Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Jak prowadzić i korygować akta osobowe?
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Jak prowadzić i korygować akta osobowe?

Gazeta Podatkowa nr 43 (1397) z dnia 29.05.2017
Agata Barczewska

Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Obowiązek ten ciąży na nim bez względu na wielkość zatrudnienia i rodzaj prowadzonej działalności. W celu jego realizacji pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe.

Z podziałem na części i według chronologii

Akta osobowe są podzielone na trzy części, oznakowane literami A, B i C. W poszczególnych częściach akt gromadzone są dokumenty związane odpowiednio z nawiązaniem, kontynuowaniem i zakończeniem zatrudnienia. Co do zasady, w aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą z tych części należy zaopatrzyć w wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Zasady prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej szczegółowo regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem o dokumentacji.

Obowiązkiem pracodawcy jest zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Jej przechowywanie jest bowiem jedną z form przetwarzania danych osobowych. W związku z tym zasady ochrony danych określone w ustawie o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) mają zastosowanie również do pracodawcy jako administratora danych. Ustawa ta zobowiązuje go do zapewnienia ochrony danych osobowych przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną czy przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem danych. Ponadto do przetwarzania danych osobowych pracowników mogą być dopuszczone jedynie osoby posiadające stosowne upoważnienie wydane przez pracodawcę. Obowiązek ochrony akt osobowych przed uszkodzeniem i zniszczeniem wynika też z przepisów Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9b K.p.).


Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny.

Akta osobowe raczej po polsku

Dokumentacja z zakresu stosunku pracy, co do zasady, powinna być sporządzana w języku polskim. Wymóg taki wynika z art. 7 ustawy o języku polskim (Dz. U. z 2011 r. nr 43, poz. 224 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana na terytorium Polski, to przy stosowaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego. Dokumenty, w tym w szczególności umowy z zakresu prawa pracy, sporządza się więc w języku polskim. Nie wyklucza to ich jednoczesnego sporządzenia w wersji lub wersjach obcojęzycznych, jednak jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem Polski, podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim.

Formalnie nie ma przeszkód, aby pracownik lub kandydat do zatrudnienia w celu potwierdzenia okoliczności związanych z zatrudnieniem (np. stażu pracy) przedłożył dokument sporządzony w państwie obcym w języku tego państwa. Jednak na żądanie pracodawcy zainteresowany pracownik powinien przedłożyć jego tłumaczenie. To pracownik jest bowiem zobowiązany do udowodnienia faktów, z którymi wiąże prawo do przyznania określonych uprawnień. Dokonanie tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, choć nie jest wymagane, nadaje dokumentom większą wiarygodność. Pracodawca może też zlecić tłumaczenie dokumentów z własnej inicjatywy.

Umowa o pracę lub inne dokumenty wynikające z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem i niebędącej obywatelem polskim. Powinna być ona uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim (art. 8 ustawy o języku polskim).

Treść akt do poprawki

Każda z części akt osobowych opatrzona jest pełnym wykazem znajdujących się w niej dokumentów. W praktyce umieszcza się taki wykaz na początku każdej części akt osobowych, wskazując numer dokumentu w kolejności chronologicznej oraz jego nazwę. Przepisy prawa pracy nie określają sposobu dokonywania zmian w spisie treści poszczególnych części akt. Dopuszczalne są więc różne formy dokonania korekty, np. poprzez poprawienie kolejności numeracji poszczególnych kart akt czy przekreślenie uwidocznionej w wykazie nazwy dokumentu. Można też poprawić kolejność stron i odpowiednio do tego dotychczasowy wykaz.

Trzeba jednak zauważyć, że w niektórych sytuacjach, z uwagi na cel zmiany zawartości akt osobowych, celowe jest usunięcie dotychczasowego wykazu i zastąpienie go nowym. Taka potrzeba występuje w przypadku usunięcia dokumentów poświadczających ukaranie pracownika karą z odpowiedzialności porządkowej. Następuje to w razie zatarcia ukarania (co następuje z mocy prawa po upływie roku nienagannej pracy) lub usunięcia zapisu o tym fakcie na wniosek zakładowej organizacji związkowej lub z inicjatywy pracodawcy. Naniesienie wówczas korekty na dotychczasowy wykaz poprzez przekreślenie uwidocznionej w wykazie nazwy dokumentu nie doprowadzi do całkowitego usunięcia informacji o ukaraniu pracownika. Stąd konieczność zmiany całego wykazu.

Należy przypomnieć, że zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych musi być zgodny z przepisami, które dotyczą pozyskiwania danych osobowych od pracowników i kandydatów na pracowników (m.in. z art. 221 K.p. i przepisami rozporządzenia o dokumentacji). Chodzi przy tym o przepisy obowiązujące pracodawcę w czasie pozyskiwania danych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.