Istota kaucji z tytułu najmu |
Kaucja to kwota środków pieniężnych, której celem jest zabezpieczenie interesów jednej ze stron umowy. W przypadku umowy najmu kaucja jest gwarancją dotrzymania zobowiązania z tytułu zawarcia umowy najmu i stanowi odszkodowanie w razie jego niedopełnienia. Kaucja zabezpiecza interesy wynajmującego, który w przypadku, gdy najemca nie zwróci przedmiotu najmu lub go uszkodzi, zachowuje kaucję dla siebie na pokrycie wynikłych kosztów. Na mocy art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Umowa najmu lokalu powinna określać wysokość pobranej kaucji, jej zwrotny charakter, sposób i moment rozliczania kaucji w konkretnych sytuacjach lub też jej zwrot w przypadku niewykorzystania. W zależności od postanowień umowy kaucja może przykładowo:
Ujęcie wpłaconej kaucji w księgach rachunkowych |
W księgach rachunkowych wynajmującego i najemcy wpłaconą kaucję z uwagi na jej zwrotny charakter ujmuje się na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja). Ewidencja wpłaconej kaucji z tytułu najmu, w księgach najemcy, może przebiegać zapisem:
- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
Z kolei w księgach rachunkowych wynajmującego otrzymaną kaucję księguje się zapisem: Wn konto 13-0, Ma konto 24.
Rozliczenie kaucji lub ewentualny jej zwrot najemcy następuje po rozwiązaniu umowy najmu. Należy pamiętać, że jeżeli dla wynajmującego zawieranie umów najmu jest działalnością operacyjną, to opłaty z tytułu najmu u wynajmującego będą stanowiły przychody i ujmowane będą na koncie przychodów ze sprzedaży produktów (usług), tj. na koncie 70-0 "Sprzedaż produktów". Jeśli natomiast najem jest działalnością jednorazową, to opłaty z tytułu najmu ujmuje się jako pozostałe przychody operacyjne na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (zob. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości).
Kaucja z tytułu najmu a VAT |
W myśl ustawy o VAT, otrzymanie przez podatnika kaucji z tytułu najmu nie podlega opodatkowaniu VAT. Podatnik nie ma obowiązku wykazywania kwoty otrzymanej kaucji w deklaracji VAT. Jeżeli jednak najemca i wynajmujący podejmą decyzję o zaliczeniu kaucji na poczet czynszu, to należy wówczas uznać, iż kaucja przekształciła się w tym momencie w zapłatę za świadczoną usługę najmu, która podlega opodatkowaniu VAT.
Zwracamy uwagę, iż w przypadku kaucji istotne znaczenie ma ustalenie czy nie ma ona charakteru odszkodowania. W sytuacji gdy wpłacona wcześniej kaucja zostaje zatrzymana, np. ze względu na zniszczenie przedmiotu najmu, uznać należy, że zmienia się charakter pobranej kaucji i staje się ona odszkodowaniem. Odszkodowania nie zostały wymienione w ustawie o VAT jako czynności opodatkowane. W konsekwencji również zatrzymanie kaucji tytułem odszkodowania, np. za zniszczenie przedmiotu najmu, nie wywołuje skutków w VAT.
Kaucja z tytułu najmu a podatek dochodowy |
Co do zasady, kaucja wpłacona przez najemcę podlega zwrotowi, a zatem na moment pobrania nie stanowi ona przychodu podatkowego u wynajmującego ani kosztu podatkowego u najemcy. Zwrot kaucji w przypadku ustania najmu jest również neutralny podatkowo.
Konsekwencje podatkowe powstaną dopiero wówczas, gdy kaucja zostanie zatrzymana przez wynajmującego np. jako odszkodowanie z tytułu zniszczenia przedmiotu najmu. W takim przypadku u wynajmującego powstanie przychód podatkowy. Z kolei najemca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę kaucji jeśli udowodni, że zatrzymanie kaucji nie było konsekwencją jego niedbalstwa lub innych nieracjonalnych działań.
Kary i odszkodowania zalicza się w księgach rachunkowych do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. Tak wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości. Jeżeli zatem wynajmujący zatrzyma kaucję tytułem odszkodowania, to wartość tej kaucji zaliczy na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:
- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki", - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". |
Natomiast w księgach najemcy przepadek kaucji odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:
- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki". |
Przykład
Przepadek kaucji w księgach najemcy
I. Założenia:
Przedsiębiorstwo "X" prowadziło działalność w wynajętym pomieszczeniu biurowym. Zdecydowało się jednak rozwiązać umowę najmu przed terminem zakończenia umowy. Ostatni czynsz w wysokości: 3.690 zł (w tym VAT: 690 zł) jednostka uregulowała za sierpień 2017 r. Wynajmujący, ze względu na przedterminowe rozwiązanie umowy, zatrzymał wpłaconą na początku umowy kaucję w kwocie: 7.380 zł. Najemca zaliczył zatrzymaną kaucję w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Ewidencję kosztów przedsiębiorstwo "X" prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. FZ - usługa najmu pomieszczeń biurowych za sierpień 2017 r.: | |||
a) wartość najmu w cenie zakupu | 3.000 zł | 30 | |
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 690 zł | 22-1 | |
c) wartość brutto zobowiązania | 3.690 zł | 21 | |
d) zaliczenie czynszu w ciężar kosztów działalności operacyjnej | 3.000 zł | 40-2 | 30 |
2. WB - uregulowanie zobowiązania | 3.690 zł | 21 | 13-0 |
3. PK - zaliczenie w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych zatrzymanej przez wynajmującego kaucji | 7.380 zł | 76-1 | 24 |
III. Księgowania:
Po wygaśnięciu umowy kaucja może podlegać zwrotowi. Zwróconą kaucję na dzień jej otrzymania najemca księguje, zapisem:
- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący", - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki". |
W księgach rachunkowych wynajmującego zwrot kaucji księguje się zapisem: Wn konto 24, Ma konto 13-0.
Przykład
Zwrot kaucji w księgach najemcy
I. Założenia:
Spółka wpłaciła kaucję z tytułu najmu magazynu w wysokości dwumiesięcznego czynszu w kwocie: 10.000 zł na poczet ewentualnych szkód powstałych podczas użytkowania obiektu. Kaucja podlega zwrotowi, jeżeli przekazanie magazynu odbędzie się bez zastrzeżeń. Po zakończeniu umowy najmu kaucja została najemcy zwrócona na rachunek bankowy zgodnie z zawartą umową najmu.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - wpłata kaucji na rachunek wynajmującego | 10.000 zł | 24 | 13-0 |
2. WB - zwrot kaucji po zakończeniu umowy najmu | 10.000 zł | 13-0 | 24 |
III. Księgowania:
Strony umowy najmu mogą postanowić, że kaucję zaliczą na poczet czynszu. Wskazane jest wówczas przeksięgować ją na konto rozrachunków z tytułu dostaw i usług (konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 21 "Rozrachunki z dostawcami").
W przypadku podjęcia decyzji przez strony umowy o zaliczeniu kaucji na poczet czynszu, należy uznać, że kaucja przekształciła się w tym momencie w zapłatę za świadczoną usługę najmu, która podlega opodatkowaniu VAT.
Przykład
Zaliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach najemcy
I. Założenia:
Spółka "Y" zawarła umowę najmu lokalu biurowego. Kaucja z tytułu najmu w wysokości równowartości jednego czynszu wynosiła: 2.500 zł. Umowa była rozliczana miesięcznie, a termin płatności czynszu za dany miesiąc wyznaczono do 10 dnia miesiąca następnego. 30 września 2017 r. rozwiązano umowę najmu. W tym dniu najemca i wynajmujący ustalili, że wpłacona przez spółkę kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu za ostatni miesiąc obowiązywania umowy. Wynajmujący wystawił fakturę. Ewidencję kosztów spółka "Y" prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - wpłata kaucji tytułem umowy najmu | 2.500,00 zł | 24 | 13-0 |
2. Faktura dokumentująca czynsz za ostatni miesiąc obowiązywania umowy: | |||
a) wartość netto faktury | 2.032,52 zł | 30 | |
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 467,48 zł | 22-1 | |
c) wartość brutto faktury | 2.500,00 zł | 21 | |
d) zaliczenie wartości netto faktury w ciężar kosztów działalności operacyjnej | 2.032,52 zł | 40-2 | 30 |
3. PK - zaliczenie kaucji na poczet czynszu za ostatni miesiąc obowiązywania umowy | 2.500,00 zł | 21 | 24 |
III. Księgowania:
Przykład
Zaliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach wynajmującego
I. Założenia:
Na podstawie danych z poprzedniego przykładu.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - wpłata kaucji na poczet usługi najmu | 2.500,00 zł | 13-0 | 24 |
2. Faktura dokumentująca czynsz za ostatni miesiąc obowiązywania umowy: | |||
a) wartość netto faktury | 2.032,52 zł | 70-0 | |
b) VAT należny | 467,48 zł | 22-2 | |
c) wartość brutto faktury | 2.500,00 zł | 20 | |
3. PK - przeksięgowanie kaucji na rozrachunki z odbiorcami | 2.500,00 zł | 24 | 20 |
III. Księgowania:
|