Bilans 2018

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  BILANS 2018  »  Pozostałe zagadnienia  »   Wątpliwości dotyczące składania podpisu elektronicznego pod sprawozdaniem finansowym
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
Bilans 2018 - ważne informacje
E-sprawozdania finansowe
Od 1 października 2018 r. wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe sprawozdanie finansowe sporządzają się w postaci elektronicznej. Przy czym sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych
E-sprawozdania finansowe
Harmonogram prac dotyczących sprawozdania finansowego za 2018 r.
IV kwartał 2018 r.
 
Na dzień bilansowy, tzn. 31 grudnia 2018 r.
 
Nie później niż do 26 marca 2019 r.
 
Nie później niż do końca marca 2019 r.
 
Harmonogram prac dotyczących sprawozdania finansowego za 2018 rok
Terminy i metody inwentaryzacji aktywów i pasywów
Generalnie inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, czyli w jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - na 31 grudnia 2018 r. Inwentaryzację niektórych aktywów drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda można jednak rozpocząć w październiku 2018 r. a zakończyć do 15 stycznia 2019 r., są to m.in.:
 
Terminy i metody inwentaryzacji aktywów i pasywów
Podmioty zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za 2018 r.
Obowiązkowi badania przez firmę audytorską podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe - kontynuujących działalność jednostek wymienionych w art. 64. ust. 1-4 ustawy o rachunkowości
Podmioty zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za 2018 r.
Uproszczone sprawozdanie finansowe za 2018 r. 
Jednostki spełniające warunki określone w ustawie o rachunkowości mogą skorzystać z możliwości sporządzania sprawozdania finansowego w formie uproszczonej, tj. według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek mikro), według załącznika nr 5 do ustawy o rachunkowości (dla jednostek małych) oraz według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości, przeznaczonego dla niektórych organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego
Uproszczone sprawozdanie finansowe za 2018 r.
Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR mają obowiązek sporządzać tylko ściśle określone podmioty
Przepisy ustawy o rachunkowości ściśle określają, które jednostki mają obowiązek, a które prawo do stosowania MSR przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.
Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR mają obowiązek sporządzać tylko ściśle określone podmioty
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Wątpliwości dotyczące składania podpisu elektronicznego pod sprawozdaniem finansowym

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 2 (482) z dnia 20.01.2019

Zarząd naszej spółki składa się z kilku członków, w tym cudzoziemców. W jaki sposób powinni oni złożyć podpis pod sprawozdaniem finansowym w formie elektronicznej, aby spełnić wymagania ustawy o rachunkowości? Czy istnieje możliwość uzyskania certyfikatu i wyrobienia w Polsce podpisu członkowi zarządu będącemu obywatelem Wielkiej Brytanii? Czy do tego jest potrzebny numer PESEL, którego obywatel Wielkiej Brytanii nie posiada w Polsce?

W dniu 1 października 2018 r. weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości, które wprowadziły obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oraz opatrzenia tego sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP - obecnie funkcjonującym jako podpis zaufany (por. art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Zatem od tej daty wszystkie sprawozdania finansowe będą sporządzane przez jednostki tylko w formie elektronicznej oraz podpisywane tylko elektronicznie. Ponadto art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości wymaga, aby sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) były sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. Sprawozdanie finansowe w ww. strukturze logicznej oraz formacie sporządzają także podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego (por. art. 45 ust. 5 updof). Pozostałe jednostki sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej - nieustrukturyzowanej. Powyższe oznacza, że sprawozdanie finansowe w każdym przypadku musi mieć formę elektroniczną oraz być podpisane elektronicznie, tj. opatrzone ww. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

Na mocy art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu (przepisy w tej kwestii nie uległy zmianie). Oznacza to, że sprawozdanie to mają obowiązek podpisać wszyscy członkowie zarządu, w tym także będący obywatelami innych krajów.

Generalnie przyjmuje się, że podpis elektroniczny są to dane w postaci elektronicznej, dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi mającymi postać elektroniczną, które są używane przez podpisującego jako podpis.

Bezpieczny podpis elektroniczny to podpis, który przyporządkowany jest wyłącznie do jednej osoby, sporządzony jest na podstawie bezpiecznych urządzeń, które podlegają wyłącznie osobie, która podpis składa, powiązany jest z danymi, których jakakolwiek zmiana jest rozpoznawana.

W świetle przepisów prawa, aby wypełnić obowiązek podpisania e-sprawozdania finansowego, członkowie zarządu, będący cudzoziemcami, mogą założyć bezpłatnie profil zaufany ePUAP lub wykupić kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednak z informacji zgłaszanych przez naszych Czytelników wynika, iż w praktyce system KRS nie przyjmuje sprawozdań finansowych podpisanych profilem zaufanym ePUAP, wymaga złożenia podpisu kwalifikowanego.

Podpis zaufany to darmowe narzędzie, którym potwierdza się swoją tożsamość w internecie (wskazane jest zapoznanie się z informacjami w tej sprawie zawartymi na stronie internetowej www.pz.gov.pl oraz www.biznes.gov.pl). Działa on jak podpis elektroniczny i jest alternatywą dla płatnego podpisu kwalifikowanego. Warunkiem koniecznym złożenia wniosku o profil zaufany jest uzyskanie numeru PESEL.

Numer PESEL cudzoziemcy mogą uzyskać w:

1) urzędzie gminy właściwym dla miejsca ich zameldowania (tam gdzie są zameldowani lub chcą się zameldować),

2) urzędzie gminy, na terenie której jest siedziba ich pracodawcy - jeśli nie mogą się zameldować,

3) Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy (ul. Nowogrodzka 43) - jeśli nie pracują albo ich pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.

Kwalifikowany podpis elektroniczny składa się za pomocą specjalnego urządzenia (np. tokena). Jest płatny (w odróżnieniu od podpisu zaufanego), a jego cena zależy od dostawcy, okresu ważności certyfikatu oraz rodzaju urządzenia do składania podpisu. Podpis kwalifikowany można kupić u jednego z dostawców (w Polsce jest obecnie 5 takich firm - ich lista jest dostępna na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji www.nccert.pl). Można też skorzystać z e-podpisu wydanego przez kwalifikowane podmioty w dowolnym kraju UE.

Wątpliwości dotyczące składania podpisu elektronicznego pod sprawozdaniem finansowymNa stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi zamieszczono odpowiedzi na pytania dotyczące obowiązku podpisywania e-sprawozdań. Poniżej prezentujemy treść niektórych z nich.

"(...) Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może podpisać jeden członek zarządu?

(...) Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości.

Czy członkowie zarządu mogą upoważnić do podpisania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej jednego członka zarządu?

Nie. Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej powinno być podpisane przez wszystkich członków organu kierującego jednostką. Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

Czy osoba nieposiadająca PESEL może podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu podpisu zaufanego?

Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego.

Czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE?

Obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.

Czy plik sprawozdania finansowego można podpisać certyfikatem niekwalifikowanym?

Nie. Sprawozdanie finansowe nie może zostać podpisane podpisem niekwalifikowanym (...).

Czy osoby podpisujące sprawozdanie finansowe (wszyscy członkowie zarządu) muszą mieć PESEL ujawniony w KRS, aby skutecznie podpisać sprawozdanie?

(...) Przepisy ustawy o rachunkowości nie łączą regulacji dotyczących podpisania sprawozdania finansowego z obowiązkiem ujawnienia numeru PESEL, osoby podpisującej sprawozdanie finansowe w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nie można utożsamiać podpisania sprawozdania finansowego ze złożeniem dokumentów we właściwym rejestrze sądowym. Złożenie dokumentów następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości (link otwiera nowe okno w innym serwisie), zaś zasady podpisywania zgłoszeń zostały określone w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych (...)".

Jak wysłać sprawozdanie finansowe członkowi zarządu do podpisu za granicę i w Polsce?

Przepisy prawa, w tym także ustawa o rachunkowości, nie określają sposobu przekazywania sprawozdania finansowego członkom zarządu do podpisu. Jest to kwestia techniczna i leży w gestii jednostki, tj. działu informatycznego lub firmy informatycznej, której oprogramowanie wykorzystuje do sporządzenia e-sprawozdania.

Czy w kontekście zmian dotyczących podpisu elektronicznego na sprawozdaniu finansowym, osoba sporządzająca to sprawozdanie jest zobowiązana do jego podpisania? Osoba ta jest zatrudniona na umowę o pracę, ale bez podpisanej odpowiedzialności za rachunkowość (w tym za prowadzenie ksiąg rachunkowych).

Sprawozdania finansowego nie musi podpisywać osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe, jeżeli nie powierzono jej prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeżeli w jednostce nie ma osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg, to podpis pod sprawozdaniem finansowym powinien złożyć wyłącznie kierownik jednostki (tutaj: właściciel firmy).

Zmiana przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie elektronizacji sprawozdań finansowych i ich elektronicznego podpisywania polega na wprowadzeniu do ustawy o rachunkowości obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oraz opatrywania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Zasady podpisywania sprawozdań finansowych nie uległy jednak zmianie. Z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Podpisy złożone na sprawozdaniu finansowym przez osoby wymagane ustawą o rachunkowości mają za zadanie potwierdzić, że sporządzone sprawozdanie finansowe przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Jak wynika bowiem z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Za rzetelne zaś uznaje się księgi rachunkowe, które stanowią wierny zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które rzeczywiście wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym, w trakcie prowadzonej przez jednostkę działalności. Złożone na sprawozdaniu finansowym podpisy oznaczają również przyjęcie odpowiedzialności za rzetelność danych liczbowych i słownych ujętych w tym sprawozdaniu oraz ich zgodność z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że to kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Należy jednak podkreślić, iż z treści tego przepisu nie wynika, by kierownik jednostki był zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego osobiście (samodzielnie). Ustawa o rachunkowości stanowi również, że to kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru za stan rachunkowości w jednostce, nawet wtedy gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości powierzono innej osobie na piśmie. Jak wynika bowiem z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, poza kierownikiem jednostki odpowiedzialność za określone obowiązki w zakresie rachunkowości tej jednostki (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) może ponosić również inna osoba, np. główny księgowy zatrudniony na umowę o pracę. Jednak odpowiedzialność taka powinna być powierzona na piśmie, a jej zakres precyzyjnie określony.

Należy przy tym zauważyć, że samo złożenie przez osobę sporządzającą sprawozdanie finansowe podpisu na sprawozdaniu finansowym jako osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych nie oznacza jeszcze przejęcia przez nią odpowiedzialności za rachunkowość jednostki. Jeśli osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe nie przyjęła odpowiedzialności za rachunkowość jednostki na zasadach określonych w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, to odpowiedzialnym za rachunkowość w jednostce jest wyłącznie kierownik tej jednostki. W przypadku jednostki przedstawionej w pytaniu jest to właściciel firmy.

Pozostałe zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.