Czas sporządzić informację ZUS ZSWA za 2021 r.

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest zgłoszenie zatrudnionych pracowników do ubezpieczeń w ZUS, comiesięczne przekazywanie za nich raportów z naliczonymi składkami na poszczególne ubezpieczenia lub wykazanymi przerwami w ich opłacaniu oraz uiszczanie tych składek na rachunek ZUS. Natomiast dodatkowe obowiązki spoczywają na pracodawcy, który zatrudnia pracowników przy wykonywaniu prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Jednym z nich jest poinformowanie ZUS o okresach wykonywania takiej pracy przez zatrudnione osoby. Informację taką powinni przekazać do ZUS na specjalnym formularzu i w określonym terminie.

Druk zgłoszeniowy

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. przy wykonywaniu prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (tzw. prac szczególnych), to oprócz zgłoszenia ich do ubezpieczeń w ZUS oraz comiesięcznego sporządzania dokumentów rozliczeniowych z naliczonymi za nich składkami, ciążą na nim wówczas dodatkowe obowiązki (patrz ramka). Jednym nich jest przekazanie do organu rentowego informacji o okresach pracy, w których pracownicy byli zatrudnieni w szczególnych warunkach lub wykonywali pracę o szczególnym charakterze.

Informację o tym, że pracodawca zatrudnia takie osoby, przekazuje do ZUS poprzez wypełnienie i przekazanie do tego organu specjalnego zgłoszenia. Składa się je na formularzu ZUS ZSWA.

Prace w szczególnych warunkach oraz prace o szczególnym charakterze zostały zdefiniowane w art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych, zwanej ustawą pomostową.

Druk ZUS ZSWA dostępny jest w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

W jakim terminie przekazać?

Pracodawca powinien przekazać do ZUS informację o okresach pracy, w których zatrudniał pracowników w szczególnych warunkach lub którzy wykonywali u niego pracę o szczególnym charakterze, w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Zgłoszenie ZUS ZSWA z wykazanymi danymi o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za pracowników, za których w 2021 r. pracodawca opłacał składki na FEP, należy więc przekazać najpóźniej do 31 marca 2022 r.

Tylko w ściśle określonych przypadkach pracodawca przekazuje do organu rentowego zgłoszenie ZUS ZSWA za dany rok w innym terminie niż do końca marca następnego roku kalendarzowego. Zostały one wymienione w art. 38 ust. 3-6 ustawy pomostowej. Zgodnie z tym przepisem ma to miejsce w sytuacji:

• złożenia przez pracownika wniosku o przyznanie emerytury pomostowej - druk ZUS ZSWA należy wówczas przekazać do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej,
• wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej przed przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy - druk ZUS ZSWA należy przekazać w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej wraz ze zgłoszeniem za poprzedni rok kalendarzowy,
• ogłoszenia upadłości lub likwidacji płatnika - druk ZUS ZSWA przekazuje się wtedy nie później niż w dniu złożenia w ZUS dokumentu wyrejestrowania płatnika składek,
• upadłości lub likwidacji pracodawcy mającej miejsce przed przekazaniem informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy - wtedy druk ZUS ZSWA trzeba przesłać najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Wypełnienie ZUS ZSWA

Formularz ZUS ZSWA jest drukiem sformalizowanym. Jego wzór stanowi załącznik nr 21 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących (...). Jest on podzielony na 8 bloków, z których płatnik wypełnia tylko 7, bowiem ostatni, ósmy blok, jest przeznaczony na adnotacje ZUS.

W pierwszym bloku, przeznaczonym na dane organizacyjne, pracodawca wypełnia jedynie pole 01. Wpisuje w nim identyfikator zgłoszenia, tj. numer/rok (np. 001 2021), gdzie numer oznacza numer raportu za dany rok kalendarzowy. Pierwsze zgłoszenie za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową składany w trakcie roku kalendarzowego. Kolejne zgłoszenia ZUS ZSWA dotyczące tego samego roku kalendarzowego numeruje się kolejnymi identyfikatorami, maksymalnie do numeru 999. Nie ma przy tym znaczenia, czy w danym dokumencie pracodawca dokonuje zgłoszenia, czy korekty zgłoszeń.

W drugim bloku formularza ZUS ZSWA pracodawca podaje swoje dane, jako płatnika składek. Należy tu wpisać dane, które zostały wykazane w zgłoszeniu ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika - dane podane w bloku III. dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.

Kolejne cztery bloki (tj. III., IV., V. i VI.) składają się z dwóch części: A. i B. W części A. pracodawca wpisuje dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Należy więc tu wpisać te dane, z którymi ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS (tj. wykazanymi na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA). Jeśli osoba zatrudniona miała zmienione lub korygowane dane identyfikacyjne, płatnik powinien podać dane z bloku IV. dokumentu ZUS ZIUA. Gdy płatnik składa pierwsze zgłoszenie osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wtedy w polu 01. w części A. powinien wpisać znak "X". Jeżeli natomiast składa korektę, znak ten wpisuje w polu 02. Należy pamiętać, że wypełnia się tylko jedno z tych pól - 01. lub 02. Natomiast część B. w blokach III., IV., V. i VI. formularza ZUS ZSWA dotyczy danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Blok VII. formularza ZUS ZSWA jest przeznaczony na oświadczenie płatnika składek. W polu 01. tego bloku trzeba wpisać datę wypełnienia formularza, a w polu 02. podpisać formularz dla potwierdzenia wiarygodności wykazanych w nim danych. Formularz ZUS ZSWA podpisuje płatnik lub osoba przez niego upoważniona. Natomiast w polu 03. należy umieścić pieczątkę płatnika składek (o ile płatnik ją posiada).

Informacje o pracy szczególnej

Część B. w blokach III., IV., V. i VI. formularza ZUS ZSWA dotyczy danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Wypełnienie tej właśnie części formularza ZUS ZSWA przysparza pracodawcom najwięcej trudności. Podaje się w niej:

• 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia (pole 01.),
• 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pola: 02., 06., 10., 14.),
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze składa się z trzech znaków. Pierwszy znak kodu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oznacza numer załącznika do ustawy pomostowej zawierający wykaz tych prac (czyli 1 lub 2). Natomiast dwa następne znaki to kod numeryczny rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy szczególnej. Przykładowo w kodzie 209 cyfra 2 oznacza, że pracownik wykonuje pracę o szczególnym charakterze wymienioną w załączniku numer 2 do ustawy pomostowej. Natomiast cyfra 9 oznacza, że pracownik wykonuje prace jako kierowca pojazdu uprzywilejowanego.

Natomiast wypełniając pola przeznaczone na informację o okresach wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca powinien w nich podać odpowiednio datę, od kiedy ubezpieczony rozpoczął wykonywanie tego rodzaju pracy oraz datę zakończenia wykonywania prac szczególnych. Powinien przy tym pamiętać, że data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być późniejsza od daty zakończenia jej wykonywania. Przekazując zgłoszenie ZUS ZSWA za 2021 r., jako datę rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie można więc wpisać daty wcześniejszej niż 1 stycznia 2021 r., a jako daty zakończenia wykonywania pracy szczególnej nie można wpisać daty późniejszej niż 31 grudnia 2021 r. Jeśli natomiast zgłoszenie ZUS ZSWA jest przekazywane w roku, w trakcie którego pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej albo gdy pracodawca jest w stanie likwidacji lub upadłości, wtedy data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia roku bieżącego, a data zakończenia tego rodzaju pracy nie może być późniejsza niż dzień wypełnienia zgłoszenia. Z kolei gdy data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej jest taka sama jak data zakończenia jej wykonywania, to przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie 1 dzień.

W polach 05., 09. 13. i 17. części B. pracodawca wpisuje wymiar czasu pracy, w którym pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie danego rodzaju pracy. Podaje się go w postaci ułamka zwykłego, np.: 1/1 - dla pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 - dla połowy pełnego wymiaru czasu pracy, 150/176 - gdy wymiar czasu pracy jest określony w godzinach.

Prawidłowe ustalenie okresu pracy szczególnej

Aby prawidłowo ustalić okresy wykonywania przez pracownika pracy szczególnej, pracodawca nie powinien uwzględniać okresów wymienionych w art. 12 ustawy pomostowej. Zgodnie z tym przepisem, podczas ustalania okresów wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze należy pominąć okresy m.in.:

• pobierania przez pracownika:
• wynagrodzenia chorobowego,
• zasiłków (chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego),
• świadczenia rehabilitacyjnego,
• urlopu wychowawczego,
• urlopu bezpłatnego.

Do okresów pracy szczególnej pracodawca powinien wliczać okres urlopu wypoczynkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924 ze zm.)

Rozporządzenie MRiPS z dnia 20.12.2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych... (Dz. U. poz. 2366 ze zm.)