Facebook
Bilans 2019

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2019  »  Inwentaryzacja  »   Przykłady wypełniania druków inwentaryzacyjnych - "Potwierdzenie salda"

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przykłady wypełniania druków inwentaryzacyjnych - "Potwierdzenie salda"

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 18 (498) z dnia 20.09.2019
1. Należności inwentaryzowane drogą potwierdzenia sald
art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Nie inwentaryzuje się poprzez potwierdzenie sald należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych. Tego rodzaju należności inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Prawo bilansowe nie zobowiązuje dłużników do wysyłania potwierdzeń sald swoich zobowiązań, chociaż również tego nie zabrania. W art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości mowa jest wyłącznie o potwierdzeniach sald należności, brak w nim odniesienia do zobowiązań. Zasadniczo więc, to wierzyciel wysyła do dłużnika informację o stanie należności z prośbą o potwierdzenie sald, z kolei dłużnik potwierdza saldo bądź zgłasza zastrzeżenia udzielając informacji, które pozycje są niezgodne. W ten sposób przeprowadzona zostaje inwentaryzacja należności u wierzyciela i jednocześnie zobowiązań u dłużnika.

Generalnie inwentaryzację należności przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przy czym termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się również za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację tę rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Ustalenie na dzień bilansowy stanu należności następuje natomiast przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Jeżeli więc jednostka przyjęła za rok obrotowy rok kalendarzowy, to inwentaryzacja należności w drodze potwierdzenia sald może nastąpić w jednostce w dowolnym czasie między 1 października danego roku, a 15 stycznia roku następnego. Do uzgodnienia salda najlepiej przyjąć ostatni dzień miesiąca, np. 31 października lub 30 listopada.

W bilansie wykazuje się kwotę należności według stanu na 31 grudnia (tj. na dzień bilansowy). W takim przypadku saldo należności potwierdzone na dzień 31 października, czy 30 listopada podlega korekcie:

  • in minus o dokonane przez kontrahenta do końca roku płatności i inne zmniejszenia należności,
     
  • in plus o dokonaną na rzecz kontrahenta sprzedaż i inne zwiększenia należności, które nastąpiły między dniem potwierdzenia salda, a 31 grudnia (tj. dniem bilansowym).

2. Sposób wezwania dłużnika do potwierdzenia salda należności
Z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Z kolei dłużnik potwierdza zgodność wykazanych na potwierdzeniu kwot lub wskazuje rozbieżności. Uzgodnieniu podlega kwota wymagająca zapłaty, a więc wraz z ewentualnymi odsetkami, karami umownymi, zasądzonymi kosztami postępowania sądowego.

Potwierdzenie sald odbywa się w formie pisemnej. Zazwyczaj wierzyciel wysyła do swojego kontrahenta dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), w którym informuje o wysokości salda oraz pozycjach, które się na nie składają. Pismo zawiera prośbę o potwierdzenie salda poprzez odesłanie jednego egzemplarza podpisanego przez osobę do tego upoważnioną przez kontrahenta. Kontrahent powinien potwierdzić zgodność tych sald. Jeżeli jednak wystąpią różnice, wówczas podaje informacje o nich na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki (wierzyciela).

Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na to potwierdzenie mogą być również wymienione między kontrahentami drogą elektroniczną w postaci wiadomości e-mail, jeżeli taka forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione (por. pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami).

W przypadku należności wyrażonych w walutach obcych uzgodnieniu z kontrahentem podlega wartość wyrażona w walucie, w jakiej ma nastąpić zapłata. Wysłanie prośby potwierdzenia sald powinna poprzedzać w jednostce weryfikacja sald w celu ustalenia statusu należności na dzień ich uzgodnienia, czyli określenia, które z nich są nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane, dochodzone na drodze sądowej.

Jeśli jednostka posiada wobec tego samego kontrahenta jednocześnie należność i zobowiązanie, to wskazane jest, by wysłała do niego potwierdzenie salda z zestawieniem obu tych kwot. Chociaż dłużnik nie ma obowiązku samodzielnego potwierdzenia zobowiązania wobec wierzyciela, to ustawa o rachunkowości nie zabrania, aby wystąpił do wierzyciela o potwierdzenie wysokości swojego długu. Zależnie więc od możliwości oprogramowania finansowo-księgowego stan swoich należności i zobowiązań jednostka może wygenerować łącznie na jednym wydruku lub na dwóch oddzielnych dla należności i dla zobowiązań.

Aktywne druki i formularze Dokumenty inwentaryzacyjne,
w tym "Potwierdzenie salda", dostępne są
w Programie DRUKI Gofin

Wskazane jest także uzgadnianie nawet niewielkich sald należności. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje bowiem możliwości odstąpienia od inwentaryzacji salda należności ze względu na wysokość tego salda. W art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości stwierdza się jedynie, że w uzasadnionych przypadkach można odstąpić od inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald i dokonać inwentaryzacji metodą weryfikacji. Ustawodawca nie podaje przy tym listy "przypadków uzasadnionych" i pozostawia interpretację tego pojęcia przez samą jednostkę.

Warto potwierdzać również salda zerowe. Jest to istotne, w przypadku należności z kontrahentami, z którymi w ciągu roku występuje duża ilość transakcji, gdy powtarzają się te same kwoty lub gdy otrzymane przelewy nie wskazują jednoznacznie, jakiej operacji zapłata dotyczy. Uzgodnienie i potwierdzenie salda zerowego stanowi ważną informację dla wierzyciela o tym, że należności te zostały przez dłużników uregulowane.

Jeżeli mimo wysłania prośby o potwierdzenie salda należności, kontrahent go nie potwierdzi, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z uzasadnionych przyczyn, to inwentaryzację niepotwierdzonego salda jednostka przeprowadza na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, tj. metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.

Zwracamy uwagę, że brak odpowiedzi dłużnika na wysłane przez wierzyciela pismo w sprawie uzgodnienia salda nie może być uznane za potwierdzenie tego salda przez kontrahenta. Brak potwierdzenia oznacza, że saldo jest nieuzgodnione. Również zamieszczenie przez jednostkę na potwierdzeniu salda informacji o treści np. "brak odpowiedzi ze strony kontrahenta we wskazanym na wezwaniu terminie zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności na nim wykazanej" nie sprawia, że saldo to można uznać za potwierdzone. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje bowiem tzw. milczącego potwierdzenia sald. Inwentaryzację takiej należności należy przeprowadzić drogą weryfikacji.

W procedurze potwierdzenia sald ważną role odgrywają podpisy złożone na dokumencie. Zarówno wysłana przez wierzyciela do dłużnika prośba o potwierdzenie salda, jak i odpowiedź dłużnika powinny zostać podpisane przez upoważnioną do tego osobę. Jest nią kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba, np. główna księgowa. Szczególnie istotne jest to kto potwierdził saldo jako dłużnik. Niekiedy bowiem podpisanie potwierdzenia salda może być traktowane jako uznanie roszczenia przerywającego bieg przedawnienia.

SNW tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 23 sierpnia 2001 r., sygn. akt II CKN 103/99, stwierdzając, że: "(...) potwierdzenie salda przez dłużnika (...) niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia (...)"

SA Podobnie wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 18 października 2004 r., sygn. akt I ACa 565/04 oraz wcześniej Sąd Najwyższy w uchwale z 26 kwietnia 1995 r., sygn. akt III CZP 39/95. Jeśli zatem potwierdzenie salda zostanie podpisane przez samego dłużnika lub przez upoważnionego jego przedstawiciela, to wywoła efekt w postaci przerwania biegu przedawnienia. 

SNW odniesieniu do osób prawnych, potwierdzenie sald w takiej sytuacji powinno być podpisane w imieniu tych osób przez osoby do tego upoważnione (zarząd, prokurent, pełnomocnik) lub przynajmniej przez jedną z osób wchodzącą w skład organu umocowanego do reprezentowania osoby prawnej (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 sierpnia 2011 r., sygn. akt I CSK 703/10).

Zwracamy uwagę, iż podpisane przez pracowników księgowości potwierdzenia sald nie spowodują przerwania biegu przedawnienia, jeśli pracownik nie jest równocześnie upoważniony do reprezentowania przedsiębiorcy "na zewnątrz", to znaczy do składania w jego imieniu oświadczeń woli.


3. Zastosowanie w praktyce druku "Potwierdzenie salda" i ustalenie kwoty należności na dzień bilansowy

Przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają wzoru druku "Potwierdzenie salda". W praktyce dokument ten może wyglądać w każdej jednostce nieco inaczej, w zależności od przyjętych w polityce rachunkowości ustaleń.

Najczęściej stosowany w obrocie gospodarczym druk składa się z dwóch części "A" i "B". Otrzymany odcinek "A" kontrahent zatrzymuje u siebie, a odcinek "B" odsyła wystawcy, potwierdzając stan należności wierzyciela, a swoich zobowiązań lub z adnotacją o ewentualnych rozbieżnościach.

Jeżeli saldo ujęte przez wierzyciela na dokumencie potwierdzenia sald jest zgodne z zapisami w księgach dłużnika, to potwierdza on to saldo, umieszczając na odcinku "B" potwierdzenia salda informację: "saldo zgodne".

Przykład

I. Założenia:

"Rona" spółka z o.o. zweryfikowała stan swoich należności i wysłała do spółki z o.o. "Bruk-Bud" prośbę o potwierdzenie salda należności. Według stanu wynikającego z ksiąg spółki "Rona" na 31 października 2019 r. saldo to wynikało z faktury nr 112/09/2019 oraz faktury nr 99/08/2019 i wynosiło: 11.931 zł. Spółka "Bruk-Bud" odesłała spółce "Rona" odcinek "B" potwierdzenia salda z adnotacją o jego zgodności. W okresie od 1 listopada do 31 grudnia 2019 r. spółka "Rona" odnotowała zapłatę za dwie faktury na kwotę: 11.931 zł od spółki "Bruk-Bud" oraz wystawiła tej spółce fakturę sprzedaży nr 124/12/2019 na kwotę: 4.305 zł. Uwzględniając ww. operacje spółka "Rona" ustaliła saldo należności ze spółką "Bruk-Bud" na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia 2019 r.

II. Odcinek "A" i "B" druku "Potwierdzenie salda", w przypadku gdy saldo jest zgodne:

Potwierdzenie salda


Potwierdzenie salda

III. Ustalenie stanu należności na dzień bilansowy:

Na dzień 31 grudnia 2019 r. saldo należności ze spółką "Bruk-Bud", uwzględniające operacje za okres od 1 listopada do 31 grudnia 2019 r., było następujące:

1) stan na dzień inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald: 11.931 zł,

2) korekta o rozchody (in minus) w związku z zapłatą należności: - 11.931 zł,

3) korekta o przychody (in plus) w związku ze sprzedażą towarów: + 4.305 zł,

4) stan należności na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia 2019 r.: 4.305 zł.


4. Informacja zamieszczana na potwierdzeniu salda, gdy jest ono niezgodne
Jeżeli informacje wykazane na potwierdzeniu salda nie są zgodne z księgami dłużnika, to powinien on powiadomić wierzyciela o tym, które pozycje są niezgodne i z jakich powodów. Dłużnik może np. na odcinku "B" druku "Potwierdzenie salda", który odsyła do wierzyciela, umieścić adnotację: "saldo niezgodne", a informacje o różnicach załączyć na osobnej kartce lub w formie wydruku z własnego systemu finansowo-księgowego.

Jeśli w wyniku przeprowadzonego potwierdzenia sald wystąpią różnice pomiędzy wartościami figurującymi w księgach a kwotami wykazanymi przez kontrahenta, to jednostka powinna je wyjaśnić, ustalić ich przyczyny oraz sposób ich rozliczenia, gdy uzna korekty salda za zasadne. Jak wynika z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wyjaśnienia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych należy dokonać w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Przykład

I. Założenia:

"ABC" spółka z o.o., stosownie do decyzji kierownika jednostki, przeprowadziła inwentaryzację należności w drodze potwierdzenia sald na 30 listopada 2019 r., dokonując wcześniej weryfikacji salda kont rozrachunkowych. Od spółki "Alfa" otrzymała 9 grudnia 2019 r. odcinek "B" potwierdzenia salda z informacją, iż saldo jest niezgodne - spółka nie dysponuje notą 24/2019 na kwotę: 190 zł, wymienioną na potwierdzeniu salda. Spółka "ABC" ponownie zweryfikowała zapisy na koncie rozrachunkowym ze spółką "Alfa" i stwierdziła, iż nota księgowa 24/2019 dotyczy kontrahenta "XY". W związku z tym dokonała odpowiedniego przeksięgowania między kontami rozrachunkowymi.

II. Odcinek "B" druku "Potwierdzenie salda" z adnotacją o niezgodności salda:

Potwierdzenie salda

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - przeksięgowanie należności pomiędzy kontami analitycznymi do konta 20 (dotyczy noty nr 24/2019) 190 zł 20-3 20-5

IV. Księgowania:

Informacja zamieszczana na potwierdzeniu salda, gdy jest ono niezgodne

Inwentaryzacja - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.