W trakcie dwumiesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego maj-czerwiec zmniejszyliśmy pracownikowi wymiar czasu pracy (z pełnego do 3/4 etatu), a w konsekwencji wysokość wynagrodzenia. Jak rozliczyć czas pracy, który przypada do przepracowania w skali okresu rozliczeniowego? Czy nadgodziny, do których doszło w okresie pracy na pełny etat kompensują się z niższym wymiarem przepracowanym w dalszej części miesiąca, w ramach zatrudnienia na część etatu i w związku z tym mogą być traktowane jako praca ponad wymiar? Jak prawidłowo rozliczyć nadgodziny dobowe oraz pracę w dniu wolnym, do których doszło w maju br.? Nadmieniamy, że w czerwcu pracownik wykonywał zadania w godzinach ponadwymiarowych.
Wymiar czasu pracy jest jednym z podstawowych warunków pracy, który musi być określony w treści umowy (art. 29 § 1 pkt 4 K.p.). Z uwagi na przejście z pracy w pełnym wymiarze na część etatu wymaga to, co do zasady, uprzedniej zmiany umowy w trybie porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego. Jeśli z taką inicjatywą wystąpi pracownik, decyzja należy w istocie do pracodawcy, który może wyrazić zgodę na jej wprowadzenie w drodze aneksu do umowy o pracę.
Choć nie wynika to wprost z przepisów, w przypadku zmiany wymiaru zatrudnienia w trakcie okresu rozliczeniowego obliczenie nominału wymaga odpowiedniego zastosowania przepisu art. 1516 K.p., czyli odrębnego obliczenia wymiaru czasu pracy dla obu części okresu rozliczeniowego, w których pracownika obowiązują różne wielkości etatu.
| Przykład 1 |
Na początku maja br. pracownik zatrudniony na pełny etat wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o obniżenie wymiaru czasu pracy do 3/4 etatu, uzasadniając to koniecznością sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Pracodawca przyjął tę propozycję i zdecydował, że obniżenie wymiaru zatrudnienia będzie obowiązywało od 23 maja br., co usankcjonowano w aneksie do umowy, ustalającym dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad wymiar, po przekroczeniu której przysługują dodatki jak za nadgodziny na poziomie 7/8 etatu. Firma pracuje w ramach 2-miesięcznych okresów rozliczeniowych, zaś skutkiem decyzji pracodawcy pracownik przez pierwsze 22 dni okresu pozostawał w zatrudnieniu na pełny etat, a kolejne 39 dni w wymiarze 3/4 etatu.
W pierwszym okresie występowały 3 pełne tygodnie oraz niedziela 22 maja, która nie wywierała wpływu na wymiar czasu pracy. Jednocześnie z 3 ustawowo wolnych od pracy świąt (1, 3 i 15 maja) tylko jedno przypadło w innym dniu niż niedziela, obniżając nominalny czas pracy. A zatem dla tego okresu wymiar czasu pracy wynosił 112 godzin, tj. (3 tyg. x 40 godz.) - 8 godz. (święto 3 maja) = 112 godz. W drugiej części okresu rozliczeniowego występowało 5 pełnych tygodni, 4 dni od poniedziałku do piątku wystające poza pełne tygodnie okresu oraz 1 święto przypadające w innym dniu niż niedziela (czwartek 26 maja), a więc wpływające na wymiar czasu pracy. Tym samym dla tego okresu wymiar wynosił 168 godzin, tj.: 3/4 etatu x (5 tyg. x 40 godz. + 4 dni x 8 godz. - 1 święto x 8 godz.).
Łącznie, w skali całego okresu rozliczeniowego pracodawca powinien więc zaplanować pracownikowi 280 godzin (112 godz. + 168 godz.) pracy.
Zdecydowanie łatwiej obliczyć nominalny czas pracy w przypadku, gdy zmiana wymiaru zatrudnienia następuje z początkiem miesiąca danego okresu rozliczeniowego. W takich okolicznościach można bowiem skorzystać z wymiarów obliczonych dla kolejnych miesięcy, przeliczając je proporcjonalnie do obniżonego wymiaru zatrudnienia.
| Przykład 2 |
W maju 2016 r. w ramach pełnego etatu przypadało do przepracowania 160 godzin (4 tyg. x 40 godz. + 2 dni x 8 godz. - 2 święta x 8 godz.), z kolei w czerwcu br. było to 176 godzin (4 tyg. x 40 godz. + 2 dni x 8 godz.).
|
Wymiary czasu pracy w 2016 r. podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl |
Jeśli zmiana wymiaru zatrudnienia np. do 3/4 etatu następuje od 1 czerwca br., ustalenie wymiaru zatrudnienia w skali 2-miesięcznego okresu rozliczeniowego wymaga jedynie proporcjonalnego obniżenia czerwcowego wymiaru: 176 godz. x 3/4 etatu = 132 godziny. W efekcie, w skali okresu rozliczeniowego pracodawca może zaplanować pracownikowi 292 godziny (160 godz. + 132 godz.) pracy.
Obliczenie nominalnego czasu pracy pozwala pracodawcy nie tylko prawidłowo zaplanować pracę pracownikowi, ale też dokonać rozliczenia pracy ponad wymiar oraz ewentualnych nadgodzin. Prawdopodobieństwo wystąpienia tych ostatnich jest oczywiście wyższe w okresie wykonywania pracy na pełny etat. Warto jednak pamiętać, że jeśli są one wynikiem pracy ponad normę dobową lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wymiar zatrudnienia pracownika nie wywiera wpływu na zasady ich rozliczania. Niezależnie od przejścia na część etatu w trakcie okresu rozliczeniowego, będą to typowe nadgodziny dobowe, wymagające rekompensaty normalnym wynagrodzeniem oraz wypłaty dodatku lub udzielenia w zamian czasu wolnego.
W praktyce oznacza to, że co do zasady będą one wymagały rekompensaty wypłatą normalnego wynagrodzenia powiększonego o 50% dodatek, obliczony z wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Wyjątki dotyczą przekroczeń dobowych w porze nocnej, w dobie niedzielno-świątecznej lub w ramach dnia wolnego udzielonego za pracę w niedzielę lub święto, gdyż wymagają one rekompensaty 100% dodatkiem. Co więcej przekroczenia dobowe muszą zostać zrekompensowane z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym do nich doszło. Odstępstwa od tej zasady są dopuszczalne, pod warunkiem, że przed terminem wypłaty strony zadecydowały o rekompensacie nadgodzin w formie udzielenia czasu wolnego. W takich okolicznościach pracodawca ma obowiązek wypłaty normalnego wynagrodzenia za te nadgodziny wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wystąpiły, gdyż zaplanowane udzielenie czasu wolnego zwalnia go jedynie z obowiązku zapłaty dodatku.
Inaczej przedstawia się rozliczenie pracy w ramach dni wolnych i innych potencjalnych nadgodzin, które nie naruszają normy dobowej, ani przedłużonego wymiaru czasu pracy. Gdyby nie obniżenie wymiaru zatrudnienia, w takiej sytuacji musiałyby spowodować przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej. Wobec obniżenia wymiaru zatrudnienia i zaplanowania pracownikowi w dalszej części okresu rozliczeniowego mniejszej liczby godzin pracy, te dodatkowe godziny nie muszą doprowadzić do przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej. W takiej sytuacji z końcem okresu rozliczeniowego tego typu przekroczenia nie będą nadgodzinami, a jedynie godzinami pracy ponad wymiar.
| Przykład 3 |
Pracownik z przykładu 2 został dwukrotnie wezwany do pracy w dniach harmonogramowo wolnych od pracy 6 i 18 maja, przepracowując łącznie 16 godzin (po 8 w każdym dniu). Po zmianie wymiaru zatrudnienia do 3/4 etatu pracodawca jeszcze trzykrotnie wzywał go do pracy w ramach dni harmonogramowo wolnych, za każdym razem w wymiarze 8 godzin. Łącznie pracownik przepracował poza rozkładem 40 godzin, a wraz z pracą zaplanowaną w ramach nominału 332 godziny. Wymiar czasu pracy dla pełnego etatu w ramach 2-miesięcznego okresu rozliczeniowego wynosi 336 godzin. Skoro nie został on przekroczony, żadna z godzin dodatkowej pracy nie skutkuje naruszeniem przeciętnej normy tygodniowej. Nie oznacza to jednak, że pracownik nie nabędzie prawa do dodatków jak za nadgodziny. Ustalenie limitu pracy ponad wymiar zatrudnienia na poziomie 7/8 etatu powoduje, że w skali okresu rozliczeniowego pracownik mógł przepracować 294 godziny. Przekroczenie tej wartości o 38 godzin powoduje, że za każdą z nich, poza normalnym wynagrodzeniem, należy wypłacić pracownikowi 100% dodatek, jak za nadgodziny średniotygodniowe.
Zwracamy uwagę! Przedstawionej zasady nie można zastosować w przypadku polecenia dodatkowej pracy w niedzielę lub święto. W razie braku możliwości udzielenia innego dnia wolnego pracownik nabywa za każdą godzinę takiej pracy prawo do dodatku w wysokości 100% normalnego wynagrodzenia (art. 15111 § 2 i 3 K.p.). Zdaniem judykatury przepis ten nie jest podstawą domagania się przez pracowników, którzy świadczą w ramach niedzieli lub święta pracę nadliczbową, wypłaty dwóch 100% dodatków (por. uchwała SN z 15 lutego 2006 r., sygn. akt II PZP 11/05, OSNP 2006/11-12/170). Powszechnie akceptuje się jednak pogląd przewidujący, że prawo do omawianego dodatku jest niezależne od przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej wskutek takiej pracy (por. A. Sobczyk, Kodeks pracy. Komentarz, wydanie 2, Warszawa 2015 r.).
Jeżeli zmiana wynagrodzenia związana z obniżeniem wymiaru zatrudnienia przypada w trakcie miesiąca, obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie wynagrodzenia pracownika odrębnie za każdy z okresów. Praktyka zakłada odpowiednie stosowanie zasad wynikających z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu, względnie skrócenie obliczeń do ustalenia stawki godzinowej obowiązującej przed i po zmianie wymiaru zatrudnienia oraz pomnożenie jej przez liczbę przepracowanych godzin. Metodę tę poparła Państwowa Inspekcja Pracy w stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie obliczania wynagrodzenia przy zmianie wielkości etatu w ciągu miesiąca (znak GPP-471-4560-24/09/PE/RP).
| Przykład 4 |
Pracownik z przykładu 1 ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości. W okresie pracy na pełny etat wynosiło ono 3.500 zł, a po przejściu na 3/4 etatu zostało ustalone na poziomie 2.625 zł.
Wynagrodzenie za maj br. wyniosło 3.238,24 zł, zgodnie z wyliczeniem:
W przypadku wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej, obniżenie go proporcjonalnie do nowego, niższego wymiaru zatrudnienia, nie wpływa na wysokość stawki godzinowej. Znajdzie ona zastosowanie przy obliczaniu normalnego wynagrodzenia i dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. Skoro zaś zmiana wymiaru zatrudnienia nie wpływa na jej wysokość, pracodawca może przyjąć do rozliczenia wszystkich nadgodzin z takiego miesiąca nominał i wynagrodzenie po zmianie wymiaru zatrudnienia na część etatu. Tak obliczona stawka będzie więc podstawą naliczenia normalnego wynagrodzenia za wszystkie godziny faktycznie przepracowane w danym miesiącu oraz dodatków.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
