Facebook
Bilans 2021

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2021  »  Inwentaryzacja  »   Wpływ epidemii COVID-19 na przeprowadzenie inwentaryzacji
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Wpływ epidemii COVID-19 na przeprowadzenie inwentaryzacji

Dodatek do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 14 (548) z dnia 20.10.2021
Wyjaśnienia Min. Fin. dotyczące wpływu epidemii COVID-19
na przeprowadzenie inwentaryzacji

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.gov.pl/web/finanse w zakładce Co robimy/Rachunkowość/Sprawozdania finansowe w czasie COVID-19 zamieściło odpowiedź na pytanie dotyczące przeprowadzenia w związku z COVID-19 inwentaryzacji w drodze weryfikacji, zamiast w formie spisu z natury. Poniżej prezentujemy treść pytania wraz z odpowiedzią.

"Pytanie nr 16

Czy pandemia Covid-19 może być uzasadnieniem do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury?

Odpowiedź

Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania i ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych, a także rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz ocena przydatności inwentaryzowanych składników majątku. Należy podkreślić, że systematyczna kontrola zgodności danych za pomocą inwentaryzacji prowadzona jest w celu zapewnienia realności i wiarygodności informacji o aktywach i pasywach ujmowanych w księgach rachunkowych i wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki.

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (...) zwana dalej »uor« wskazuje w art. 26 ust. 1, aby jednostki przeprowadzały inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Ustawa ta zawiera równocześnie w zakresie inwentaryzacji pewne uproszczenia wskazane w art. 26 ust. 3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację wymienionych w tym przepisie składników majątku przeprowadzono odpowiednio: raz w roku, w ciągu 2 lub w ciągu 4 lat. Oznacza to, że inwentaryzacja może być rozłożona na przestrzeni poszczególnych lat (tzw. inwentaryzacja ciągła) oraz, że w wyznaczonym okresie (np. na przestrzeni 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki.

Inwentaryzację przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod, tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji).

Wskazana w zapytaniu forma inwentaryzacji w drodze spisu z natury dotyczy aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor). Natomiast inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych a także aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Mając powyższe na uwadze, jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.

Skorzystanie z rozwiązań przewidzianych w ww. art. 26 ust. 1 pkt 3 uor (tj. przeprowadzenie w miejsce spisu z natury inwentaryzacji metodą weryfikacji) powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. Wydaje się, że jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc. (pogrubienie redakcji).

Jednocześnie zauważenia wymaga, że ww. ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację, ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Wobec tego, każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID-19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji".

Rekomendacje Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące inwentaryzacji
w czasie COVID-19

Komitet Standardów Rachunkowości uchwałą 13/2020 z 10 grudnia 2020 r. wydał rekomendacje pt. "Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii COVID-19". W rozdziale III tych rekomendacji zawarto wskazówki dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji w czasie COVID-19. Generalnie z zapisów rekomendacji wynika, iż ich celem jest wsparcie osób odpowiedzialnych za rachunkowość przy podejmowaniu działań i decyzji odnośnie uwzględnienia skutków COVID-19 w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym za rok 2020. W związku z tym, że epidemia COVID-19 trwa nadal - w naszej opinii - wskazówki zawarte w ww. rekomendacjach można zastosować przy przeprowadzaniu czynności inwentaryzacyjnych w 2021 r.

Jak wynika z rekomendacji, w okresie COVID-19 właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury może być utrudnione. Potencjalne problemy mogą wynikać m.in. z:

1) trudności w skompletowaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych wynikające z:

  • ograniczenia możliwości skorzystania z usług osób trzecich (outsourcing spisu),
  • wprowadzenia pracy zdalnej - ograniczenie liczby osób dopuszczonych do pracy w jednostce,
  • braków kadrowych szczególnie w związku z chorobą pracowników lub ich rodzin,
  • zapewnienia bezpieczeństwa biorącym udział w spisie z natury;

2) ograniczonego dostępu do składników podlegających spisowi z natury wynikający z:

  • zamknięcia (czas pandemii) obiektów, w których znajdują się rzeczowe aktywa np. szpitale, Domy Pomocy Społecznej, nie tylko dla osób z zewnątrz, ale także pracowników jednostki,
  • niepokoju o zagrożenie zdrowia osób uczestniczących w spisach z natury w pomieszczeniach innych od tych, w których zazwyczaj przebywają,
  • pozostawienia składników aktywów w dyspozycji osób trzecich (w tym pracowników) z lokalizacją poza miejscem pracy, m.in. w związku z pracą zdalną.

Co ważne, ryzyko epidemiczne i związane z tym utrudnienia nie występują w jednakowym zakresie w poszczególnych jednostkach ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów wymagających objęcia spisem z natury. Jednakże zdiagnozowane ryzyko epidemiczne może stanowić potencjalną przesłankę do stwierdzenia, iż przeprowadzenie spisu z natury nie jest możliwe. Świadomość problemów i odpowiedzialność kierownika jednostki za inwentaryzację w formie spisu z natury wymaga podjęcia właściwych działań zaradczych i dostosowawczych odpowiadających na faktycznie występujące utrudnienia związane z COVID-19. Działania te mają zapewnić dotrzymanie terminów inwentaryzacji (w tym jej rozliczenie) i jej kompletność.

Przykład

Jednostka (szpital, którego rok obrotowy jest równy kalendarzowemu) na mocy decyzji kierownika jednostki, z uwagi na istotne zagrożenie i utrudnienia w dostępie do środków trwałych na oddziałach zakaźnych, inwentaryzację znajdujących się tam środków trwałych i zapasów leków przeprowadza drogą weryfikacji, zamiast spisu z natury. Pozostałe środki trwałe i zapasy (zlokalizowane w pomieszczeniach dostępnych) inwentaryzowane są metodą spisu z natury. Jednostka zobowiązana jest zakończyć czynności spisowe do 15 stycznia 2022 r. Natomiast czynności związane z weryfikacją w odniesieniu do trudno dostępnych środków trwałych i zapasów należy zakończyć w czasie umożliwiającym terminowe sporządzenie sprawozdania finansowego, tj. do 31 marca 2022 r.

Kierownik jednostki, dokonując oceny potencjalnych ryzyk wpływających na jej działalność, w tym także związanych z COVID-19, powinien zdecydować, czy skorzystanie z zezwolenia zawartego w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, tj. dopuszczającego inwentaryzację w drodze weryfikacji, jeśli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe, jest rzeczywiście jedyną drogą do przeprowadzenia inwentaryzacji. Dokument uzasadniający przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinien stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.

Zastosowanie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości może być szczególnie trudne (jeśli nie wręcz niemożliwe) dla ustalania stanu rzeczywistego zapasów materiałów, towarów i produktów gotowych nieobjętych bieżącą ewidencją księgową. Remanentowe ustalenie zapasów na dzień bilansowy koryguje koszty okresu i ma wpływ na wynik finansowy jednostki. Brak bieżącej ewidencji księgowej uniemożliwia zastosowanie metody weryfikacji. Zastosowanie szacunków (w przypadku materiałów - opartych przykładowo - o analizę zakupów, zużycia, produkcji, porównania z poprzednim okresem) może nie dać wiarygodnych podstaw do określenia wartości zapasów. W takiej sytuacji, gdy brak jest możliwości remanentowego ustalenia zapasów na dzień bilansowy, jednym z rozwiązań do rozważenia, w przypadku gdy nie nastąpiła istotna fluktuacja sprzedaży itp., jest przyjęcie stanu zapasów na poziomie stanu na koniec roku poprzedniego/ostatniego spisu remanentowego. W każdym przypadku decydując się (z konieczności) na inny, niż spis z natury, sposób ustalenia stanu rzeczywistego omawianych zapasów należy mieć na uwadze znaczenie tej pozycji zgodnie z zasadą istotności, o której mowa w art. 4a ustawy o rachunkowości. Co ważne, zastąpienie spisu z natury zapasów materiałów, towarów i produktów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową innym sposobem ustalenia ich stanu wymaga ujawnienia (wraz z opisem tego sposobu) we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego w punkcie dotyczącym ustalania wyniku finansowego.

W okresie pandemii COVID-19 należy również zadbać o harmonogram prac spisu z natury przewidujący takie jego zorganizowanie, by uczestniczące w nim osoby w miarę możliwości nie stykały się ze sobą, by kontakt był ograniczony. Narzędziem zapewniającym prawidłowe, a zarazem bezpieczne przeprowadzenie inwentaryzacji będą niewątpliwie wewnętrzne regulacje (instrukcja inwentaryzacyjna, regulamin, zarządzenie) uwzględniające nowe sytuacje, w tym rozstrzygnięcia odnośnie kwestii osobowych (powoływanie komisji i/lub zespołów spisowych) i sposobu postępowania przy ograniczonym dostępie do składników.

Przykład

Jednostka przeprowadzająca inwentaryzację środków trwałych posiada składniki majątkowe znajdujące się w siedzibie jednostki oraz w miejscach wykonywania pracy zdalnej przez pracowników (sprzęt stacjonarny i mobilny wydany pracownikom). Kierownik jednostki przed wydaniem zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji dokonał analizy możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury z uwzględnieniem zagrożeń związanych z epidemią. Analiza wykazała, że zastosowanie metody spisu z natury w odniesieniu do składników majątkowych znajdujących się u pracowników rodzi istotne zagrożenie epidemiologiczne. Kierownik jednostki zarządził w tej sytuacji przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych drogą spisu z natury, zaś w odniesieniu do środków trwałych znajdujących się poza siedzibą jednostki w związku z pracą zdalną, które z przyczyn epidemiologicznych nie mogą zostać okazane - drogą weryfikacji. Powołana komisja inwentaryzacyjna otrzymała polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych z zastosowaniem tych dwóch metod. Komisja inwentaryzacyjna, dokonując inwentaryzacji metodą weryfikacji, będzie korzystała z dostępnej dokumentacji wewnętrznej (np. karty wyposażenia pracowników) oraz będzie pozyskiwała od pracowników odpowiedzialnych za składniki majątkowe potwierdzenia ich posiadania (korespondencja mailowa, dokumentacja fotograficzna). Czynności związane z inwentaryzacją metodą weryfikacji zostaną udokumentowane, zaś wyniki przeniesione do protokołu z inwentaryzacji.

Według rekomendacji, w przypadku ograniczeń kadrowych można rozważyć:

  • możliwość modyfikacji składów zespołów spisowych w trakcie spisu,
  • utworzenie listy rezerwowej osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe,
  • ograniczenie zespołu spisowego do jednej osoby (w wyjątkowych sytuacjach),
  • wprowadzenie procedur postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych,
  • wydłużenie terminów prac i przerwanie spisu.

Dobierając osoby uczestniczące w pracach inwentaryzacyjnych należy jednak pamiętać, by w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół.

Warto zwrócić uwagę, iż członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

  • odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury;
  • prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury;
  • niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Koniecznym staje się także wskazanie składników aktywów, które absolutnie nie mogą być inwentaryzowane drogą spisu z natury, a także tych, które mogą być objęte spisem z natury, ale wymagane będzie zachowanie ostrzejszego reżimu sanitarnego, przeniesienia na inne miejsca (np. na otwartą przestrzeń), czy ograniczenia liczebności zespołu spisowego. Dotyczy to przykładowo składników przechowywanych w niewielkich pomieszczeniach, gdzie ryzyko zakażenia jest większe.

Celowym jest przewidzieć i dopuścić zdalny tryb pracy komisji inwentaryzacyjnej (w tym przeszkolenia osób spisujących), składania wyjaśnień i oświadczeń. Wskazania wymaga sposób i bezpieczna forma przesyłania dokumentów dla ustalenia różnic i rozliczenia inwentaryzacji.

Właściwa organizacja wymaga zachowania wyjątkowych środków ostrożności. Konieczne jest zachowanie ścisłego reżimu sanitarnego przy dokonywaniu wszystkich czynności związanych z inwentaryzacją. Ustalając procedury bezpieczeństwa dotyczące przeprowadzenia spisu z natury, jednostka, której sprawozdanie finansowe podlega badaniu powinna uwzględnić konieczność zapewnienia obserwacji spisu z natury przez biegłego rewidenta. Co istotne, o wprowadzanych zasadach bezpieczeństwa jednostka powinna poinformować biegłego rewidenta.

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.