POLECAMY |
||
Przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:
Właściwe wyznaczenie pól spisowych, z uwzględnieniem rodzaju, wielkości i sposobu pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach, ułatwia przeprowadzenie spisu z natury. Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:
W przypadku miejsc składowania zajmujących dużą powierzchnię jest wskazany ich podział na dwa lub więcej pól spisowych rozgraniczonych liniami zaznaczonymi farbą lub kredą, taśmami lub/i określanie pól z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów. Pole spisowe powinno być wyraźnie wyodrębnione, by nie było wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Celowe jest wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób. W celu zidentyfikowania pól spisowych nadaje się im określone nazwy i/lub numery.
|
Przykład W hurtowni elektrycznej inwentaryzacją zapasów drogą spisu z natury obejmuje się wszystkie zapasy na wyznaczony dzień. Towary są przechowywane w trzech magazynach. Za każdy magazyn odpowiada inny magazynier. Wszystkie magazyny z uwagi na ich rodzaj zostały podzielone na trzy pola spisowe: Magazyn nr 1, Magazyn nr 2, Magazyn nr 3. Jednostka powołała trzy zespoły spisowe, przypisując każdemu określone pole spisowe (magazyn). W celu przyspieszenia spisu można rozważyć powołanie większej liczby zespołów spisowych, np. w największym magazynie. Wówczas w takim magazynie należy wyodrębnić wybrane obszary, dzieląc ten magazyn na mniejsze pola spisowe przypisane poszczególnym zespołom spisowym. Wydzielenie pól spisowych w ramach jednego magazynu musi być wyraźne i jednoznaczne, aby wykluczyć podwójne spisanie tego samego towaru przez dwa zespoły lub pominięcie przy spisie jakiegoś towaru. |
Kierownik jednostki, zarządzeniem w sprawie inwentaryzacji zobowiązuje zazwyczaj osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Przygotowanie zapasów może polegać na:
Sprawdza się również, czy na polu spisowym znajdują się czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe. Jeżeli nie, podejmowane są odpowiednie działania. Osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy są też zobowiązane do złożenia księgowemu w przeddzień spisu oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu.
Co ważne, jednostki, które stosują magazynowe systemy informatyczne z automatyczną lokalizacją zapasów, mogą zrezygnować z porządkowania według asortymentów tych zapasów na potrzeby spisu z natury, pod warunkiem, że system wskazuje miejsca ich składowania.
Podsumowanie najważniejszych zadań dotyczących przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury zaprezentowano w formie listy kontrolnej (checklisty).
| Lp. | Czynność podlegająca sprawdzeniu/wykonaniu | TAK | NIE | UWAGI |
| 1. | Czy kierownik jednostki w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury jednoznacznie określił przedmiot, datę i czas trwania spisu? | |||
| 2. | Czy na mocy decyzji kierownika jednostki określono wykonawców czynności spisowych (własny personel lub podmiot zewnętrzny) oraz członków zespołów spisowych? | |||
| 3. | Czy na mocy decyzji kierownika jednostki wskazano wykonawcom czynności spisowych i członkom zespołów spisowych obowiązki związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji? | |||
| 4. | Czy dokonujący czynności spisowych zostali wyposażeni w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.? | |||
| 5. | Czy przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zapewnił nadzór nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją? | |||
| 6. | Czy komisja inwentaryzacyjna wyznaczyła pola spisowe z uwzględnieniem rodzaju, wielkości i sposobu pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach w jednostce? | |||
| 7. | Czy osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji przygotowały zapasy znajdujące się w danych polach spisowych do spisu z natury (np. czy posegregowały zapasy według asortymentu)? |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
