Od 1 stycznia 2022 roku faktura ustrukturyzowana stała się trzecią dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży (obok tradycyjnych faktur papierowych oraz faktur elektronicznych). Dostosowanie zaplecza technologicznego do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur jest niezbędne w każdym przedsiębiorstwie, które chce wystawiać faktury ustrukturyzowane. Czy KSeF to kolejny element technologicznej transformacji?
Cyfrowa transformacja polskich firm sukcesywnie przyspiesza. Przedsiębiorcy wiedzą, że konkurencyjność biznesu warto budować w oparciu o najnowsze technologiach. Przyjęty przez rząd projekt zmian ustawy VAT spowoduje, że od 2023 roku każdy przedsiębiorca obowiązkowo będzie używał nowego systemu - Krajowego Systemu e-Faktur. Obecny rok to czas na “przetestowanie" tego rozwiązania i przygotowanie się do nowego obowiązku.
W założeniu każdy przedsiębiorca będzie posiadał swoje konto w Krajowym Systemie e-Faktur. W systemie tym można wystawić faktury wykorzystując do tego zintegrowane z KSeF programy komercyjne.
Wiele firm używa takiego oprogramowania i dzięki temu łatwiej dostosuje się do zmian w fakturowaniu, które w 2023 roku mają być obligatoryjne. Po wprowadzeniu faktury do KSeF, dokument otrzyma własny numer identyfikujący oraz zostanie zweryfikowany pod względem poprawności informacji.
Faktura zostanie uznana za wystawioną i doręczoną, gdy tylko system wygeneruje numer identyfikacyjny. Pojawi się też informacja o dacie i czasie jej wystawienia. Co ważne, w 2022 roku, aby otrzymać dokument w systemie potrzebna będzie również zgoda odbiorcy. Jeśli jej nie udzieli, wówczas przedsiębiorca – oprócz wygenerowania faktury w KseF – zostanie zobowiązany do dostarczenia pliku w inny sposób, np. w wersji papierowej lub pocztą elektroniczną.
Na czym polega integracja systemu informatycznego z Krajowym Systemem e-Faktur? Takie dwa narzędzia mogą łączyć się dzięki komunikacji poprzez API. Producenci rozwiązań wspierających zarządzanie firmą czy biurem rachunkowym, aby dostosować się do KSeF, już od 2021 przyglądali się i testowali rozwiązania proponowane przez Ministerstwo Finansów. Wszystko po to, żeby jak najszybciej udostępnić funkcjonalności zintegrowane z KSeF swoim użytkownikom.
W działalności biznesowej warto sięgać po rozwiązania - także dotyczące narzędzi wspierających fakturowanie oraz rozliczanie i dokumentowanie transakcji - które są dostosowane do aktualnych zmian w przepisach. Co więcej, sprawdzeni producenci rozwiązań informatycznych, aby ułatwić wdrożenie do nowych przepisów, informują o ważnych zmianach swoich użytkowników - wysyłając powiadomienia mailowe, przygotowując specjalne publikacje edukacyjne.
|
- Mogę powiedzieć śmiało: jeśli chodzi o wymogi ustawy, SaldeoSMART jest gotowe. Skupiliśmy się na tym, aby oddać do dyspozycji klientów to, co ustawa narzuca oraz umożliwić podjęcie świadomej decyzji o korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur. SaldeoSMART, oprócz wystawiania faktur, daje również szerokie możliwości związane z listą dokumentów i fakturami kosztowymi, m.in. kwestie uprawnień do pobranych dokumentów czy automatyzację procesów księgowania. Dzięki temu SaldeoSMART staje się centrum dowodzenia KSeF. Alicja Sołtys - Product Owner aplikacji SaldeoSMART, BrainSHARE IT |
Programem dostosowanym do nowych przepisów dysponują klienci SaldeoSMART. Wielofunkcyjna platforma SaldeoSMART jest w pełni przygotowana do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Co to oznacza?
Raz ustawiając token w aplikacji, użytkownik SaldeoSMART nie musi logować się do KSeF. Dzięki temu z poziomu SaldeoSMART wystarczy wprowadzić wymagane dane, nacisnąć przycisk potwierdzający ich wysłanie, a program nada fakturze ustrukturyzowany format xml i przekaże ją do nadania numeru identyfikacyjnego w KSeF. Jeżeli odbiorca nie zgodzi się na przyjęcie faktury ustrukturyzowanej, to wystawiający może pobrać e-fakturę i dostarczyć ją w postaci wydrukowanej lub elektronicznej (jako załącznik do e-maila).
KSeF jest w 2022 roku formułą dobrowolną, jednak cyfryzacja obrotu dokumentów jest docelowym rozwiązaniem. Dlatego już teraz warto rozważyć korzystanie z oprogramowania, które jest dostosowane do zmieniających się przepisów, a jednocześnie przyjazne dla użytkowników. Dzięki nowoczesnym aplikacjom fakturowanie staje się prostsze, szybsze i przede wszystkim mniej narażone na błędy. SaldeoSMART od ponad 12 lat oferuje rozwiązania eliminujące pracę z dokumentami papierowymi.
Aplikacja firmy BrainSHARE IT usprawnia pracę księgowych - odczytuje dane z dokumentów papierowych (eliminuje ręczne wprowadzanie ich do systemów księgowych), umożliwia obieg dokumentów, wspiera zarządzanie dokumentacją i zadaniami. Daje możliwości sprawnej komunikacji między biurem rachunkowym a jego klientami oraz przepływu informacji wśród pracowników firm. Stanowi centrum zarządzania e-dokumentami, na bieżąco aktualizowane do wymogów prawa. Jest wygodnym narzędziem stworzonym przez ekspertów od lat współpracujących z księgowymi. SaldeoSMART rozszerza możliwości KSeF.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
