Otrzymaliśmy od kontrahenta fakturę pro forma, na podstawie której wpłaciliśmy temu kontrahentowi zaliczkę na poczet zakupu towarów w przyszłym miesiącu. Czy faktura pro forma może zostać ujęta w naszych księgach rachunkowych?
| Nie. Faktura pro forma nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego i nie stanowi dowodu księgowego. Z tego względu nie może być ona ujęta w księgach rachunkowych jednostki. |
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej - dowody źródłowe. Takimi dowodami mogą być np. dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów. Elementy, jakie powinny zawierać dowody księgowe, określone zostały w art. 21 ustawy o rachunkowości (kwestie te tu pomijamy).
Faktura pro forma nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego, tj. nie dokumentuje ona transakcji sprzedaży-kupna, nie jest również zapłatą. Pełni ona w praktyce funkcję informacyjną, określającą, jaką zaliczkę (przedpłatę) nabywca powinien wpłacić przed dostawą towaru (wykonaniem usługi). Z tego względu faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego, co przesądza o tym, że nie ujmuje się jej w księgach rachunkowych jednostki.
W księgach rachunkowych jednostka zaewidencjonuje natomiast zapłatę zaliczki (przedpłaty) na poczet przyszłej dostawy towarów, dokonaną na podstawie faktury pro forma. Zapłata ta może zostać zaksięgowana np.:
| - Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa". |
Gdy w związku z dokonaniem ww. wpłaty zaliczki (przedpłaty) na poczet przyszłych dostaw towarów jednostka otrzyma od sprzedawcy fakturę zaliczkową, to fakturę tę może ująć w księgach rachunkowych np. zapisem:
| - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu" - wartość netto faktury, - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" - kwota VAT naliczonego, jeżeli podlega on odliczeniu, - Ma konto 21 lub konto 24 - kwota brutto faktury zaliczkowej. |
Wspomnijmy, że na dzień bilansowy zaliczkę wpłaconą na poczet przyszłej dostawy towarów wykazuje się w bilansie po stronie aktywów, w pozycji B.I.5 "Zaliczki na dostawy".
| ||||||||||||
|
||||||||||||
