Jednemu z pracowników naszej firmy wypłacono zaliczkę na zakupy firmowe. Jak ująć w księgach rozliczenie takiej zaliczki? W jakim terminie pracownik powinien rozliczyć się z pobranej zaliczki?
| Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych im zaliczek na pokrycie wydatków na potrzeby firmy może służyć konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Po stronie Wn tego konta ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia na zakup materiałów i towarów lub usług obcych na potrzeby firmy. Po stronie Ma konta 23-4 księguje się zaś w szczególności uznanie pracownika z tytułu rozliczenia pobranej zaliczki, wyłożone przez pracownika wydatki w imieniu pracodawcy i zwrot niewydatkowanych zaliczek (kwot). Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 23-4 powinna przy tym zapewnić ustalenie kwot należności i zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika. |
Ewidencja wypłaty zaliczki oraz jej rozliczenia może przebiegać w następujący sposób:
| 1. Wypłata zaliczki pracownikowi: |
| – Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika – zaliczki do rozliczenia), – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". |
| 2. Rozliczenie pobranej zaliczki – dane wynikające z dowodów źródłowych dokumentujących poniesione wydatki (np. z faktur): |
| a) wartość brutto: |
| – Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika – zaliczki do rozliczenia), |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu: |
| – Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu", |
| c) wartość zakupionych towarów lub usług w cenie nabycia (zarachowanie ich wartości w ciężar kosztów): |
| – Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5, – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu". |
| 3. Ewentualna wypłata pracownikowi nadwyżki wydatków nad kwotą pobranej zaliczki: |
| – Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika – zaliczki do rozliczenia), – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". |
| 4. Ewentualny zwrot nadwyżki pobranej zaliczki nad kwotą wydatków: |
| – Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa", – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika – zaliczki do rozliczenia). |
Jeśli pracownik nie rozliczy się z pobranej wcześniej zaliczki, tzn. nie przedstawi dokumentów potwierdzających dokonanie zakupów na rzecz firmy, ani nie zwróci niewydatkowanej kwoty zaliczki, na koncie 23-4 pozostawać będzie saldo Wn odpowiadające kwocie nierozliczonej zaliczki.
| Terminy rozliczania zaliczek pobieranych przez pracowników na pokrycie wydatków na rzecz firmy powinny zostać określone w regulaminie wewnętrznym jednostki. Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązują wewnętrzne przepisy określające terminy rozliczania udzielonych zaliczek, to termin taki powinien być każdorazowo określony w dokumencie potwierdzającym udzielnie zaliczki. Pracownik poświadczając jej pobranie potwierdza również swoje zobowiązanie do dokonania rozliczenia we wskazanym przez pracodawcę terminie. Niedokonanie przez pracownika rozliczenia w wyznaczonym terminie daje pracodawcy możliwości potrącenia kwoty zaliczki z wynagrodzenia pracownika, według zasad wskazanych w art. 87 i 871 K.p. |
Przykład
I. Założenia:
1. W czerwcu 2015 r. z kasy jednostki wypłacono pracownikowi zaliczkę na zakupy firmowe w wysokości: 500 zł.
2. Z przedstawionego przez pracownika dokumentu "Rozliczenie zaliczki", do którego pracownik dołączył faktury dokumentujące poniesienie wydatków, wynika iż z pobranej kwoty wydatkował on łącznie: 492 zł, dokonując zakupu:
a) środków czystości o wartości: 233,70 zł (w tym VAT: 43,70 zł),
b) materiałów biurowych o wartości: 258,30 zł (w tym VAT: 48,30 zł).
3. Pracownik zwrócił do kasy niewydatkowaną kwotę zaliczki, tj.: 500 zł – 492 zł = 8 zł.
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4. Zakup materiałów biurowych i gospodarczych ujmuje bezpośrednio na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", z pominięciem konta 30 "Rozliczenie zakupu".
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. KW – wypłata zaliczki | |
10 | |
| 2. Rozliczenie wydatków służbowych: | |||
| a) faktura dokumentująca zakup środków czystości: | |||
| – wartość netto faktury: 233,70 zł – 43,70 zł = | 190,00 zł | 40-1 | |
| – VAT naliczony podlegający odliczeniu | 43,70 zł | 22-1 | |
| b) faktura dokumentująca zakup materiałów biurowych: | |||
| – wartość netto faktury: 258,30 zł – 48,30 zł = | 210,00 zł | 40-1 | |
| – VAT naliczony podlegający odliczeniu | 48,30 zł | 22-1 | |
| c) łączna kwota wydatków pracownika | 492,00 zł | ||
| 3. KP – wpłata do kasy niewydatkowanej kwoty zaliczki | 8,00 zł | 10 | 23-4 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
