Rozliczenie wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej

Podatnik w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudnia pracowników, którym wypłaca ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Czy ekwiwalent wypłacony na podstawie przepisów BHP podlega wpisaniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jeżeli jest wolny od opodatkowania? Jeśli tak, to w której kolumnie dokonać wpisu oraz na podstawie jakiego dokumentu?

Wypłacony ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi koszt podatkowy, który pracodawca powinien wykazać w kolumnie 13 podatkowej księgi. Zapisu należy dokonać na podstawie dowodu księgowego potwierdzającego poniesienie kosztu.

Ekwiwalent jako koszt i przychód podatkowy

Obowiązkiem pracodawcy jest dostarczenie pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, które spełniają wymagania określone w Polskich Normach, w następujących okolicznościach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto pracodawca musi zapewnić pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży i obuwia roboczego. Gdy nie jest on w stanie zagwarantować prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika pod warunkiem, że pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Wynika to z art. 237⁷ § 1 oraz art. 237⁹ § 2 i 3 Kodeksu pracy.

Ekwiwalent za używanie i pranie odzieży roboczej nie podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 updof. Uwzględniając jednocześnie fakt, że do wypłaty tego ekwiwalentu pracodawcę obligują przepisy prawa pracy, należy uznać, że wydatek z tego tytułu spełnia przesłanki z art. 22 updof pozwalające zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów. Niewątpliwie bowiem wypłata ekwiwalentu wiąże się z funkcjonowaniem firmy, a poniesienie kosztu leży w interesie pracodawcy. Zapewniając pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy, chroni się on przed ewentualną odpowiedzialnością odszkodowawczą. W konsekwencji, wydatek poniesiony na wypłatę ekwiwalentu stanowi koszt podatkowy i pracodawca powinien go zaewidencjonować w podatkowej księdze.

U pracowników otrzymany ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Jeżeli wspomniany ekwiwalent jest wypłacany zgodnie z odrębnymi przepisami, podlega zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.

Należy podkreślić, że przedmiotowe zwolnienie dotyczy ekwiwalentu przyznanego na pokrycie faktycznych kosztów prania odzieży roboczej. Zwolnieniem nie jest objęte świadczenie wypłacane w formie stałego ryczałtu, nieodpowiadające tym kosztom.

Przepisy prawa pracy nie określają sposobu ustalania przez pracodawcę wysokości omawianego ekwiwalentu pieniężnego. Na ich podstawie można tylko wnosić, że ekwiwalent powinien rekompensować pracownikowi koszty poniesione na pranie odzieży roboczej. W praktyce wartość ekwiwalentu można ustalić w oparciu o koszt prania jednej sztuki odzieży, na podstawie ofert pralni działających w okolicy. Przy czym organy podatkowe uwzględniają fakt, że przepisy prawa pracy nie nakazują zwrotu kosztów prania odzieży na podstawie przedkładanych przez pracowników dowodów dokumentujących wysokość poniesionych wydatków. Dopuszczają zatem możliwość ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej również w inny sposób. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 27 maja 2014 r., nr IBPBII/2/415-320/14/ŁCz stwierdził, że: "Wysokość ekwiwalentu może być (...) ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników.

Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a tym samym by dana kwota stanowiła istotnie ekwiwalent przysługującego świadczenia".

Ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, który jest wypłacany w warunkach uzasadniających stosowanie omawianego zwolnienia, pracodawca nie uwzględnia w podstawie obliczenia zaliczek na podatek od dochodu pracowników. Taki ekwiwalent nie wchodzi również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Ujęcie w podatkowej księdze

Zaliczenie ekwiwalentu do przychodów pracowniczych oznacza, że należności z tego tytułu stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi można je uwzględnić dopiero w kosztach uzyskania przychodów tego miesiąca, w którym zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji. Wynika to z art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.

Bez wpływu na możliwość i moment zaliczenia omawianego ekwiwalentu do kosztów podatkowych pozostaje kwestia, czy u pracowników przychody te podlegają opodatkowaniu, czy korzystają ze zwolnienia od opodatkowania. W każdym przypadku pracodawca powinien koszty z tego tytułu wykazać w podatkowej księdze.

Jak wynika z treści ust. 12 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037), do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze) przeznaczona jest kolumna 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze". Jednak ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej nie należy utożsamiać z wynagrodzeniem za pracę. Z tego względu nie podlega on wpisaniu w podatkowej księdze w kolumnie 12, lecz w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

W zależności od tego, czy wypłata ekwiwalentu dokonywana jest w kasie zakładu, czy na rachunek bankowy pracownika, podstawę do wykazania tego kosztu w księdze może stanowić lista płac lub dowód potwierdzający dokonanie przelewu (np. wyciąg z rachunku bankowego pracodawcy).