Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Kaucja z tytułu najmu w księgach rachunkowych najemcy i wynajmującego
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Kaucja z tytułu najmu w księgach rachunkowych najemcy i wynajmującego

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (452) z dnia 20.10.2017
1. Ogólne zasady ewidencji księgowej i opodatkowania kaucji z tytułu najmu
Istota kaucji z tytułu najmu

Kaucja to kwota środków pieniężnych, której celem jest zabezpieczenie interesów jednej ze stron umowy. W przypadku umowy najmu kaucja jest gwarancją dotrzymania zobowiązania z tytułu zawarcia umowy najmu i stanowi odszkodowanie w razie jego niedopełnienia. Kaucja zabezpiecza interesy wynajmującego, który w przypadku, gdy najemca nie zwróci przedmiotu najmu lub go uszkodzi, zachowuje kaucję dla siebie na pokrycie wynikłych kosztów. Na mocy art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Umowa najmu lokalu powinna określać wysokość pobranej kaucji, jej zwrotny charakter, sposób i moment rozliczania kaucji w konkretnych sytuacjach lub też jej zwrot w przypadku niewykorzystania. W zależności od postanowień umowy kaucja może przykładowo:

  • podlegać zarachowaniu na poczet spłaty zobowiązania z tytułu opłaty za najem lokalu,
     
  • podlegać zwrotowi po wygaśnięciu umowy,
     
  • zostać zatrzymana jako odszkodowanie.
Ujęcie wpłaconej kaucji w księgach rachunkowych

W księgach rachunkowych wynajmującego i najemcy wpłaconą kaucję z uwagi na jej zwrotny charakter ujmuje się na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja). Ewidencja wpłaconej kaucji z tytułu najmu, w księgach najemcy, może przebiegać zapisem:

      - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Z kolei w księgach rachunkowych wynajmującego otrzymaną kaucję księguje się zapisem: Wn konto 13-0, Ma konto 24.

Rozliczenie kaucji lub ewentualny jej zwrot najemcy następuje po rozwiązaniu umowy najmu. Należy pamiętać, że jeżeli dla wynajmującego zawieranie umów najmu jest działalnością operacyjną, to opłaty z tytułu najmu u wynajmującego będą stanowiły przychody i ujmowane będą na koncie przychodów ze sprzedaży produktów (usług), tj. na koncie 70-0 "Sprzedaż produktów". Jeśli natomiast najem jest działalnością jednorazową, to opłaty z tytułu najmu ujmuje się jako pozostałe przychody operacyjne na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (zob. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości).

Kaucja z tytułu najmu a VAT

W myśl ustawy o VAT, otrzymanie przez podatnika kaucji z tytułu najmu nie podlega opodatkowaniu VAT. Podatnik nie ma obowiązku wykazywania kwoty otrzymanej kaucji w deklaracji VAT. Jeżeli jednak najemca i wynajmujący podejmą decyzję o zaliczeniu kaucji na poczet czynszu, to należy wówczas uznać, iż kaucja przekształciła się w tym momencie w zapłatę za świadczoną usługę najmu, która podlega opodatkowaniu VAT.

Zwracamy uwagę, iż w przypadku kaucji istotne znaczenie ma ustalenie czy nie ma ona charakteru odszkodowania. W sytuacji gdy wpłacona wcześniej kaucja zostaje zatrzymana, np. ze względu na zniszczenie przedmiotu najmu, uznać należy, że zmienia się charakter pobranej kaucji i staje się ona odszkodowaniem. Odszkodowania nie zostały wymienione w ustawie o VAT jako czynności opodatkowane. W konsekwencji również zatrzymanie kaucji tytułem odszkodowania, np. za zniszczenie przedmiotu najmu, nie wywołuje skutków w VAT.

Kaucja z tytułu najmu a podatek dochodowy

Co do zasady, kaucja wpłacona przez najemcę podlega zwrotowi, a zatem na moment pobrania nie stanowi ona przychodu podatkowego u wynajmującego ani kosztu podatkowego u najemcy. Zwrot kaucji w przypadku ustania najmu jest również neutralny podatkowo.

Konsekwencje podatkowe powstaną dopiero wówczas, gdy kaucja zostanie zatrzymana przez wynajmującego np. jako odszkodowanie z tytułu zniszczenia przedmiotu najmu. W takim przypadku u wynajmującego powstanie przychód podatkowy. Z kolei najemca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę kaucji jeśli udowodni, że zatrzymanie kaucji nie było konsekwencją jego niedbalstwa lub innych nieracjonalnych działań.


2. Zaliczenie kaucji na poczet odszkodowania z tytułu najmu

Kary i odszkodowania zalicza się w księgach rachunkowych do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. Tak wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości. Jeżeli zatem wynajmujący zatrzyma kaucję tytułem odszkodowania, to wartość tej kaucji zaliczy na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:

      - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
      - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Natomiast w księgach najemcy przepadek kaucji odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

      - Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Przykład

Przepadek kaucji w księgach najemcy

I. Założenia:

Przedsiębiorstwo "X" prowadziło działalność w wynajętym pomieszczeniu biurowym. Zdecydowało się jednak rozwiązać umowę najmu przed terminem zakończenia umowy. Ostatni czynsz w wysokości: 3.690 zł (w tym VAT: 690 zł) jednostka uregulowała za sierpień 2017 r. Wynajmujący, ze względu na przedterminowe rozwiązanie umowy, zatrzymał wpłaconą na początku umowy kaucję w kwocie: 7.380 zł. Najemca zaliczył zatrzymaną kaucję w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Ewidencję kosztów przedsiębiorstwo "X" prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FZ - usługa najmu pomieszczeń biurowych za sierpień 2017 r.:      
   a) wartość najmu w cenie zakupu 3.000 zł 30  
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 690 zł 22-1  
   c) wartość brutto zobowiązania 3.690 zł   21
   d) zaliczenie czynszu w ciężar kosztów działalności operacyjnej 3.000 zł 40-2 30
2. WB - uregulowanie zobowiązania 3.690 zł 21 13-0
3. PK - zaliczenie w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych zatrzymanej przez wynajmującego kaucji 7.380 zł 76-1 24

III. Księgowania:

Przepadek kaucji w księgach najemcy


3. Zwrot kaucji po zakończeniu umowy najmu

Po wygaśnięciu umowy kaucja może podlegać zwrotowi. Zwróconą kaucję na dzień jej otrzymania najemca księguje, zapisem:

      - Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

W księgach rachunkowych wynajmującego zwrot kaucji księguje się zapisem: Wn konto 24, Ma konto 13-0.

Przykład

Zwrot kaucji w księgach najemcy

I. Założenia:

Spółka wpłaciła kaucję z tytułu najmu magazynu w wysokości dwumiesięcznego czynszu w kwocie: 10.000 zł na poczet ewentualnych szkód powstałych podczas użytkowania obiektu. Kaucja podlega zwrotowi, jeżeli przekazanie magazynu odbędzie się bez zastrzeżeń. Po zakończeniu umowy najmu kaucja została najemcy zwrócona na rachunek bankowy zgodnie z zawartą umową najmu.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wpłata kaucji na rachunek wynajmującego 10.000 zł 24 13-0
2. WB - zwrot kaucji po zakończeniu umowy najmu 10.000 zł 13-0 24

III. Księgowania:

Zwrot kaucji w księgach najemcy


4. Zaliczenie kaucji na poczet czynszu

Strony umowy najmu mogą postanowić, że kaucję zaliczą na poczet czynszu. Wskazane jest wówczas przeksięgować ją na konto rozrachunków z tytułu dostaw i usług (konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 21 "Rozrachunki z dostawcami").

W przypadku podjęcia decyzji przez strony umowy o zaliczeniu kaucji na poczet czynszu, należy uznać, że kaucja przekształciła się w tym momencie w zapłatę za świadczoną usługę najmu, która podlega opodatkowaniu VAT.

Przykład

Zaliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach najemcy

I. Założenia:

Spółka "Y" zawarła umowę najmu lokalu biurowego. Kaucja z tytułu najmu w wysokości równowartości jednego czynszu wynosiła: 2.500 zł. Umowa była rozliczana miesięcznie, a termin płatności czynszu za dany miesiąc wyznaczono do 10 dnia miesiąca następnego. 30 września 2017 r. rozwiązano umowę najmu. W tym dniu najemca i wynajmujący ustalili, że wpłacona przez spółkę kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu za ostatni miesiąc obowiązywania umowy. Wynajmujący wystawił fakturę. Ewidencję kosztów spółka "Y" prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wpłata kaucji tytułem umowy najmu 2.500,00 zł 24 13-0
2. Faktura dokumentująca czynsz za ostatni miesiąc obowiązywania umowy:      
   a) wartość netto faktury 2.032,52 zł 30  
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 467,48 zł 22-1  
   c) wartość brutto faktury 2.500,00 zł   21
   d) zaliczenie wartości netto faktury w ciężar kosztów działalności operacyjnej 2.032,52 zł 40-2 30
3. PK - zaliczenie kaucji na poczet czynszu za ostatni miesiąc obowiązywania umowy 2.500,00 zł 21 24

III. Księgowania:

Zaliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach najemcy

Przykład

Zaliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach wynajmującego

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wpłata kaucji na poczet usługi najmu 2.500,00 zł 13-0 24
2. Faktura dokumentująca czynsz za ostatni miesiąc obowiązywania umowy:      
   a) wartość netto faktury 2.032,52 zł   70-0
   b) VAT należny 467,48 zł   22-2
   c) wartość brutto faktury 2.500,00 zł 20  
3. PK - przeksięgowanie kaucji na rozrachunki z odbiorcami 2.500,00 zł 24 20

III. Księgowania:

Zaliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach wynajmującego

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.