Ryczałty i dodatki w wynagrodzeniu urlopowym kierowcy

Jak ustalić wynagrodzenie urlopowe kierowców, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe oraz za pracę w nocy, uzupełniane po zamknięciu okresu rozliczeniowego oraz wynagrodzenie za dyżur?

Zatrudniając pracowników mobilnych pracujących w nocy oraz w godzinach nadliczbowych pracodawca ma możliwość zastąpienia wynagrodzenia z dodatkiem za każdą nadgodzinę oraz dodatku naliczanego za każdą godzinę pracy w porze nocnej ryczałtem odpowiadającym przewidywanemu wymiarowi pracy odpowiednio nadliczbowej (art. 151¹ § 4 K.p.) i nocnej (art. 151⁸ § 2 K.p.). W przypadku ich niedoszacowania należy zastosować procedurę uzupełniania, np. na koniec okresu rozliczeniowego. Dzięki temu nie wystąpią zaległości płacowe względem zatrudnionych kierowców, których mogliby dochodzić łącznie za okres 3 lat wstecz wraz z odsetkami.

Zastąpienie wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny ryczałtem powoduje, że pracodawca nie jest w stanie rozstrzygnąć, jaka część tego świadczenia zaspokaja roszczenia kierowcy w związku z przekroczeniami dobowymi, rekompensowanymi co miesiąc, oraz średniotygodniowymi, za które dodatki przysługują po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Prowadzi to do podwyższenia średniej urlopowej, w której nie uwzględnia się zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesięczne, tj. przy okresie rozliczeniowym przekraczającym miesiąc m.in. dodatków za nadgodziny średniotygodniowe.

Dla kierowców zawodowych, wykonujących przewozy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony, istotnym składnikiem płacy jest wynagrodzenie za drugi typ dyżuru, obejmujący przerwy w pracy i udzielane zamiennie przerwy w prowadzeniu pojazdu oraz okresy spędzane na fotelu pasażera przypadające poza godzinami pracy z rozkładu przy przewozach w załodze - art. 9 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.). Kierowcy przysługuje za każdą godzinę takiego dyżuru - zgodnie z wewnętrznymi przepisami płacowymi - co najmniej 50% stawki godzinowej obliczonej z jego wynagrodzenia zasadniczego. Tego wynagrodzenia nie można zastąpić ryczałtem, niemniej popularność wśród przewoźników zyskuje wypłacanie zatrudnionym co miesiąc zaliczki na poczet wynagrodzenia za dyżur i wyrównywanie jej pod koniec okresu rozliczeniowego. Upodabnia to zasady rekompensaty dyżurów do rozliczania ryczałtów za nadgodziny i pracę w nocy.

Przedstawione zasady i rytm wypłacania zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy miesięczne, czyli normalnego wynagrodzenia za nadgodziny, dodatków za przekroczenia dobowe, wynagrodzenia za pracę w porze nocnej i za dyżur ułatwiają bieżące rozliczanie wynagrodzenia kierowców, rodzą jednak wątpliwości przy obliczaniu podstawy wynagrodzenia urlopowego pracowników. Gdyby te zryczałtowane składniki wynagrodzenia były rozliczane godzinowo, czyli na zasadach ogólnych, stanowiłyby typowe zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc. W efekcie wchodziłyby do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3, a w przypadku znacznych wahań w ich wysokości nawet do 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Zwracamy uwagę! Ryczałty ustalone w stawce miesięcznej podlegają proporcjonalnemu obniżeniu w przypadku, gdy pracownik nie przepracuje pełnego miesiąca. Wniosek ten płynie ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z 29 maja 2009 r. w sprawie ryczałtowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe (znak GPP-110-4560-14/09/PE/RP). Oznacza to, że każdy dzień choroby pozwala na obniżenie ryczałtu o 1/30, a inne nieobecności skutkują obniżeniem ryczałtu proporcjonalnie do liczby godzin pracy zaplanowanych w okresie danej nieobecności. Okoliczność ta oraz cykliczne uzupełnianie ryczałtów i zaliczki na poczet wynagrodzenia za dyżur powoduje, że pomimo zasadniczo stałego charakteru omawianych świadczeń, ich wysokość w kolejnych miesiącach może się różnić. Jeśli takie wahania są znaczne, pracodawca powinien podjąć decyzję o przedłużeniu okresu, z którego będzie ustalał średnią ze zmiennych składników wynagrodzenia, przysługujących za okresy dłuższe niż miesięczne (§ 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Minimum pozwalającym ustalić najbardziej właściwą podstawę wymiaru stanowi okres odpowiadający częstotliwości wypłaty wyrównania ryczałtów. Gwarantuje to bowiem, że poza miesiącami, w których pracownik otrzymywał stałą kwotę ryczałtu - ewentualnie pomniejszoną za okresy nieobecności, w średniej zawsze zostanie ujęty również miesiąc, w którym ryczałty były uzupełniane. Pominięcie przy uwzględnianiu ryczałtów w podstawie urlopowej ich uzupełnienia może być w skrajnych przypadkach potraktowane jako zaniżenie wynagrodzenia urlopowego. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 25 kwietnia 2014 r. (sygn. akt II PK 192/13) uznał, że: "(...) nawet niezachowanie terminów wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę nie wyłącza obowiązku ustalenia wynagrodzenia urlopowego od łącznej wysokości wynagrodzenia rzeczywiście wypłaconego pracownikowi lub przysługującego pracownikowi w okresie 3 (lub 12) miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (...). O wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia urlopowego decydują wszystkie składniki wynagrodzenia wypłaconego lub należnego w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (...)". Przywołana sprawa dotyczyła nieuwzględnienia w wynagrodzeniu urlopowym całości należnej pracownikowi prowizji, niemniej kierunek wykładni Sądu Najwyższego wskazuje, że tak samo należałoby potraktować wyrównanie ryczałtów stanowiących w istocie zmienne składniki wynagrodzenia wchodzące do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Przedsiębiorca zatrudnia kierowców w transporcie międzynarodowym. Nadgodziny, dyżury oraz dodatki nocne opłaca zaliczkowo w każdym z trzech miesięcy łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym. W czwartym miesiącu wylicza różnicę między kwotą należnego wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny z czterech miesięcy, wynagrodzenia za dyżury oraz pracę w nocy z tego okresu a zaliczkami wypłaconymi za 3 miesiące i wypłaca wyrównanie.

Za okres od stycznia do marca 2017 r. kierowca otrzymał zaliczki za nadgodziny, dyżury i dodatki nocne, natomiast z wynagrodzeniem za kwiecień 2017 r. wypłacono wyrównanie tych składników. Pracodawca stosuje 4-miesięczny okres rozliczeniowy, zatem optymalnym jest ustalanie średniej ze zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w okresie 4 miesięcy poprzedzających miesiąc skorzystania z urlopu. Wynagrodzenie wypłacane jest 10. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. W przypadku urlopu przypadającego w czerwcu średnia powinna zostać wyciągnięta z zaliczek oraz wyrównania, wypłaconych za styczeń (10 lutego), luty (10 marca), marzec (10 kwietnia) i kwiecień (10 maja). Podzielenie sumy tych świadczeń przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin z okresu styczeń-kwiecień 2017 r. pozwoliło pracodawcy uzyskać jako wynik stawkę godzinową, należną kierowcy za każdą godzinę korzystania z urlopu.