Wyjścia prywatne na regulaminowych zasadach

W wielu zakładach pracownicy mają możliwość załatwienia spraw prywatnych w czasie pracy, w ramach udzielonego im przez pracodawcę zwolnienia od pracy. Pracownik za czas nieobecności traci prawo do wynagrodzenia za pracę lub je zachowuje, jeżeli odpracuje czas zwolnienia.

Odpracowanie wyjścia bez nadgodzin

Przez wiele lat odpracowanie wyjścia prywatnego przez pracownika w dniu innym niż dzień zwolnienia od pracy budziło wątpliwości w kontekście ewentualnych nadgodzin. W stanie prawnym obowiązującym przed 23 sierpnia 2013 r. sprawa ta była przedmiotem różnych interpretacji. Państwowa Inspekcja Pracy twierdziła, że odpracowanie prywatnego wyjścia z pracy w innym dniu niż miało miejsce to wyjście, powodowało wystąpienie nadgodzin. Bardziej liberalne w tym zakresie było natomiast orzecznictwo sądowe (patrz uzasadnienie wyroku SN z dnia 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 476/02).

Powyższe kontrowersje były powodem wprowadzenia w 2013 r. do Kodeksu pracy przepisów jednoznacznie rozstrzygających te wątpliwości. Na mocy dodanego wówczas i obowiązującego aktualnie art. 151 § 2¹ K.p., czas odpracowania zwolnienia od pracy w celach prywatnych udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek nie stanowi pracy w nadgodzinach. Przy czym takie odpracowanie nie może naruszać odpoczynku dobowego i tygodniowego pracownika. Ograniczenie to należy mieć na uwadze szczególnie np. w systemie równoważnym. W dniach, w których zaplanowana zostanie np. 12-godzinna dniówka robocza, możliwe będzie odpracowanie tylko 1 godziny wyjścia prywatnego bez naruszenia odpoczynku dobowego.

Wyjścia prywatne koniecznie z wnioskiem

Odpracowanie zwolnienia od pracy w celach prywatnych nie stanowi pracy w nadgodzinach, pod warunkiem, że udzielenie tego zwolnienia nastąpiło na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca musi mieć więc na uwadze, że jeżeli obowiązujące u niego zasady nie przewidują pisemnej formy wniosku o udzielenie omawianego zwolnienia, wówczas jego późniejsze odpracowanie może zostać uznane za pracę w nadgodzinach.

W razie ewentualnej kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy lub zgłoszenia przez pracownika roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny pracodawca może mieć trudności z udowodnieniem, że dłuższa praca pracownika w danym dniu stanowiła odpracowanie wyjścia prywatnego. Zwolnienie udzielone na poczet tego wyjścia nie będzie bowiem udokumentowane pisemnym wnioskiem pracownika. Pracodawca może się wprawdzie powoływać na inne formy potwierdzenia faktu udzielenia pracownikowi zwolnienia w celach prywatnych (np. na odpowiedni wpis na liście obecności), jednak nie będzie to forma wymagana przez Kodeks pracy. W konsekwencji czas odpracowania może zostać uznany za pracę w nadgodzinach.

Zakładowe regulacje w sprawie zwolnienia

Aby uniknąć wątpliwości co do prawnego charakteru czasu poświęconego na odpracowanie wyjścia prywatnego, pracodawca powinien wprowadzić obowiązek pisemnego wnioskowania przez pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy w celach prywatnych. Odpowiednie zapisy w tej sprawie należy wprowadzić do:

• przepisów wewnątrzzakładowych - regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy,
   
• informacji dodatkowej - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub, ze względu na zatrudnianie poniżej 50 pracowników, nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy.

W przypadku zmian do regulaminu pracy, wchodzą one w życie po upływie dwóch tygodni po podaniu ich do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy (art. 104³ K.p.). Natomiast co do zmian w układzie zbiorowym pracy wprowadzanych w formie protokołów dodatkowych (art. 241⁹ K.p.), to wchodzą one w życie z dniem wskazanym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem rejestracji tego protokołu w odpowiednim rejestrze układów (art. 241¹² K.p.).

Późniejsze odpracowanie nie dla każdego

Czas pracy niektórych grup pracowników cechuje się mniejszą elastycznością. Chodzi m.in. o pracownice w ciąży i pracowników niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 148 K.p. czas pracy pracownicy w ciąży zatrudnionej w systemie czasu pracy, w którym możliwe jest przedłużenie dniówki roboczej, nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Nie można jej również zatrudniać w nadgodzinach (art. 178 K.p.). Z kolei czas pracy niepełnosprawnych, bez względu na stopień niepełnosprawności, nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin na tydzień, a niepełnosprawnych o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o rehabilitacji...).

Z powyższego wynika, że pracownicy niepełnosprawni, a także pracownice w ciąży (oraz inni pracownicy, których dotyczą ograniczenia w podejmowaniu pracy powyżej normy), mogą odpracowywać wyjścia prywatne tylko w tym dniu, w którym one nastąpiły. Odpracowanie w innych dniach, w których norma czasu pracy została już wypracowana, spowoduje jej przekroczenie, nawet jeżeli w świetle art. 151 § 2¹ K.p. nie będzie to praca w nadgodzinach.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2046)