Zwolnienie ze składek kilometrówki albo ryczałtu

Pracownik może otrzymać od pracodawcy zwrot kosztów używania na potrzeby firmowe w jazdach lokalnych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy. Zwrot ten może być dokonany w formie miesięcznego ryczałtu lub tzw. kilometrówki. Zarówno ryczałt, jak i kilometrówka - jeśli mieści się w odpowiednich limitach - może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS. Jeżeli strony stosunku pracy zdecydują się na zwrot kosztów np. w formie ryczałtu, to w razie gdy pracodawca dokona dodatkowego zwrotu w formie kilometrówki, będzie musiał naliczyć od niej składki ubezpieczeniowe.

Zwolnienie z oskładkowania

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników wyłączony jest zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Trzeba jednak pamiętać, że zwolnienie z oskładkowania funkcjonuje tylko do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
   
• która nie przekracza kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Takie zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Odrębnymi przepisami, o których mowa, jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury, regulujące kwestie związane ze zwrotem kosztów używania do celów służbowych m.in. samochodów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). W przypadku kilometrówki przebieg pojazdu powinien być udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu. Pracownik powinien ją prowadzić według zasad określonych w przepisach o pdof.

Dla zwolnienia z oskładkowania ryczałtu samochodowego lub kilometrówki nie ma znaczenia, czy pracownik używał w celach służbowych pojazdu własnego, czy użyczonego.

Ryczałt lub kilometrówka

Wybór sposobu zwracanych pracownikowi kosztów używania przez niego w jazdach lokalnych własnego pojazdu leży w gestii pracodawcy.

Decydując się na zwrot pracownikowi poniesionych kosztów pojazdu dla firmowych potrzeb w formie tzw. kilometrówki, będzie tego dokonywał na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu. Jeżeli kwota zwrotu zostanie ustalona przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (patrz tabela), wówczas nie będzie ona podlegała oskładkowaniu.

Z kolei miesięczny ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość tego limitu ustala pracodawca, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może przekroczyć:

• 300 km w gminie (mieście) liczącej do 100 tys. mieszkańców,
   
• 500 km w gminie (mieście) liczącej ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
   
• 700 km w gminie (mieście) liczącej ponad 500 tys. mieszkańców.

Może on być podwyższony tylko w ściśle określonych przypadkach (np. dla pojazdów używanych do celów służbowych w służbie leśnej, w służbie parków narodowych).

Wartość wypłaconego ryczałtu nie będzie stanowiła podstawy do naliczenia składek ZUS tylko w przypadku gdy zostanie ustalona według wymienionych stawek, wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Tylko jedna forma korzysta ze zwolnienia

Konstrukcja przepisu § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego przyznaje uprawnienie do zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych zwracanych pracownikowi kosztów używania przez niego w służbowych jazdach lokalnych pojazdów niebędących własnością pracodawcy, ale tylko do limitów ściśle określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury oraz w oparciu o jedną z form zwrotu tych kosztów. Forma ta powinna być ustalona przez pracodawcę i pracownika w umowie cywilnoprawnej (czyli albo miesięczny ryczałt, albo kilometrówka).

Nie odniesie zatem żadnego skutku w zakresie zwolnienia z obowiązku opłacania składek ubezpieczeniowych dodatkowa umowa cywilnoprawna zawarta z pracownikiem, przyznająca mu zwrot kosztów używania prywatnego auta w jazdach lokalnych do celów służbowych wypłacany w innej formie aniżeli w pierwszej umowie.

Tak stwierdził ZUS Oddział w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z dnia 12 kwietnia 2013 r., znak: DI/100000/ 451/227/2013, wydanej na wniosek pracodawcy, którego pracownicy świadczyli pracę na terenie trzech gmin. Wykorzystywali do tego prywatne samochody, zgodnie z zawartymi umowami na korzystanie z nich do celów służbowych w jazdach lokalnych. Każdy z pracowników miał przyznany ryczałt na teren tylko jednej gminy, w wysokości 300 km. Ponieważ kwota tego ryczałtu została ustalona według stawek wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury, nie stanowiła podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych. Pracodawca jednak, oprócz wypłacanego ryczałtu, planował wprowadzić dodatkowe rozliczenie pozostałych kilometrów przejechanych na terenie pozostałych dwóch gmin, w formie kilometrówek, w ramach tzw. jazd lokalnych. Jego zdaniem, kwoty przypadające na jednego pracownika wynikające z zawartych dodatkowo umów zarówno na ryczałt pieniężny ograniczony ilością kilometrów, jak i tzw. kilometrówka na nieograniczoną ilość kilometrów, zgodnie z rozporządzeniem składkowym, nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Organ rentowy nie zgodził się jednak ze stanowiskiem pracodawcy. Stwierdził, że w takim przypadku zwolnienie ze składek przysługuje tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości tzw. kilometrówki. Rozporządzenie składkowe nie przewiduje wyłączenia z podstawy wymiaru składek obu wypłaconych kwot. Od nadwyżki ponad obowiązujące w tym zakresie limity należy wobec tego naliczyć składki (społeczne i zdrowotną).