Zamierzamy przeprowadzić gruntowny remont budynku magazynowego. Jak ująć w księgach nakłady poniesione na taki remont?
Istota remontu i ewidencja kosztów z nim związanych |
Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji remontu środka trwałego. Definicję remontu zawiera natomiast art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.), w świetle którego, przez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.
Celem remontu jest więc odtworzenie początkowego stanu technicznego i użytkowego danego składnika majątkowego, utraconego na skutek upływu czasu i eksploatacji. Remont nie powoduje zmiany charakteru i funkcji remontowanego obiektu, lecz umożliwia wykorzystywanie go zgodnie z jego gospodarczym przeznaczeniem i następuje w trakcie jego eksploatacji. Przy remoncie mogą być ponadto stosowane inne materiały niż użyto pierwotnie, odpowiadające aktualnym standardom technologicznym.
Koszty remontu - co do zasady - odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki w momencie ich poniesienia (poprzez ujęcie ich na odpowiednich kontach w zespole 4 i 5). Nie zwiększają one wartości początkowej środka trwałego. W księgach rachunkowych można je ująć zapisem:
|
Co istotne, w sytuacji gdy remont środka trwałego jest wykonywany przez jednostkę we własnym zakresie, ujęciu w księgach rachunkowych podlegają wszystkie koszty poniesione na ten remont, w tym m.in. zużyte materiały, wynagrodzenia pracowników wykonujących prace remontowe, narzuty na te wynagrodzenia w części obciążającej pracodawcę oraz inne koszty.
Przykład
I. Założenia:
Jednostka przeprowadziła we własnym zakresie remont budynku magazynowego polegający na odmalowaniu ścian. Koszty remontu wyniosły łącznie: 5.715 zł i obejmowały wydatki na zużyte materiały przekazane bezpośrednio z zakupu (2.700 zł netto) oraz skalkulowane koszty wynagrodzeń pracowników (2.500 zł brutto) wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez pracodawcę (kwota umowna: 515 zł). Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. FZ - faktura dokumentująca zakup materiałów do remontu: | |||
a) wartość netto | 2.700 zł | 40-1 | 30 |
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 621 zł | 22-1 | 30 |
c) wartość brutto (zobowiązanie ogółem) | 3.321 zł | 30 | 21 |
2. Lista płac (fragment) - skalkulowane koszty wynagrodzeń ze składkami ZUS finansowanymi przez pracodawcę: | |||
a) wynagrodzenia brutto | 2.500 zł | 40-4 | 23-0 |
b) składki ZUS | 515 zł | 40-5 | 22 |
III. Księgowania:
Rozliczanie w czasie istotnych kosztów remontu |
W przypadku gdy kwota wydatków poniesionych na remont środka trwałego stanowi wartość istotną, a jej jednorazowe ujęcie zniekształciłoby wynik finansowy danego okresu sprawozdawczego, to kierownik jednostki może podjąć decyzję o rozliczaniu tych kosztów w czasie za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". |
Można aktywować koszty remontów, których korzyści są odczuwalne również w następnych latach obrotowych. W szczególności może to dotyczyć kosztów remontów kapitalnych, które z reguły są znaczne kwotowo i które przeprowadzane są co kilka lat.
Nie rozlicza się w czasie bieżących remontów, które są konsekwencją eksploatacji środków trwałych, a koszt tych remontów z roku na rok jest zbliżony.
W przypadku prowadzenia rachunku kosztów na kontach zespołu 4 i 5, ewidencja księgowa nakładów związanych z remontem środka trwałego, jeżeli decyzją jednostki będzie on rozliczany w czasie, może przebiegać następująco:
1) wartość nakładów poniesionych na remont środka trwałego na podstawie dowodów źródłowych: |
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów", - Ma różne konta zespołu 1, 2 lub 3, |
2) PK - przeniesienie kosztów remontu do rozliczenia w czasie: |
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów", |
3) PK - odpis kosztów remontu w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy: |
- Wn konto zespołu 5, - Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". |
Kierownik jednostki, podejmując decyzję o aktywowaniu kosztów remontu, powinien zachować ostrożność i nie wydłużać nadmiernie czasu ich odpisywania. Przyjmuje się, że okres rozliczania kosztów remontów nie powinien przekroczyć 3-5 lat i powinien odpowiadać cyklowi remontów.
Przykład
I. Założenia:
Jednostka zleciła firmie zewnętrznej przeprowadzenie generalnego remontu budynku biurowego. Koszty remontu wyniosły na podstawie otrzymanej faktury: 26.568 zł brutto (w tym VAT: 4.968 zł). Dla jednostki jest to kwota istotna, w związku z czym kierownik jednostki podjął decyzję o rozliczaniu kosztów tego remontu w czasie - przez 3 lata. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. FZ - faktura za usługę remontową: | |||
a) wartość brutto (zobowiązanie ogółem) | 26.568 zł | 30 | 21 |
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 4.968 zł | 22-1 | 30 |
c) wartość netto usługi: 26.568 zł - 4.968 zł = | 21.600 zł | 40-2 | 30 |
2. PK - przeniesienie kosztów remontu do rozliczenia w czasie | 21.600 zł | 64-0 | 49 |
3. PK - odpis kosztów remontu w części przypadającej na dany miesiąc: (21.600 zł : 3 lata) : 12 m-cy = | 600 zł | 55 | 64-0 |
III. Księgowania:
Remont środka trwałego przed przyjęciem go do używania |
Koszty remontu środka trwałego poniesione przez jednostkę przed oddaniem tego środka do używania - jako związane z przystosowaniem środka trwałego do stanu zdatnego do używania - zwiększą jego wartość początkową, stanowiącą podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych. |
Kosztów takiego remontu nie należy więc zaliczać bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej (będą one odnoszone w ciężar tych kosztów stopniowo, poprzez odpisy amortyzacyjne). Początkowo wskazane jest ująć je na koncie 08 "Środki trwałe w budowie", z którego po przyjęciu remontowanego składnika majątku do używania zostaną przeksięgowane na konto 01 "Środki trwałe".
Należy przy tym podkreślić, iż w przypadku przeprowadzania remontu środka trwałego przed przyjęciem go do używania we własnym zakresie, w jednostkach sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat wskazane będzie niektóre koszty, takie jak np. wynagrodzenia własnych pracowników wraz z narzutami oraz inne koszty ujęte wstępnie na kontach zespołu 4, zaksięgować na koncie 08 za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych - na podstawie rozdzielnika kosztów lub innego dowodu wewnętrznego sporządzonego przez jednostkę. Koszty w takim przypadku wychodzą bowiem z tzw. kręgu kosztów.
Przykład
I. Założenia:
Jednostka nabyła środek trwały, który przed przyjęciem do używania wymagał przeprowadzenia remontu. Koszty tego remontu na podstawie otrzymanej faktury wyniosły: 3.813 zł brutto (w tym VAT: 713 zł).
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. FZ - faktura za wykonanie remontu: | |||
a) wartość brutto (zobowiązanie ogółem) | 3.813 zł | 30 | 24 |
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 713 zł | 22-1 | 30 |
c) wartość netto usługi: 3.813 zł - 713 zł = | 3.100 zł | 08 | 30 |
III. Księgowania:
|