Jeden z naszych pracowników wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych. Na jakich zasadach dokonywać zwrotu pracownikowi kosztów związanych z używaniem tego samochodu na potrzeby firmy i jak księgować taki zwrot?
W przypadku gdy pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych - zarówno w jazdach lokalnych, jak i w podróżach służbowych - pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów związanych z używaniem tego samochodu na potrzeby firmy.
W świetle art. 775 § 1 K.p., za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź poza stałym miejscem pracy pracownika. W przepisach brak jest definicji jazd lokalnych. Można przyjąć, iż są one przeciwieństwem podróży służbowych i dotyczą wykonywania zadań służbowych w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub miejscowości, w której pracownik ma wyznaczone stałe miejsce pracy.
Warunki zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnych pojazdów w celach służbowych do jazd lokalnych określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie zwrotu kosztów.
| Podstawę do dokonania zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych do jazd lokalnych powinna stanowić umowa cywilnoprawna, zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Zwrot powyższych kosztów może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). |
W odniesieniu do obu tych sposobów zastosowanie mają stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu - określone w rozporządzeniu sprawie zwrotu kosztów - które nie mogą być wyższe niż:
a) dla samochodu osobowego:
b) dla motocykla - 0,2302 zł,
c) dla motoroweru - 0,1382 zł.
| Zasady zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych | |||||||||||||||||||||||||
| w formie miesięcznego ryczałtu | na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu | ||||||||||||||||||||||||
Zwrot kosztów oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Limit ten nie może przekroczyć:
Na wyższy limit, nieprzekraczający jednak 1.500 km, mogą liczyć pracownicy służby leśnej oraz służby parków narodowych, a na limit nieprzekraczający 3.000 km - pracownicy służb ratowniczych i innych właściwych instytucji w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Zmniejszenie o 1/22 jest stałe, bez względu na liczbę dni roboczych, przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. |
Podstawą zwrotu jest prowadzona przez pracownika ewidencja przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów następuje w kwocie wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów (uzależnionej od rodzaju pojazdu i pojemności silnika).
Ewidencja przebiegu pojazdu, powinna zawierać co najmniej:
W przypadku braku tej ewidencji wydatki z tytułu jazd lokalnych rozliczane według ilości faktycznie przejechanych kilometrów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów dla celów podatkowych (art. 23 ust. 5 updof oraz art. 16 ust. 5 updop). |
||||||||||||||||||||||||
| Zwrot pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych - zarówno w przypadku dokonywania tego zwrotu na podstawie przedstawionej ewidencji przebiegu pojazdu lub oświadczenia dotyczącego ryczałtu pieniężnego - odnoszony jest w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki, a dokładnie w ciężar konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub odpowiedniego konta w zespole 5. |
Ewidencja księgowa tego zwrotu powinna się jednak odbywać z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwoty wypłacane pracownikowi z tego tytułu - co do zasady - stanowią bowiem przychód tej osoby ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof.
Od podatku dochodowego ustawodawca zwolnił jedynie zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych - jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw, do wysokości określonej w art. 21 ust. 1 pkt 23b updof. Wspomniane zwolnienie od podatku dotyczy zatem w praktyce wyłącznie ryczałtów lub "kilometrówek" wypłacanych np. listonoszom lub pracownikom służby leśnej, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im bezpośrednio przepisy odrębnych ustaw.
Natomiast w przypadku innych pracowników wypłacony zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu do potrzeb służbowych w jazdach lokalnych nie korzysta ze zwolnienia od podatku. W konsekwencji stanowi on przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu dla potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych, do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów (tzn. do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo kilometrówki ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu), nie uwzględnia się natomiast w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to wprost z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.). W takim samym zakresie nie stanowi on również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, pracodawca - na podstawie zawartej umowy - wypłaca kwoty wyższe niż wynikające z rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów, to nadwyżkę wypłaconego świadczenia ponad ryczałt lub kilometrówkę powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS pracownika.
 |
Ewidencja przebiegu pojazdu dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl |
Ewidencja księgowa zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych może przebiegać zapisami:
| a) kwota należna pracownikowi do zwrotu: |
| - Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konto zespołu 5, - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", |
| b) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: |
| - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne", |
| c) zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych: |
| - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". |
Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu prywatnego do celów służbowych - zarówno na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, jak i w formie ryczałtu - może być wypłacony bezpośrednio w dniu rozliczenia tych kosztów lub wraz z wynagrodzeniem. W każdym z tych przypadków pracodawca dolicza kwotę ryczałtu, bądź kilometrówki do przychodów pracownika ze stosunku pracy uzyskanych w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobiera miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Przy czym, jeżeli wypłata ryczałtu (lub kilometrówki) oraz wynagrodzenia ma miejsce w różnych terminach, to w celu prawidłowego wyliczenia miesięcznych obciążeń podatkowych pracodawca każdą kolejną wypłatę rozlicza narastająco, to znaczy łącznie z wypłatami wcześniejszymi dokonanymi w tym samym miesiącu. Rozliczenie ostatniej wypłaty stanowi korektę wcześniejszych rozliczeń i wykazuje ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego.
Przykład
I. Założenia:
a) przyznany limit miesięczny wynosi: 700 km × 0,8358 zł = 585,06 zł,
b) łączna kwota zmniejszenia ryczałtu wynosi: 6 dni × 1/22 × 585,06 zł = 159,56 zł,
c) kwota ryczałtu za wrzesień 2017 r. wynosi: 585,06 zł - 159,56 zł = 425,50 zł.
a) podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (w zaokrągleniu do pełnych złotych): 425,50 zł - 111,25 zł = 314 zł,
b) pobrana zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych (w zaokrągleniu do pełnych złotych): (314 zł × 18%) - 46,33 zł = 10 zł,
c) do wypłaty: 425,50 zł - 10 zł = 415,50 zł.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. PK - kwota ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych | 425,50 zł | 40-6 | 23-4 |
| 2. PK - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych | 10,00 zł | 23-4 | 22 |
| 3. WB - zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych | 415,50 zł | 23-4 | 13-0 |
III. Księgowania:
Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Wysokość oraz sposób udokumentowania używania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych w ramach podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. W świetle § 3 ust. 3 tego rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Przy czym stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów. Jeśli zwrot kosztów zostanie dokonany w wyższych kwotach, to nadwyżka nie będzie stanowiła kosztów podatkowych. W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, zwrócone pracownikowi kwoty nie stanowią dla pracodawcy kosztów uzyskania przychodów.
| Koszty używania przez pracownika prywatnego samochodu podczas podróży służbowej (jeśli pracodawca wyraził na to zgodę), wylicza się na podstawie sporządzonej i przedstawionej do akceptacji przełożonemu ewidencji przebiegu pojazdu. |
Należności pracownika za przejazdy w podróżach służbowych stanowią przychód ze stosunku pracy, mogący jednak korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof. W oparciu o ten przepis, wolne od podatku dochodowego są bowiem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z przepisów, np. zwróci pracownikowi koszty przejazdu w wysokości wyższej niż limit kilometrówki, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Zwrócona pracownikowi kwota za używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej jest również wolna od składek ZUS, o ile nie przekracza stawki określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. W przypadku, gdy pracodawca - tytułem zwrotu kosztów przejazdu własnym samochodem - wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wyliczona na podstawie wskazanych przepisów, wtedy nadwyżkę ponad tę kwotę należy wliczyć pracownikowi do podstawy wymiaru składek ZUS i następnie oskładkować.
| W księgach rachunkowych koszty podróży służbowych (w tym zwrot pracownikowi kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej) ujmuje się jako koszty działalności operacyjnej najczęściej na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na odpowiednim koncie zespołu 5. |
Przypominamy, iż jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej. Jednostka może więc w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie analitycznym prowadzonym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub może wyodrębnić konto syntetyczne w ramach zespołu 4, np. konto 40-8 "Koszty podróży służbowych".
| ||||||||||||
|
||||||||||||
