzie podlegać jedynie faktura zaliczkowa.

Natomiast rozliczenie otrzymanej dostawy towaru lub wykonanej usługi następuje poprzez przeksięgowanie kwot odniesionych na stronę Wn konta 30 (lub konta 21, gdy jednostka nie stosuje konta 30) w ciężar odpowiednich kont zespołu 3, 4, 5 lub 7.

W związku z tym w księgach rachunkowych pytającej jednostki wraz z dostawą składników wyposażenia odnoszonych bezpośrednio w koszty, mogą wystąpić następujące zapisy:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 lub konto 21 (gdy jednostka nie stosuje konta 30).

Przykład

 

Spółka na początku grudnia 2021 r. wpłaciła zaliczkę na zakup wyposażenia biurowego w wysokości 12.300 zł. Sprzedawca wystawił fakturę zaliczkową (będącą fakturą końcową), w której wykazał kwotę netto 10.000 zł oraz VAT naliczony w wysokości 2.300 zł (podlegający w całości odliczeniu). Dostawa wyposażenia nastąpi w styczniu 2022 r. i w tym miesiącu nastąpi jego wydanie do używania. Jednostka rozlicza zakupy z wykorzystaniem konta 30 "Rozliczenie zakupu". Natomiast ewidencję kosztów prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

Dekretacja:

Opis operacji: Kwota Konto
Wn Ma
Zapisy w księgach 2021 r.
1. Wpłata zaliczki dotyczącej nabywanego wyposażenia: 12.300 zł 21 13-0
2. Faktura dokumentująca wpłaconą zaliczkę:      
   a) wartość brutto faktury w wysokości wpłaconej zaliczki: 12.300 zł 30 21
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu: 2.300 zł 22-1 30
Zapisy w księgach 2022 r.
1. Dostawa wyposażenia wraz z jednoczesnym oddaniem ich do używania: 10.000 zł 40-1 30

Księgowania w 2021:

Zaliczka zapłacona na przełomie roku a koszty bilansowe i podatkowe

W bilansie sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, kwotę wpłaconej zaliczki wynikającą z salda konta 30 prezentuje się w zapasach, w pozycji B.I.5. "Zaliczki na dostawy i usługi". Taki sam sposób ewidencji dotyczy przypadków, gdy kwota zaliczki pozostaje na koncie rozrachunkowym.

Księgowania w 2022:

Zaliczka zapłacona na przełomie roku a koszty bilansowe i podatkowe

Na zakończenie dodajmy, że w przypadku opisanym w pytaniu nie jest uzasadnione tworzenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (obciążających koszty operacyjne) ani rezerw celowych w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

Zaliczka w rozliczeniu podatkowym

Dla celów podatku dochodowego wpłata zaliczki na poczet przyszłych zakupów nie daje prawa do jej ujęcia w kosztach uzyskania przychodów. Kosztem podatkowym będzie dopiero wartość nabytego i zużytego składnika materiału, sprzedanego towaru, nabytej usługi lub - tak jak w przypadku opisywanym w pytaniu - wydanego do użytku wyposażenia biurowego. Takie rozliczenie dokonuje się w oparciu o zasady ogólne kwalifikowania kosztów podatkowych. Co do zasady, podatnicy zaliczają do kosztów uzyskania przychodów koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie zostały z tych kosztów wyłączone na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF. Co więcej kosztem podatkowym mogą być wyłącznie koszty, które mają charakter definitywny, tj. bezzwrotny. Przyjmuje się, że takiego charakteru nie ma zaliczka, gdyż z reguły może podlegać ona zwrotowi. Zakładamy, że tak też jest w przypadku opisanym w pytaniu.

Zwróćmy uwagę, że ustawy o podatku dochodowym (zarówno CIT, jak i PIT) przewidują możliwość ujmowanie w kosztach uzyskania przychodów wpłat na poczet przyszłych dostaw, ale dotyczy to jedynie nabycia fabrycznie nowych środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 KŚT, których dostawa zostanie wykonana w następnych okresach sprawozdawczych, do wysokości kwoty 100.000 zł (por. art. 15 ust. 1zd ustawa o PDOP oraz art. 22 ust. 1s ustawy o PDOF).

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Koszty i przychody na przełomie roku - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.