Wyszukaj

Jak szukać?»

2 maja 2017 r. (wtorek) mija termin złożenia do US zeznań: PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 oraz oświadczenia PIT-OP za 2016 r.
Zamknij
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Ubezpieczenie grupowe pracowników częściowo finansowane przez pracodawcę
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Ubezpieczenie grupowe pracowników częściowo finansowane przez pracodawcę

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 5 (437) z dnia 1.03.2017

Firma zawarła umowę grupowego ubezpieczenia pracowników. Koszty ubezpieczenia częściowo obciążają pracowników, tj. są potrącane z wynagrodzeń miesięcznych. Pozostałe koszty pokrywa pracodawca. Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa opisanego zdarzenia?

Ubezpieczenie grupowe może być finansowane zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. Jeżeli składki finansowane są w części przez pracodawcę, wtedy zazwyczaj ta część ubezpieczenia podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wysokość tej składki stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Wskazniki i stawki Składki na ubezpieczenia
dla przedsiębiorców dostępne są
w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Powstanie po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy, w związku z opłacaniem przez pracodawcę części składki na ubezpieczenie grupowe, uzależnione jest od tego, kto jest uprawniony do otrzymania świadczenia z umowy ubezpieczenia. Jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia jest pracownik, to ta część składki stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten powstaje w dacie zapłaty składki ubezpieczeniowej, a pracodawca ma obowiązek doliczyć go do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Kwota składek zapłaconych przez zakład pracy wchodzi również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. W sytuacji gdy uprawnionym do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy ubezpieczenia jest pracodawca, opłacana przez zakład pracy część składki na ubezpieczenie grupowe nie będzie stanowiła dla pracownika przychodu ze stosunku pracy i w konsekwencji nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Ta część składki nie będzie także wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne.

1. Koszty z tytułu ubezpieczenia grupowego pracowników poniesione przez pracodawcę - ewidencja księgowa
Wartość składek na ubezpieczenie grupowe pracowników w części opłacanej przez pracodawcę, stanowi dla pracodawcy koszt podstawowej działalności operacyjnej. Ewidencja księgowa tych składek zależeć będzie od tego, czy są one opłacane jednorazowo, np. za cały rok z góry, czy też płacone są co miesiąc.

Jeżeli składka na ubezpieczenie grupowe pracowników opłacana przez pracodawcę zostanie zapłacona jednorazowo (z góry), to jej koszt wskazane jest rozliczyć w czasie, na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl bowiem tego przepisu, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 koszt ubezpieczenia wynikający z umowy (polisy) ujmuje się w pełnej kwocie w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:

      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
        (w analityce: Konto firmy ubezpieczeniowej).

Następnie koszty do rozliczenia w czasie przenosi się na konto przeznaczone do ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:

      - Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Miesięczny odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca ujmuje się zapisem:

      - Wn konto zespołu 5,
      - Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Należy pamiętać, że w przypadku gdy kwota opłaconej z góry składki na ubezpieczenie grupowe pracowników nie jest kwotą istotną, to jednostka może - w myśl art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - zastosować uproszczenie i odnieść całą kwotę w ciężar kosztów bilansowych jednorazowo, w dacie zawarcia polisy ubezpieczeniowej.

Jeżeli składki na ubezpieczenie grupowe pracowników będą opłacane co miesiąc, kwota tych składek odnoszona będzie w koszty z chwilą ich zapłaty. Zarachowanie w ciężar kosztów kwoty opłaconej składki odbywać się będzie wówczas zapisem:

      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący"
oraz równolegle:
      - Wn konto zespołu 5,
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli z umowy (polisy) ubezpieczeniowej wynika, że uprawnionym do otrzymania świadczenia z tytułu ubezpieczenia jest pracownik, to składki na ubezpieczenie grupowe pracownika zapłacone przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS księguje się razem z wynagrodzeniem na podstawie listy płac. Ewidencja ta przebiega zapisem:

   1) zaliczka na podatek dochodowy:
      - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku
         dochodowego od osób fizycznych),
   2) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne
        finansowane przez pracownika:
      - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z ZUS),
   3) składki ZUS finansowane przez pracodawcę:
      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
      - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
         (w analityce: Rozrachunki z ZUS)

oraz równolegle: Wn konto zespołu 5, Ma konto 49.

Przykład

Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponosi pracodawca

I. Założenia:

  1. Spółka finansuje ubezpieczenie grupowe dla wszystkich pracowników i opłaca miesięczną składkę w wysokości: 3.800 zł. Uprawnionymi do uzyskania świadczeń z tytułu ubezpieczenia zgodnie z umową są pracownicy.
     
  2. W danym miesiącu pracownikowi "A" do miesięcznego wynagrodzenia w kwocie: 2.900 zł doliczono wartość finansowanej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie grupowe w wysokości: 38 zł. Od łącznej kwoty wynagrodzenia i składki ubezpieczenia grupowego naliczono i odprowadzono zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS.
     
  3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.
     
  4. Naliczenie składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na przykładzie pracownika "A" przedstawia poniższa tabela.
Wiersz Wyszczególnienie Kwota
1. Wynagrodzenie zasadnicze 2.900,00 zł
2. Składka na ubezpieczenie grupowe opłacona przez pracodawcę 38,00 zł
3. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (wiersz 1 + wiersz 2) 2.938,00 zł
4. Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 × 13,71%) 402,80 zł
5. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 - wiersz 4) 2.535,20 zł
6. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 × 9%) 228,17 zł
7. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 × 7,75%) 196,48 zł
8. Koszty uzyskania przychodów 111,25 zł
9. Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 8 - wiersz 4) 2.424,00 zł
10. Zaliczka na podatek dochodowy (wiersz 9 × 18%) - 46,33 zł 389,99 zł
11. Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu (wiersz 10 - wiersz 7) 194,00 zł
12. Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11) 2.075,03 zł
13. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (podstawa: 2.938,00 zł): 605,52 zł
  a) składka rentowa i emerytalna: 2.938,00 zł × 16,26% = 477,72 zł  
  b) składka wypadkowa: 2.938,00 zł × 1,80% = 52,88 zł  
  c) składka na FP i FGŚP: 2.938,00 zł × 2,55% = 74,92 zł  

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - uregulowanie składki na ubezpieczenie grupowe pracowników (łącznie za wszystkich pracowników) 3.800,00 zł 40-5 13-0
2. LP - rozliczenie składkowo - podatkowe wynagrodzenia pracownika "A" z uwzględnieniem składki na ubezpieczenie grupowe:      
   a) wynagrodzenie brutto 2.900,00 zł 40-4 23-0
   b) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowane
       przez pracownika: 402,80 zł + 228,17 zł = 
630,97 zł 23-0 22
   c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 194,00 zł 23-0 22
   d) składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 477,72 zł + 52,88 zł + 74,92 zł =  605,52 zł 40-5 22

III. Księgowania:

Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponosi pracodawca


2. Potrącenie składki na ubezpieczenia grupowe z wynagrodzenia pracownika w księgach rachunkowych

Ta część składki na ubezpieczenia grupowe, która opłacana jest przez pracownika (potrącana co miesiąc z wynagrodzenia pracownika), nie będzie stanowiła dla niego przychodu ze stosunku pracy i tym samym nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie zostanie także wliczona do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Ewidencja potrącenia składki na ubezpieczenia grupowe z wynagrodzenia pracowników, na podstawie listy płac, może przebiegać zapisem:
      - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
         (w analityce: Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie grupowe pracowników).

Przekazanie potrąconych środków do zakładu ubezpieczeń, tzn. zapłata zobowiązania wobec tego zakładu z tytułu składek na ubezpieczenia grupowe pracowników, księgowane jest, na podstawie wyciągu bankowego, zapisem:

      - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
         (w analityce: Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenia grupowe pracowników),
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika (w kwocie pomniejszonej o składkę ubezpieczeniową) ewidencjonowana jest w księgach rachunkowych, zapisem:

      - Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Przykład

Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponoszą pracownicy

I. Założenia:

  1. Spółka zawarła umowę ubezpieczenia grupowego, do którego przystąpili chętni pracownicy. Jednostka co miesiąc dokonuje przelewu składki w wysokości: 1.440 zł na rachunek ubezpieczyciela.
     
  2. Z miesięcznego wynagrodzenia pracowników, którzy przystąpili do tego ubezpieczenia, jednostka potrąca składkę na ubezpieczenie grupowe w wysokości: 36 zł.
     
  3. Spółka dokonała przelewu wynagrodzeń pracownikom objętym ubezpieczeniem grupowym po potrąceniu składki na to ubezpieczenie w wysokości: 115.000 zł - 1.440 zł = 113.560 zł.
     
  4. Dla uproszczenia kwotę składki na ubezpieczenie grupowe oraz kwotę wynagrodzenia ujęto jednym zapisem. W praktyce jednak wynagrodzenie rozksięgowuje się na kontach analitycznych do konta 23-0 dla każdego pracownika osobno.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - zapłata składki na ubezpieczenie grupowe pracowników 1.440 zł 24 13-0
2. LP - potrącenie składki na ubezpieczenie grupowe z wynagrodzeń pracowników 1.440 zł 23-0 24
3. WB - wypłata wynagrodzenia pomniejszona o potrąconą składkę 113.560 zł 23-0 13-0

III. Księgowania:

Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponoszą pracownicy

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60