Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości (lokali użytkowych). Na rzecz najemców wystawiam faktury dokumentujące usługę najmu i dodatkowo refaktury dotyczące kosztów mediów zużytych w poszczególnych lokalach (tj. energii elektrycznej, wody). W której kolumnie podatkowej księgi należy ujmować przychody z tytułu refakturowania kosztów mediów oraz koszty wynikające z faktur od dostawców mediów? Uzupełniająco dodam, że w podatkowej księdze koszty ewidencjonuję metodą kasową.
Uważamy, że przychody z refakturowania kosztów mediów należy wpisać w podatkowej księdze w kolumnie 8, a koszty zakupu mediów od dostawców - w kolumnie 13.
W praktyce gospodarczej mają miejsce sytuacje, gdy podatnik działając w imieniu własnym, nabywa usługi na rzecz osoby trzeciej, na którą następnie przenosi koszty tej usługi. Co istotne, owo przeniesienie kosztów jest dokonywane bez doliczania dodatkowych opłat i dokumentowane refakturą.
Refakturowanie często towarzyszy usługom najmu nieruchomości, gdy wynajmujący przenosi na najemców koszty mediów (np. opłaty za energię elektryczną, cieplną, wodę, itp.) dostarczanych do budynków czy lokali oddanych do korzystania. Dotyczy to również podatnika, który jak wynika z pytania, w związku z refakturowaniem kosztów mediów na najemców lokali ma wątpliwości, jak powinien wykazywać w podatkowej księdze koszty ponoszone na zakup mediów oraz przychody z ich refakturowania.
Refakturowanie kosztów usług uznawane jest za odsprzedaż usługi przez nabywcę, bez doliczania marży, na rzecz ostatecznego odbiorcy. Przyjmuje się bowiem, że w takim przypadku mamy do czynienia z wykonaniem przez refakturującego usługi innej niż usługa, której refakturowanie dotyczy. W rezultacie moment powstania przychodu z refakturowania usług w ramach działalności gospodarczej ustala się zgodnie z art. 14 ust. 1c lub 1e updof.
Z uregulowań pierwszego ze wskazanych przepisów wynika, że za datę powstania przychodu uważa się dzień wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Stosując tę zasadę, podatnik (wynajmujący) powinien ustalać przychód w dacie wystawienia refaktury (o ile wcześniej nie nastąpi zapłata), bez względu na to jakiego okresu dotyczy refaktura.
Strony umowy najmu mogą jednak postanowić, że media będą rozliczane w okresach rozliczeniowych. Wówczas stosując art. 14 ust. 1e updof, za datę powstania przychodu należy uznać ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. W takim przypadku wynajmujący powinien ustalać przychód na ostatni dzień ustalonego okresu rozliczeniowego.
Przychód z refakturowania kosztów mediów jest u podatnika przychodem z działalności gospodarczej, który podlega wpisaniu do podatkowej księgi. Przy jego ewidencji należy uwzględniać regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zwanym dalej rozporządzeniem.
Z ust. 7 i 8 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia wynika, że w podatkowej księdze wpisuje się:
W świetle tych regulacji zasadny jest wniosek, że kolumna 7 księgi jest przeznaczona do wpisywania przychodów z wykonania takich czynności, które stanowią istotę (przedmiot) działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika. W analizowanym przypadku chodzi o przychody z czynszu najmu osiągane w ramach działalności gospodarczej, której przedmiotem jest świadczenie usług najmu lokali użytkowych. Przy czym kwota czynszu nie obejmuje kosztów mediów zużywanych w tych lokalach. Przyjęty bowiem przez strony umowy najmu model rozliczeń wspomnianych kosztów zakłada ich refakturowanie na najemcę lokalu, co jednak nie oznacza, że dostawy mediów (energii elektrycznej, wody) stają się przez to przedmiotem jego działalności. Tym samym uważamy, że przychód z refakturowania kosztów mediów zwiększa u podatnika pozostałe przychody z działalności gospodarczej, do wykazania których w podatkowej księdze przeznaczona jest kolumna 8.
| Zwróć uwagę!
Przychód z tytułu refakturowania mediów na najemcę należy wykazać:
|
W rozumieniu art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty, niewymienione w art. 23 updof, ponoszone w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W świetle tej definicji nie jest kwestionowana możliwość zaliczenia przez wynajmującego do kosztów podatkowych wydatków dotyczących zakupu mediów dostarczanych do lokali oddanych do używania najemcom. Natomiast przez dłuższy czas sporne były poglądy dotyczące momentu, w którym koszty te powinny być uwzględniane w rachunku podatkowym.
Problem ten dotykał w szczególności podatników rozliczających koszty uzyskania przychodów metodą memoriałową, tj. na zasadach określonych w art. 22 ust. 5-5c updof, czyli zasadniczo prowadzących księgi rachunkowe, ale też rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w której koszty są ewidencjonowane tą metodą zgodnie z art. 22 ust. 6 updof. Wątpliwości wiązały się z oceną, czy koszty mediów stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami czy są to tzw. koszty pośrednie.
Ostatecznie przeważyła koncepcja, w myśl której wartość mediów refakturowanych na najemców stanowi u wynajmującego koszt bezpośrednio związany z przychodami uzyskanymi z refakturowania. W rezultacie więc wynajmujący mogą rozliczać koszty zakupu mediów do lokali oddanych do używania na moment wykazania przychodu z refaktury.
Z kolei w odniesieniu do przypadków, gdy wynajmujący prowadzą podatkowe księgi przychodów i rozchodów metodą uproszczoną, przyjmuje się, że koszty mediów, które są refakturowane na najemców, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (czyli w dacie wystawienia faktury przez dostawcę mediów), bez względu na to, jakiego okresu koszty te dotyczą. Wynika to z art. 22 ust. 4 i 6b updof.
Niezależnie od tego, którą metodę ewidencjonowania kosztów w podatkowej księdze stosuje podatnik, w naszej ocenie, koszty zakupu mediów dostarczanych do wynajmowanych przez niego lokali powinny być wpisywane w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Jak wynika bowiem z treści ust. 13 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, kolumna ta jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów, niewymienionych w art. 23 updof, innych niż koszty wymienione w kolumnach 10-12 księgi.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
