Charakterystyka prac składających się na zamknięcie ksiąg

Obowiązkiem jednostki jest przedstawić w rocznym sprawozdaniu finansowym obraz sytuacji finansowej i majątkowej oraz wynik finansowy w sposób rzetelny i jasny (por. art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Źródłem rzetelnie sporządzonego sprawozdania finansowego są prawidłowo prowadzone i zamknięte księgi rachunkowe.

Z art. 13 ust. 1 ww. ustawy wynika, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald. Składają się na nie: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Księgi rachunkowe należy prowadzić zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 24 ustawy o rachunkowości, czyli rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych polega na dokonywaniu w księgach rachunkowych w sposób zorganizowany i ciągły, na podstawie dowodów księgowych, zapisów zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym oraz ich grupowanie i uzgadnianie. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe przed zakwalifikowaniem do ujęcia w księgach rachunkowych podlegają kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej. Daje to pewność, że ujęte w księgach dokumenty spełniają wymagania ustawy, tj. są rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych (por. art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane z uwzględnieniem zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów określonych w art. 6 ww. ustawy. Oznacza to, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Natomiast w celu zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych jednostka zobowiązana jest przeprowadzić szereg czynności, w tym przede wszystkim:

• zweryfikować poprawność i kompletność zapisów ksiąg rachunkowych poprzez m.in.: sprawdzenie i wyjaśnienie przyczyn powstania dostaw w drodze oraz dostaw niefakturowanych, kontrolę i korektę sald kont ksiąg pomocniczych budzących wątpliwości, np. saldo kredytowe (Ma) na kontach rozrachunków z odbiorcami, saldo debetowe (Wn) na kontach rozrachunków z dostawcami, ujęcie zdarzeń jakie miały miejsce w zamykanym roku obrotowym, lecz udokumentowane dowodami jakie napływają na początku następnego roku obrotowego, dokonanie korekty błędów jakie wykryto w zapisach księgowych, zweryfikowanie, czy naliczono wszystkie wynikające z przepisów prawa lub zawartych umów koszty dotyczące zamykanego roku obrotowego, np. odsetki od zobowiązań, wpłaty na PFRON, odpisy ZFŚS, opłaty w tym za środowisko itp.,
   
• przeprowadzić inwentaryzację posiadanych aktywów i pasywów, tj. porównanie stanów wynikających z kont księgowych ze stanem ustalonym w toku inwentaryzacji (w drodze spisu z natury, weryfikacji, potwierdzenia sald), wyprowadzenie różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie ich przyczyn i rozliczenie w księgach rachunkowych zamykanego roku obrotowego,
   
• przeprowadzić wycenę bilansową aktywów i pasywów z zachowaniem zasady ostrożności, w tym m.in. zweryfikować przydatność gospodarczą aktywów i pasywów oraz w miarę potrzeby zaktualizować ich wartości, po której mają być wykazane na koniec roku obrotowego na kontach w księgach rachunkowych i w rocznym sprawozdaniu finansowym, oraz odnieść wyniki tej weryfikacji (różnic) na wynik finansowy jednostki,
   
• sprawdzić zgodność wewnętrzną ksiąg rachunkowych poprzez sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Na dzień kończący rok obrotowy jednostka zobowiązana jest sporządzić zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych (por. art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Stan wynikający z wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych jest podstawą do przygotowania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Jednostka, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, z obowiązku wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2020 r. oraz sporządzenia zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych powinna wywiązać się do 31 marca 2021 r.

Z kolei zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzić za rok obrotowy, nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. W jednostce, której rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, termin sporządzenia zestawienia obrotów i sald za 2020 r. upłynie 26 marca 2021 r. (por. art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Po przeprowadzeniu wszystkich czynności składających się na weryfikację poprawności formalnej i merytorycznej danych finansowych zawartych w księgach rachunkowych, czyli tzw. prac bilansowych, jednostka dokonuje wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządza sprawozdanie finansowe.