Kiedy przedsiębiorca nie składa rozliczeń do ZUS?

Jednoosobowy przedsiębiorca (będący osobą fizyczną) rozlicza za siebie składki ubezpieczeniowe do ZUS w deklaracji rozliczeniowej. Gdy do pomocy w firmie zatrudnia inne osoby ubezpieczone, to dodatkowo przekazuje do organu rentowego imienne raporty miesięczne. Niekiedy taki przedsiębiorca może być zwolniony z obowiązku składania tych dokumentów. Jest tak wtedy, gdy spełnia odpowiednie warunki.

Dokumenty rozliczeniowe

Generalnie po upływie każdego miesiąca kalendarzowego osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zobowiązana jest złożyć w ZUS właściwie sporządzone dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli opłaca składki wyłącznie za siebie - ich rozliczenia dokonuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Gdy natomiast rozlicza w nich składki także za inne osoby ubezpieczone zatrudnione w firmie (np. za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności), wówczas składa dodatkowo imienne raporty miesięczne, tj. ZUS RCA bądź/i ZUS RZA.

Składki za dany miesiąc przedsiębiorca opłaca w terminie nie później niż do:

• 10. dnia następnego miesiąca - jeśli opłaca je wyłącznie za siebie,
   
• 15. dnia następnego miesiąca - jeśli opłaca je nie tylko za siebie, ale również za inne osoby ubezpieczone (np. za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności gospodarczej).

Tak wynika z art. 47 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową.

Warto pamiętać, że w przypadku, gdy ostatni dzień terminu opłacania składek (i przekazania rozliczeń do ZUS) przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Druki ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS DRA dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Kiedy bez składania rozliczeń?

Nie zawsze przedsiębiorca za każdy miesiąc ma obowiązek przekazać dokumenty rozliczeniowe do ZUS. Z obowiązku tego może być zwolniony, gdy opłaca składki społeczne i/lub składkę zdrowotną wyłącznie za siebie i spełnia następujące warunki, tj.:

• w stosunku do dokumentów przekazanych za poprzedni miesiąc nie nastąpiły żadne zmiany (przy czym, za zmianę nie uważa się zmiany minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia, które określają najniższe podstawy wymiaru składek ZUS),
   
• w ostatnio złożonych dokumentach rozliczeniowych zadeklarował do podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej (lub tylko zdrowotnej) kwoty w najniższej obowiązującej go wysokości.

Zwolnienie to dotyczy też przedsiębiorcy spełniającego wskazane warunki i opłacającego składki (społeczne i zdrowotną lub jedynie zdrowotną) także za osoby z nim współpracujące. Ponadto ma zastosowanie do przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców (tj. korzystającego z ulgi na start), opłacającego składki ZUS za osobę współpracującą.

Bez zwolnienia w pierwszym miesiącu prowadzenia firmy

Zdarza się, że jednoosobowy przedsiębiorca, który rozpoczyna w danym miesiącu kalendarzowym prowadzenie działalności gospodarczej uważa, że skoro będzie opłacał za siebie składki społeczne i zdrowotną od najniższych obowiązujących go podstaw ich wymiaru, to już za ten miesiąc jest zwolniony ze złożenia rozliczeń do ZUS. W takim przypadku za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności powinien jednak przekazać za siebie prawidłowo sporządzony druk ZUS DRA. Z konieczności jego złożenia będzie zwolniony dopiero za następny miesiąc prowadzenia firmy (o ile nadal będzie spełniał wymagane warunki).

Czasem bez zwolnienia w kolejnym miesiącu

Niekiedy mimo tego, że przedsiębiorca opłaca składki do ZUS od najniższych obowiązujących go podstaw wymiaru, to jednak za pierwszy i drugi miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej ma obowiązek przekazać do organu rentowego druki rozliczeniowe. Będzie tak wtedy, gdy rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie miesiąca kalendarzowego. W takim przypadku za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności rozliczy w nich składki społeczne naliczone od podstawy wymiaru proporcjonalnie pomniejszonej o dni, w których działalność nie była przez niego w tym miesiącu prowadzona, natomiast w drugim miesiącu (zakładając, że ubezpieczenia społeczne będą trwały przez cały miesiąc) wyliczy je od pełnej obowiązującej go najniższej podstawy wymiaru.

W każdym z tych miesięcy składkę zdrowotną wyliczy w pełnej wysokości (tj. od 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku). Jest ona bowiem miesięczna i niepodzielna, co określa art. 79 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Taki przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z przedmiotowego zwolnienia dopiero od trzeciego miesiąca prowadzenia działalności gospodarczej (o ile oczywiście nadal będzie spełniał warunki wymagane dla jego zastosowania).

Bez zwolnienia przy zmianie kodu tytułu ubezpieczenia

Wątpliwości powstają w sytuacji, gdy osoba prowadząca pozarolniczą działalność opłaca za siebie składki społeczne od podstawy wymiaru przysługującej początkującemu przedsiębiorcy (tj. od 30% minimalnej płacy) i z powodu upływu trwania okresu tej ulgi w kolejnym już miesiącu naliczy je od 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Mimo że wtedy nadal będzie ona opłacać te składki od najniższej obowiązującej ją (jako przedsiębiorcę) podstawy wymiaru, to ma obowiązek za ten miesiąc sporządzić i przekazać do ZUS za siebie druk ZUS DRA. W tym miesiącu nastąpiła bowiem zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego. Dopiero za kolejne miesiące (o ile będą spełnione warunki) będzie mogła w dalszym ciągu korzystać ze zwolnienia w zakresie nieskładania rozliczeń.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.)

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. poz. 646 ze zm.)