Z dniem 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W wyniku zmian skróceniu ulegnie czas przechowywania akt pracowniczych. Nowelizacja wprowadza również m.in. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika, a także przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Aktualnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Wynika on z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) oraz z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).
Dokumentacja pracownicza obejmuje:
Pracodawca, który nie realizuje omówionych obowiązków, ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skraca okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowników. Celem zabezpieczenia interesów pracowników możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia. Chodzi tu w szczególności o kwestie korzystania z prawa do świadczenia emerytalnego bądź rentowego oraz ustalenia ich wysokości.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana przez 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
W tym przypadku pracodawca również będzie miał możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (zarówno w odniesieniu do pracowników obecnie zatrudnianych, jak i tych już zwolnionych) o ile złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie jest to obowiązkowe, ale jeśli pracodawca już zdecyduje się na to, wówczas będzie to decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników.
Gdy pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.
W odniesieniu do tej grupy pracowników pracodawca nadal będzie przechowywał dokumentację przez okres 50 lat.
Warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:
|
Inne zmiany:
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357)
|