Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Dofinansowanie do wyjazdów dzieci pracowników na "zieloną szkołę"
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Dofinansowanie do wyjazdów dzieci pracowników na "zieloną szkołę"

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 11 (443) z dnia 1.06.2017
1. Zasady przyznawania dopłat do wypoczynku dzieci pracowników
Jeżeli pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), to dopłaty do wyjazdu dzieci pracowników w ramach "zielonej szkoły" mogą być przyznane ze środków tego funduszu. Jest on bowiem przeznaczony m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, w szczególności pracowników i ich rodzin.

Za działalność socjalną - stosownie do art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.) - uważa się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Do różnych form wypoczynku zalicza się na ogół wyjazdy urlopowe pracowników czy tzw. wczasy pod gruszą, a w odniesieniu do dzieci pracowników i innych osób uprawnionych, przez wypoczynek w większości przypadków rozumie się wyjazdy zorganizowane w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, a także wyjazdy organizowane w ramach "zielonej szkoły". Chociaż "zielone szkoły" są organizowane w sposób nieco odmienny niż klasyczne kolonie czy wyjazdy turystyczne (wypoczynek i rekreacja są w nich połączone z nauką), jednak nie odbiera to im charakteru wypoczynkowego i mogą zostać sfinansowane z ZFŚS.

Uwaga: Możliwość i warunki dofinansowania różnych form wypoczynku dzieci, w tym wyjazdów na "zieloną szkołę", powinien określać regulamin ZFŚS. Poniesienie przez pracowników wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka musi być potwierdzone stosownym dokumentem (fakturą, rachunkiem, dowodem wpłaty itp.). Co istotne, wysokość dopłat do "zielonej szkoły" finansowanych z ZFŚS musi też uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników.

W sytuacji gdy pracodawca nie tworzy ZFŚS, może przyznać dopłaty do wypoczynku małoletnich dzieci pracowników zorganizowanego w formie "zielonej szkoły", finansując to świadczenie ze środków obrotowych. W takim przypadku nie jest konieczne różnicowanie wielkości pomocy w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników.

2. Opodatkowanie i oskładkowanie dofinansowania do "zielonej szkoły" dziecka pracownika

Każde świadczenie uzyskane od pracodawcy stanowi generalnie dla otrzymującego je pracownika przychód ze stosunku pracy. Zasadniczo przychody takie podlegają opodatkowaniu i wyłącznie w ściśle określonych przypadkach mogą korzystać ze zwolnienia od podatku. Jedno z takich zwolnień ustawodawca zawarł w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. W świetle tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

  • z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
     
  • z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Kwota dofinansowania jest więc zwolniona z podatku dochodowego, gdy zostały spełnione łącznie następujące warunki:

  • wiek dziecka nie przekracza 18 lat,
     
  • wypoczynek ma formę zorganizowaną,
     
  • organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
     
  • poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka zostało potwierdzone stosownym dowodem. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka do lat 18. Oznacza to, że za dowód poniesienia wydatku należy przyjąć każdy dokument, z którego wynikają dane organizatora, forma wypoczynku, dane dziecka korzystającego z wypoczynku, dane osoby dokonującej zapłaty, kwota i data dokonania zapłaty. Dowodami takimi mogą być np.: faktura, rachunek, dowód wpłaty KP, przelew bankowy, czy przekaz pocztowy.

Jeśli natomiast chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, to dofinansowanie wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.) oraz z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1793 ze zm.).

Wskazniki i stawki Wysokość składek na ubezpieczenia
podajemy w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl
w zakładce Składki ZUS

Natomiast od wartości dofinansowania udzielonego ze środków obrotowych pracodawca nalicza pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Uwaga: W związku z tym, że dopłata do wypoczynku dziecka pracownika finansowana ze środków obrotowych jest oskładkowana i może być zwolniona z opodatkowania (jeśli spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b updof), to przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca powinien pamiętać, że:

    • nie podlegają odliczeniu od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę wymiaru stanowi przychód (dochód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b updof),
       
    • podatek nie podlega obniżeniu o kwotę pobranej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne obliczonej od podstawy, którą stanowi przychód (dochód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b updof).

3. Dopłaty do "zielonej szkoły" w księgach rachunkowych w zależności od źródeł ich finansowania

3.1. Dofinansowanie wypłacone ze środków ZFŚS

Zapisy księgowe związane z przyznaniem i wypłatą dofinansowania do wypoczynku dzieci pracowników zorganizowanego w formie "zielonej szkoły" zależą od tego czy dofinansowanie to zostało udzielone (wypłacone) ze środków ZFŚS, czy ze środków obrotowych pracodawcy.

Jeśli pracodawca dofinansowuje wypoczynek małoletnich dzieci pracowników (w tym zorganizowany w formie "zielonej szkoły") ze środków ZFŚS, to ewidencja tego świadczenia przebiegać powinna za pośrednictwem konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".

Udzielenie i wypłatę takiego dofinansowania można zaksięgować zapisem:

   1) przyznanie dofinansowania przez pracodawcę:
      - Wn konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
   2) wypłata świadczenia:
      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący", 10 "Kasa"
         lub 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS".

Jeżeli dofinansowanie zostało wypłacone z rachunku bieżącego lub kasy jednostki, to refundacja środków z rachunku ZFŚS przebiega zapisem:

      - Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
      - Ma konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS".

Przykład

I. Założenia:

  1. Pracownik przedłożył pracodawcy rachunek na kwotę: 600 zł za pobyt swojego 11-letniego dziecka na "zielonej szkole" . Wyjazd zorganizowany został przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 50% wartości poniesionych na ten wyjazd kosztów, tj. kwota: 600 zł × 50% = 300 zł.
     
  2. Dofinansowanie wypoczynku w formie "zielonej szkoły" małoletnich dzieci ze środków ZFŚS nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, dlatego też pracodawca wypłacił pracownikowi całą kwotę dofinansowania, czyli: 300 zł.
     
  3. Jednostka dokonała przelewu na konto pracownika z bieżącego rachunku firmowego, refundując następnie tę kwotę z rachunku bankowego ZFŚS.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - przyznanie dofinansowania pracownikowi 300 zł 85-0 23-4
2. WB - przelew dofinansowania na rachunek pracownika 300 zł 23-4 13-0
3. WB - refundacja środków pieniężnych z rachunku ZFŚS 300 zł 13-0 13-5/0

III. Księgowania:

Dofinansowanie wypłacone ze środków ZFŚS

3.2. Dofinansowanie wypłacone ze środków obrotowych pracodawcy


W przypadku dofinansowania do "zielonej szkoły" wypłacanego ze środków obrotowych pracodawcy, jego wartość księguje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Przy czym, w związku z tym, iż dofinansowanie wypoczynku ma charakter świadczenia na rzecz pracowników, ujmuje się je na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5, w zależności od przyjętych przez jednostkę zasad ewidencji kosztów.

Ewidencja księgowa przyznania i wypłaty dofinansowania może przebiegać następująco:

   1) przyznanie dofinansowania przez pracodawcę:
      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społecznie i inne świadczenia"
         lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         lub 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
   2) potrącenie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie
        zdrowotne obciążających pracownika:
      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         lub 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne",
   3) potrącenie podatku dochodowego od osób fizycznych
       (od kwoty dofinansowania ponad limit wynoszący 760 zł):
      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         lub 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne",
   4) wypłata dofinansowania po potrąceniu składek na ubezpieczenia
        społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy:
      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         lub 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Przykład

I. Założenia:

  1. Pracodawca nie tworzy ZFŚS, ale dofinansowuje ze środków obrotowych zorganizowany wypoczynek w formie "zielonych szkół" dla dzieci swoich pracowników, które nie ukończyły 18 roku życia, do wysokości: 760 zł rocznie.
     
  2. Jednemu z pracowników spółka wypłaciła ze środków obrotowych dofinansowanie do "zielonej szkoły" jego dziecka w wysokości: 400 zł. Wyjazd zorganizowany został przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.
     
  3. Wypłacone dofinansowanie jest zwolnione z podatku dochodowego, ale podlega składkom ZUS. Wypłaty dokonano wraz z wynagrodzeniem za pracę.
     
  4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.
     
  5. Obciążenia składkowo-podatkowe pracownika, któremu wypłacono dofinansowanie, prezentowały się następująco:
Wiersz Wyszczególnienie Kwota
w złotych
1. Wynagrodzenie za pracę 2.600,00
2. Dofinansowanie ze środków obrotowych do obozu dziecka 400,00
3. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: (wiersz 1 + wiersz 2) 3.000,00
4. Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika: (wiersz 3 × 13,71%) 411,30
5. Składki na ubezpieczenia społeczne do odliczenia od dochodu: (wiersz 1 × 13,71%) 356,46
6. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: (wiersz 3 - wiersz 4) 2.588,70
7. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (wiersz 6 × 9%) 232,98
8. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku: (wiersz 1 - wiersz 5) × 7,75% 173,87
9. Koszty uzyskania przychodu 111,25
10. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu: wiersz 1 - (wiersz 9 + wiersz 5) 2.132,00
11. Zaliczka na podatek: (wiersz 10 × 18%) - 46,33 zł 337,43
12. Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu: (wiersz 11 - wiersz 8) 164,00
13. Do wypłaty: wiersz 3 - (wiersz 4 + wiersz 7 + wiersz 12) 2.191,72
14. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (podstawa: 3.000 zł):  
  a) składki rentowa i emerytalna: 3.000 zł × 16,26% =  487,80
  b) składka wypadkowa: 3.000 zł × 1,80% =  54,00
  c) składka na FP i FGŚP: 3.000 zł × 2,55% =  76,50

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - lista płac:      
   a) wynagrodzenie brutto 2.600,00 zł 40-4 23-0
   b) dofinansowanie do "zielonej szkoły" dziecka pracownika 400,00 zł 40-5 23-0
   c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 164,00 zł 23-0 22
   d) składki ZUS finansowane przez pracownika: 411,30 zł + 232,98 zł =  644,28 zł 23-0 22
   e) składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 487,80 zł + 54,00 zł + 76,50 zł =  618,30 zł 40-5 22
2. WB - wypłata wynagrodzenia 2.191,72 zł 23-0 13-0

III. Księgowania:

Dofinansowanie wypłacone ze środków obrotowych pracodawcy

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60