Obliczanie wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okres urlopu wypoczynkowego

Pracownica, która od 5 lat była nieobecna w pracy z powodu korzystania z uprawnień związanych z urodzeniem dzieci, po wykorzystaniu urlopu rodzicielskiego na ostatnie z nich, wystąpiła o urlop wypoczynkowy. Jak należy obliczyć wynagrodzenie urlopowe, jeżeli w ww. okresie nie przepracowała ani jednego dnia (pomiędzy urlopami macierzyńskim/rodzicielskim i wychowawczym wykorzystała jedynie urlop wypoczynkowy)? Nadmieniamy, że pracownica jest wynagradzana stawką godzinową w wysokości minimalnej, dodatkiem stażowym, a ponadto pracowała w porze nocnej, za co otrzymywała dodatki w wysokości ustawowej. Czy przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego nie powinniśmy pominąć dodatków nocnych, skoro pracownica opiekuje się małymi dziećmi, przez co nie mogłaby już pracować w porze nocnej?

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 (ewentualnie do 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (art. 172 K.p.). Szczegółowe zasady w tym zakresie określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w tej sprawie (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenie urlopowe. Zgodnie z § 11 ust. 1 tego aktu prawnego, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za okres do miesiąca, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

W świetle powyższego, obliczając wynagrodzenie za urlop należy cofnąć się do okresu sprzed korzystania przez pracownicę z uprawnień rodzicielskich (tu 5 lat). Ponadto kwoty wypłaconych wówczas składników "zaktualizować" do wysokości jakie by obecnie jej przysługiwały. Zgodnie bowiem z § 10 rozporządzenia urlopowego, w razie zmiany w składnikach wynagrodzenia o charakterze zmiennym za okres do miesiąca lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Wobec wysokości stosowanej stawki do takiej zmiany niewątpliwie doszło, a przynajmniej powinno dojść, pomimo korzystania z uprawnień rodzicielskich, co można osiągnąć modyfikując rokrocznie umowę, bądź wprowadzając zapis uniwersalny, odpowiednio do regulacji ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207), dalej ustawy. Umowa musi bowiem gwarantować co najmniej wynagrodzenie minimalne, które na przestrzeni ostatnich 5 lat wzrosło o ponad 1.000 zł (w 2017 r. wynosiło 2.000 zł, a obecnie wynosi 3.010 zł). Zmieniła się też wysokość dodatku za pracę w porze nocnej, który jest pochodną wynagrodzenia minimalnego, co także powinno być tu uwzględnione.

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Zwracamy uwagę! Przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia gwarantowanego ustawą nie uwzględnia się:

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej oraz
• dodatku za staż pracy.

Odpowiadając na drugie pytanie, wyjaśniamy, że nie ma zakazu pracy w porze nocnej wobec rodzica opiekującego się małymi dziećmi. Ma on jednie warunkowy przywilej odmowy takiej pracy.

Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z ww. uprawnienia może skorzystać jedno z nich (art. 189¹ K.p.). Zakładamy przy tym, że pracownica z pytania jeszcze w tym przedmiocie nie podjęła żadnych kroków. Jest to ważne, gdyż w przeważającej opinii ekspertów składniki wynagrodzenia wynikające ze stałej organizacji pracy, np. dodatki za pracę w porze nocnej w zmianowym systemie pracy pomija się gdy pracownik przeszedł na inny system (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Tak stałoby się gdyby pracownica złożyła ww. deklarację, przechodząc na jedną zmianę. Jeśli takiego oświadczenia nie złożyła, dodatki (po przeliczeniu) należy zaliczyć, tak samo jak ewentualne składniki epizodyczne, w tym wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, czy dodatki za sporadyczną pracę w nocy.

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że od 15 maja 2017 r. pracownica przebywała na zwolnieniu w związku z zagrożoną ciążą, a następnie na urlopach macierzyńskim, rodzicielskim, wypoczynkowym i wychowawczym, po których bez dnia przerwy korzystała ze zwolnienia lekarskiego z powodu zagrożenia kolejnej ciąży, a następnie z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Zgodnie z umową pracownicy przysługuje "wynagrodzenie zasadnicze w stawce wynikającej z podzielenia obowiązującego wynagrodzenia minimalnego przez liczbę 152" oraz dodatek stażowy w stawce procentowej wynagrodzenia zasadniczego, odpowiednio do liczby lat przepracowanych u pracodawcy. Bezpośrednio po urlopie rodzicielskim, tj. od 25 kwietnia 2022 r., pracownica wystąpiła o urlop wypoczynkowy. Do podstawy urlopowej pracodawca powinien przyjąć wypłacone jej w okresie od 1 marca do 31 maja 2017 r. wynagrodzenie za pracę (wówczas w stawce 13,16 zł/godz.) oraz dodatek stażowy, przeliczone według nowej stawki, tj. 19,80 zł/godz. (3.010 zł : 152 godz.) oraz dodatki nocne po przeliczeniu według aktualnych stawek ustawowych. Na przeliczenie stawki zasadniczej pozwoliło prawidłowo skonstruowane postanowienie umowy o pracę. Gdyby stawkę określono w złotych, to pracodawca musiałby ją w odpowiednim czasie podwyższać, co również obligowałoby do przeliczenia składników przyjmowanych do podstawy urlopowej.

Zatrudniamy pracowników na terenie kraju, delegując ich czasowo co kilka tygodni do pracy na terenie Niemiec, za odpowiednio podwyższonym wynagrodzeniem. Według jakiej stawki obliczać im wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, tj. "polskiej" w złotych w wysokości miesięcznej, czy "niemieckiej" w euro określonej w wysokości godzinowej?

Wynagrodzenie urlopowe powinno być adekwatne do wynagrodzenia za pracę, które pracownik otrzymałby gdyby nie korzystał z urlopu.

Z informacji zawartych w pytaniu należy wnosić, iż wymienieni w nim pracownicy są czasowo delegowani w rozumieniu art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 1140). Odpowiednio do istniejących wymogów gwarantuje się im wynagrodzenie według standardów kraju, do którego są wysyłani, o ile przepisy te nie są mniej korzystne niż polskie. Z tego powodu wynagrodzenie podlega okresowej modyfikacji, co jest zgodne z obowiązującym prawem. Pomijamy przy tym problematykę procedury, według której zmiany te są wprowadzane, przypominając jedynie, że miejsce wykonywania pracy oraz wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, stanowią obligatoryjne elementy umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 2-3 K.p.). W świetle tej normy, każdy okres oddelegowania oraz wynikającą z niego zmianę stawki wynagrodzenia należy umocować w tym dokumencie.

Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 (ewentualnie do 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Szczegółowe zasady postępowania reguluje rozporządzenie urlopowe.

Dla okoliczności wskazanych w pytaniu oprócz zdania pierwszego w art. 172 K.p., zasadnicze znaczenie ma przepis § 7 i 10 rozporządzenia urlopowego. Pierwszy z nich ustanawia zasady ustalania wynagrodzenia za urlop ze składników stałych miesięcznych, uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Ponieważ jednak nie ustala się z nich podstawy wymiaru, do której przyjmowane są tylko składniki o charakterze zmiennym (§ 8 ust. 3 rozporządzenia urlopowego), wypłaca się je w przysługującej wysokości, bez wyodrębniania części za urlop wypoczynkowy. Drugi z ww. przepisów odnosi się do składników zmiennych za okres nie dłuższy niż miesiąc, które w razie zmiany ich typu lub wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, przyjmuje się do podstawy wymiaru po uwzględnieniu tych zmian.

W świetle powołanych regulacji, wynagrodzenie urlopowe należy obliczać ze składników wynagrodzenia należnych (wynikających z umowy) w okresie urlopowym.

Zakładamy, że jeden z pracowników, o którym mowa w pytaniu, w okresie od 1 do 15 marca 2022 r. (88 godz.) miał wykonywać pracę w Polsce za wynagrodzeniem w wysokości 3.500 zł miesięcznie, a od 16 do 31 marca 2022 r. (96 godz.) - w drodze aneksu do umowy - w ramach oddelegowania do Niemiec, za wynagrodzeniem w wysokości 13 euro/godz. Pracownik wystąpił o urlop wypoczynkowy na 15 marca 2022 r. Ponieważ przypadał on w okresie, w którym zgodnie z umową miał pracować w Polsce, wynagrodzenie za urlop ustalono według stawki polskiej, wypłacając za marzec 2022 r.:

• wynagrodzenia za pracę i urlop w Polsce: 3.500 zł : 184 godz. = 19,02 zł; 19,02 zł x 88 godz. = 1.673,76 zł,
• wynagrodzenie za pracę w Niemczech: 96 godz. x 13 euro = 1.248 euro.

Gdyby urlop przypadał w okresie oddelegowania, wynagrodzenie urlopowe byłoby ustalone tylko na podstawie obowiązującej (należnej) stawki w euro. W tym celu należałoby ustalić podstawę, przyjmując wynagrodzenie w euro z trzech poprzednich miesięcy, a następnie stawkę za godzinę urlopu, dzieląc podstawę przez liczbę godzin pracy w ramach oddelegowania.