Archiwizowanie dokumentacji powstałej w czasie obowiązywania różnych rygorów jej przechowywania

Z pracownikiem nawiązano stosunek pracy na okres od 26 kwietnia 2018 r. do 31 stycznia 2019 r. Jego zatrudnienie było kontynuowane bez dnia przerwy od 1 lutego 2019 r. do 31 stycznia 2020 r., a następnie ponownie podpisano z nim umowę o pracę od 1 lutego 2020 r. na czas nieokreślony. Czy akta pracownika z każdej z wymienionych umów można połączyć? Jak długo należy je przechowywać?

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r. (tj. dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych... - Dz. U. poz. 357, dalej zwaną ustawą zmieniającą), co do zasady wynosi 50 lat. Przy czym może zostać on skrócony, jeżeli:

• do nawiązania stosunku pracy doszło po 31 grudnia 1998 r.,
   
• zatrudniający złoży za niego raport informacyjny ZUS RIA (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy zmieniającej).

W stosunku do dokumentacji pracowniczej pracownika, z którym nawiązano stosunek pracy w roku 2019 lub później, należy stosować 10-letni okres przechowywania.

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy zawartym przed 2019 r., nawet jeżeli trwał w tym roku, podlega "staremu" rygorowi archiwizacji. Dlatego też dokumentację pracowniczą dla nowego stosunku pracy, zawartego w 2019 r. lub później, pomimo że po rozwiązaniu poprzedniej umowy był kontynuowany, należy przechowywać oddzielnie i stosować odrębne zasady. Od reguły tej przewidziano wyjątek. Zgodnie bowiem z art. 9 ustawy zmieniającej, w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia jej w życie, można kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji (według zasad wskazanych w art. 94⁵ K.p.), jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny ZUS RIA.

Pracodawca, który zamierza złożyć raporty informacyjne, najpierw przekazuje do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - druk ZUS OSW. Taki pracodawca musi mieć na uwadze, że raporty informacyjne składa nie tylko za pracowników, ale też za osoby ubezpieczone wykonujące umowę agencyjną, umowę zlecenia lub inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, dalej zwane zleceniobiorcami. Jak wynika z wyjaśnień ZUS, raport ZUS RIA składa się za pracowników (zleceniobiorców) zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy:

• po 31 grudnia 1998 r. i wyrejestrowanych do 31 grudnia 2018 r. oraz
   
• po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., które są wyrejestrowywane na bieżąco.

Zgodnie z art. 41b ustawy o sus, płatnik składek przekazuje za pracownika raport informacyjny ZUS RIA:

• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych - w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
   
• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.

Jeżeli pracownik jest zatrudniany na kolejne okresy, bez dnia przerwy, to wyrejestrowania go z ubezpieczeń można dokonać dopiero po definitywnym zakończeniu zatrudnienia. Czytelnik będzie więc miał dwie odrębne grupy dokumentów i każda będzie podlegała innemu rygorowi przechowywania.

Pracownik został zatrudniony na czas określony od 1 grudnia 2018 r. do 31 stycznia 2019 r., a następnie podpisał kolejną umowę, która obowiązywała od 1 lutego 2019 r. do 31 grudnia 2020 r. Skompletowaną dokumentację z pierwszego okresu zatrudnienia pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat (zakładając, że w przyszłości nie złoży za niego raportu ZUS RIA), natomiast tę, zgromadzoną w drugim okresie zatrudnienia, przez 10 lat.

Zwracamy uwagę! Niektórzy autorzy dopuszczają stosowanie jednej teczki, podzielonej przekładkami, pomimo formalnego prowadzenia dwóch kompletów akt, zwłaszcza, że sankcja w postaci grzywny została przewidziana jedynie za:

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, 
   
• przechowywanie dokumentacji przez niewłaściwy okres, 
   
• pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 pkt 6-7 K.p.).

Prawidłowość takiego postępowania nie była dotąd oceniana przez sąd.