Facebook
Bilans 2019

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2019  »  Inwentaryzacja  »   Przykłady wypełniania druków inwentaryzacyjnych - protokół weryfikacji sald

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przykłady wypełniania druków inwentaryzacyjnych - protokół weryfikacji sald

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 23 (503) z dnia 1.12.2019
1. Zasady inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w drodze weryfikacji

W świetle ustawy o rachunkowości wyróżnia się trzy metody inwentaryzacji, tj. spis z natury, inwentaryzację drogą uzgodnienia sald oraz inwentaryzację drogą porównania danych ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji. Ustawodawca nie pozostawia jednak jednostce wyboru metody inwentaryzacji, lecz poszczególne metody inwentaryzacji przypisuje konkretnym aktywom i pasywom (por. art. 26 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości).

Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury lub uzgodnienia sald, jak również kwalifikujące się do inwentaryzacji tymi metodami, jednak niezinwentaryzowane z różnych przyczyn, podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacji w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników podlegają w szczególności:

  • środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
     
  • grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
     
  • należności sporne i wątpliwe,
     
  • należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
     
  • należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
     
  • aktywa i pasywa niewymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy oraz wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na sprawdzeniu poprawności i realności każdego salda aktywów i pasywów objętego tą metodą inwentaryzacji poprzez jego porównanie z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych na właściwych kontach oraz porównanie zapisów ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji ma na celu urealnienie sald kont wykazywanych w księgach rachunkowych poprzez identyfikację pozycji (sald) nieprawidłowych, czy też nierealnych, jak np. istnienie licencji, której ważność dawno ustała. Zadaniem inwentaryzacji drogą weryfikacji jest więc sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym oraz prawidłowości wyceny sald kont księgowych widniejących w księgach rachunkowych jednostki. W tabeli przedstawiono sposoby przeprowadzenia weryfikacji ze względu na rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku.

Lp. Przedmiot inwentaryzacji
w drodze weryfikacji
Sposób weryfikacji
1. Wartości niematerialne i prawne Weryfikacji podlega poprawność zaliczenia do tej grupy aktywów, zgodność z prawem i terminowość odpisów amortyzacyjnych, zgodność bilansu otwarcia (BO) z zatwierdzonym bilansem za rok poprzedni, poprawność przychodów i rozchodów.
2. Środki trwałe, których w danym roku nie inwentaryzuje się drogą spisu z natury (tj. gdy spis z natury można przeprowadzać raz na cztery lata - art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości) Sprawdzeniu podlega zgodność bilansu otwarcia (BO) z zatwierdzonym bilansem roku poprzedniego, sprawdza się poprawność ujęcia przychodów i rozchodów, poprawność i terminowość obliczania odpisów amortyzacyjnych.
3. Materiały, towary i produkty nieinwentaryzowane w roku obrotowym drogą spisu z natury (tj. gdy spis z natury można przeprowadzać raz w ciągu dwóch lat - art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości) Sprawdza się zgodność bilansu otwarcia (BO) z zatwierdzonym bilansem za rok poprzedni, prawidłowość ujęcia przychodów i rozchodów (w tym zużycia w porównaniu z normami).
4. Rozrachunki z tytułów publicznoprawnych Weryfikacji podlega zgodność sald bilansu otwarcia (BO), poprawność sald z poszczególnych tytułów publicznoprawnych i ich zgodność z ewentualnymi deklaracjami i zeznaniami podatkowymi oraz wnoszonymi wpłatami i otrzymywanymi zwrotami. Dodatkowo wpłaty i zwroty można potwierdzić z instytucjami publicznoprawnymi. Sprawdzenia wymagają również rozliczenia po dniu bilansowym.
5. Rozrachunki, roszczenia z tytułu niedoborów, szkód i nadwyżek oraz roszczenia sporne Weryfikacji podlega zgodność ujęcia w księgach z decyzją kierownika jednostki w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, porównanie ewidencji z dokumentacją prawną.
6. Dostawy niefakturowane i w drodze Sprawdza się poprawność zapisów na koncie "Rozliczenie zakupu", stan zafakturowania dostaw niezafakturowanych (saldo Ma) oraz nadejścia i rozliczenia dostaw w drodze (saldo Wn).
7. Środki trwałe w budowie Sprawdzeniu podlegają zapisy dokonywane w ewidencji środków trwałych w budowie, skonfrontowanie z większymi fakturami wykonawców, zapisy dotyczące późniejszych operacji i rozliczeń. Porównanie ewidencji z faktycznym zaawansowaniem budowy.
8. Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów Sprawdzeniu podlega zgodność bilansu otwarcia (BO) rozliczeń międzyokresowych z zatwierdzonym bilansem za rok poprzedni, zgodność z prawem tytułów rozliczeń, terminowość dokonywania odpisów, zasadność rozliczeń.
9. Kapitały i fundusze własne Sprawdzeniu podlega zgodność z bilansem otwarcia (BO) oraz ze statutem, umową spółki. Weryfikacji poddaje się poprawność zmian stanów kapitałów i funduszy.

Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację aktywów i pasywów drogą porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Co istotne, w odniesieniu do tej metody inwentaryzacji nie ma zastosowania zasada określona w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, według której inwentaryzację można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpi przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.


2. Dokumentowanie wyników przeprowadzonej inwentaryzacji

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji w praktyce przebiega w ten sposób, że na koniec roku obrotowego, np. na 31 grudnia, jeśli rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, sporządza się wykaz wszystkich składników aktywów i pasywów podlegających weryfikacji.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji spoczywa zazwyczaj na dziale księgowości. Weryfikacji dokonują pracownicy księgowości wyznaczeni przez głównego księgowego. Nie powinien to być jednak pracownik, który prowadzi ewidencję weryfikowanego salda. W przypadku skomplikowanych sald, ich weryfikacja powinna być wsparta przez ekspertów z innych komórek merytorycznych. Przeprowadzenie weryfikacji salda powinno być potwierdzone adnotacją na właściwych kontach księgowych przez osoby dokonujące inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Ponadto, z dokonanego porównania danych ewidencji z właściwymi dokumentami oraz ich weryfikacji sporządzane są protokoły weryfikacyjne. Z protokołu powinno wynikać jakie salda (nazwa i kwota) zostały poddane weryfikacji, czy stwierdzono różnice, a jeśli takie wystąpiły, to w jaki sposób zostały rozliczone, kto przeprowadził weryfikację.

Przypominamy, że stosownie do art. 27 ustawy o rachunkowości, nieprawidłowości ujawnione w trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej m.in. również w drodze weryfikacji sald kont księgowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Informacje jakie powinien zawierać protokół weryfikacji sald

  • dane identyfikujące jednostkę,
     
  • skład zespołu przeprowadzającego weryfikację,
     
  • składniki aktywów i pasywów podlegające inwentaryzacji w drodze weryfikacji,
     
  • numer (numery) kont księgowych, na jakich dane aktywa i pasywa są ewidencjonowane,
     
  • stan wynikający z ksiąg rachunkowych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji,
     
  • stan ustalony w wyniku inwentaryzacji drogą weryfikacji,
     
  • ewentualne różnice podlegające odpowiedniemu ujęciu w księgach rachunkowych,
     
  • zamieszczenie wyjaśnień uzasadniających przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji, jeśli właściwa dla danego składnika aktywów lub pasywów jest inwentaryzacja w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda,
     
  • podpisy osób dokonujących weryfikacji,
     
  • podpis osoby odpowiedzialnej za stan danego konta/zespołu kont,
     
  • podpis głównego księgowego, kierownika jednostki

Protokół weryfikacji można sporządzać dla pojedynczego konta, dla zespołu kont lub można sporządzić protokół zbiorczy dla wszystkich kont podlegających inwentaryzacji metodą weryfikacji. Zwracamy uwagę, że protokoły weryfikacji sald należą do dokumentacji inwentaryzacyjnej i aby stanowiły podstawę zapisu w księgach rachunkowych powinny spełniać wymogi formalne dla dowodów księgowych, określone w art. 20 ust. 2 oraz art. 21 i art. 22 ustawy o rachunkowości. Wzory protokołów weryfikacji sald, sposób przeprowadzania inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników w jednostce powinna określać instrukcja inwentaryzacyjna.


3. Zastosowanie w praktyce protokołu weryfikacji salda, które wymaga korekty

Przykład

I. Założenia:

  1. Rok obrotowy spółki z o.o. jest zgodny z rokiem kalendarzowym. Na dzień 31 grudnia 2019 r. wyznaczeni przez głównego księgowego pracownicy działu księgowości przeprowadzili w ramach inwentaryzacji weryfikację salda konta 08 "Środki trwałe w budowie" w wysokości: 105.000 zł.
     
  2. Na saldo konta 08 składały się wydatki na budowę placu (składowiska) w wysokości: 80.000 zł oraz magazynu, w wysokości: 25.000 zł, którego budowa została w 2018 r. czasowo wstrzymana.
     
  3. W ramach analizy zapisów na koncie 08 stwierdzono, że w 2019 r. nie poniesiono żadnych kosztów na budowę magazynu. Zespół weryfikacyjny w porozumieniu z głównym księgowym wystąpił z wnioskiem do kierownika jednostki o podjęcie decyzji co do dalszych losów budowy magazynu.
     
  4. Kierownik jednostki postanowił koszty budowy magazynu spisać w pozostałe koszty operacyjne, gdyż jego budowa z przyczyn niezależnych od jednostki nie będzie kontynuowana.

II. Protokół weryfikacji salda konta 08 "Środki trwałe w budowie":

Protokół weryfikacji salda konta 08 Środki trwałe w budowie

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Protokół weryfikacji salda konta 08 - zaniechanie budowy magazynu 25.000 zł 76-1 08

IV. Księgowania:

Zastosowanie w praktyce protokołu weryfikacji salda, które wymaga korekty


4. Sporządzenie protokołu weryfikacji zespołu kont

Przykład

I. Założenia:

  1. W spółce z o.o., której rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, przeprowadzono na 31 grudnia 2019 r. inwentaryzację drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości sald zespołu kont 22 "Rozrachunki publicznoprawne".
     
  2. Powołany zespół weryfikacyjny w wyniku analizy sald kont zespołu 22 stwierdził, że salda są realne i prawidłowe.
     
  3. Przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków publicznoprawnych udokumentowano protokołem weryfikacji zespołu kont.

II. Protokół weryfikacji zespołu kont:

Protokół weryfikacji zespołu kont

Inwentaryzacja - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.