Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Czas pracy i urlopy  »   Ewidencja czasu pracy kierowców
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Ewidencja czasu pracy kierowców

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 10 (436) z dnia 10.05.2017

Zatrudniamy kilku pracowników na stanowisku kierowcy. Czy jesteśmy zobowiązani prowadzić "szczególną" ewidencję ich czasu pracy, czy też wystarczy zwykła, zawierająca standardowe informacje o czasie pracy? Nadmieniamy, iż transport wykonujemy jedynie na nasze potrzeby.

Zatrudnienie na stanowisku kierowcy powoduje, że do pracownika należy stosować w pierwszej kolejności przepisy ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.). W art. 25 ust. 1 stanowi ona o możliwości prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców w formie:

  • zapisów na wykresówkach,
     
  • wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
     
  • plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
     
  • innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
     
  • rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa wyżej.

Wybór jednej z form ewidencjonowania czasu pracy kierowców zależy w dużej mierze od rodzaju pojazdów, którymi wykonują przewozy na potrzeby własne pracodawcy. Jeśli są to samochody osobowe lub lekkie dostawcze, pracodawca nie może skorzystać z trzech pierwszych wariantów, gdyż pojazd nie jest wyposażony w tachograf analogowy lub cyfrowy, a tym samym aktywności kierowcy nie podlegają automatycznej rejestracji. W praktyce ogranicza to wybór pracodawcy do innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, czyli kart drogowych, które były obowiązkowe do momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Od tej daty karta drogowa to dokument fakultatywny. W praktyce jest ona stosowana wobec kierowców mniejszych pojazdów, a jej wzór pracodawca może dostosować do własnych potrzeb. Obok czasu jazdy, innej pracy i przerw karta może zawierać rubryki dokumentujące podróże służbowe kierowców, czy np. pozwalające na rozliczanie ich z przepałów paliwa.

Alternatywą dla nadawania waloru ewidencji czasu pracy dokumentom źródłowym jest konwertowanie danych z kart drogowych, a w przypadku większych pojazdów np. z wykresówek lub plików pobranych z tachografu i karty cyfrowej do postaci klasycznej ewidencji czasu pracy. Taką kartę ewidencji można traktować jako rejestr opracowany na podstawie dokumentów wymienionych w art. 25 ust. 1 pkt 1-4 ustawy o czasie pracy kierowców. Przepisy nie przewidują wzoru tego dokumentu, stanowiąc jedynie, że ma on zawierać dane o pracy w poszczególnych dobach, w tym świadczonej w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dniach wolnych od pracy wynikających z planowania zadań w przeciętnie pięciodniowym tygodniu. W ewidencji czasu pracy muszą być ponadto odnotowywane dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy - § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Taka forma ewidencjonowania czasu pracy kierowców została dopuszczona wobec wszystkich pracowników, niezależnie od rodzaju wykonywanych przewozów i tego, czy mają one charakter komercyjny, czy też zaspokajają potrzeby własne pracodawcy.

Zwracamy uwagę! W klasycznej karcie ewidencji czasu pracy nie musi być informacji o tym, w jakich godzinach pracownik wykonywał pracę w kolejnych dniach roboczych. Wystarczy więc, że pracodawca wykaże w ewidencji liczbę godzin pracy w poszczególnych dniówkach bez określania godzin, między którymi praca była świadczona.

Przyjęcie klasycznej formy ewidencji czasu pracy jest korzystne w przypadku kierowców największych pojazdów. Firma może bowiem usuwać wykresówki, wydruki lub dane pochodzące z tachografu cyfrowego i karty kierowcy po upływie roku, od daty ich wytworzenia, co wynika z art. 14 ust. 2 rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 z dnia 20 grudnia 1985 r. w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym (Dz. U. UE L 370 z 31 grudnia 1985 r., str. 8). Dla porównania ustawa o czasie pracy kierowców wymaga w art. 25 ust. 2 pkt 2 przechowywania ewidencji czasu pracy przez 3 lata od zakończenia ujętego w niej okresu. W efekcie konwersja danych pochodzących z tachografu i karty kierowcy do postaci miesięcznej karty pracowniczej ewidencji czasu pracy pozwala skrócić z 3 do 1 roku okres, w którym firma ma obowiązek przechowywać dokumentację z omawianego zakresu.

Niezależnie od wybranej formy ewidencjonowania czasu pracy kierowców oraz ewentualnego stosowania systemu zadaniowego, czy wypłacania ryczałtów za pracę w nadgodzinach lub w porze nocnej - co wyłącza obowiązek ewidencjonowania godzin pracy kierowców (art. 25 ust. 1a ustawy o czasie pracy kierowców), pracodawca musi tworzyć dla nich dodatkowy dokument. Chodzi o ewidencją nieobecności w pracy, prowadzoną w formie indywidualnej karty - z podziałem na rodzaj i wymiar nieobecności (art. 25 ust. 1b ustawy o czasie pracy kierowców). Ta dokumentacja ma w założeniach Inspekcji Transportu Drogowego (dalej ITD) pokrywać się z danymi potwierdzanymi kierowcy na zaświadczeniach o działalności (nieprowadzeniu pojazdu). ITD i jej zagraniczne odpowiedniki mogą żądać przedstawienia takiego zaświadczenia jedynie na drodze - za dni, których nie zarejestrował tachograf z 28 dni poprzedzających kontrolę - potem dokumenty te mogą być niszczone. Jednak informacja o rodzajach dni wolnych ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia czasu pracy w oparciu o tarczki lub dane z tachografu i karty kierowcy, stąd wymóg prowadzenia tej dokumentacji. W przypadku stosowania klasycznych kart ewidencji czasu pracy, dane o nieobecnościach są rejestrowane, więc prowadząc obowiązkową ewidencję nieobecności kierowcy pracodawca musi je w istocie dublować.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Czas pracy i urlopy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.