Wykazanie wymiaru urlopu wypoczynkowego w informacji o warunkach zatrudnienia

Od ubiegłego roku zatrudniamy na zastępstwo pracownika uprawnionego do wyższego wymiaru urlopu. Przypuszczalny termin rozwiązania z nim umowy ulegnie przesunięciu ze względu na absencje osoby zastępowanej (urlop macierzyński podstawowy i dodatkowy, zwolnienie lekarskie, urlop wychowawczy). Jak w tych okolicznościach należy poinformować pracownika o wymiarze urlopu wypoczynkowego?

Jeśli pracodawca skorzystał z możliwości przygotowania informacji o warunkach zatrudnienia przez powołanie odpowiednich regulacji prawa pracy, wówczas żadna jej korekta nie jest potrzebna. W sytuacji gdy informacja miała charakter opisowy, powinien powiadomić o zmianach w ciągu 1 miesiąca od ich wejścia w życie.

Zgodnie z art. 29 K.p. zakres pisemnej informacji, jakiej każdy pracodawca udziela nowo zatrudnionemu pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę zależy od obowiązywania w zakładzie regulaminu pracy. Jeśli ten regulamin został wprowadzony, to informacja dotyczy tylko:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
   
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
   
• wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
   
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
   
• układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty.

Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo informuje o:

• porze nocnej,
   
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
   
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informując pracownika o wymiarze przysługującego urlopu pracodawca wskazuje wymiar urlopu wynikający z ogólnego stażu urlopowego (20 albo 26 dni - gdy zatrudnienie dotyczy pełnego etatu). Jeśli umowa została zawarta w ciągu roku kalendarzowego (lub rozwiąże się w trakcie roku) może też wskazać wymiar urlopu proporcjonalnego obowiązujący w roku podjęcia lub ustania zatrudnienia, co zwolni go z obowiązku korygowania informacji. W przypadku zatrudnienia w roku podjęcia pierwszej pracy, pracodawca informuje o zasadzie nabywania prawa do urlopu po przepracowaniu każdego miesiąca w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. Gdyby zatrudnienie miało trwać również w następnym roku kalendarzowym, informuje o wymiarze urlopu jaki będzie przysługiwał pracownikowi w kolejnym roku.

Pracownik jest od 4 stycznia 2012 r. zatrudniony na czas nieokreślony. W dniu podjęcia pracy u obecnego pracodawcy legitymował się 8-letnim stażem urlopowym. Na jego wniosek udzielono mu urlopu bezpłatnego na 3 miesiące (od 1 lutego do 30 kwietnia 2013 r.).

Po zawarciu umowy o pracę pracownika poinformowano, że wymiar urlopu uwzględniający wykształcenie oraz poprzednie okresy zatrudnienia wynosi 20 dni. W terminie jednego miesiąca po powrocie pracownika do pracy po urlopie bezpłatnym należy powiadomić go o zmniejszeniu wymiaru urlopu w bieżącym roku o 5 dni, tj. 3/12 x 20 dni = 5 dni, np.: "W 2013 r. ze względu na skorzystanie z urlopu bezpłatnego przysługuje 15 dni urlopu wypoczynkowego. Natomiast od 3 kwietnia 2014 r. wymiar urlopu wyniesie 26 dni.".

Pracownik od 16 kwietnia 2012 r. został zatrudniony na zastępstwo (na okres absencji innej osoby). Jest on uprawniony do wyższego wymiaru urlopu, a wcześniej w 2012 r. nigdzie nie pracował. Zastępstwo miało trwać do 28 lutego br. Informację o urlopie sformułowano w następujący sposób: "Wymiar proporcjonalnego urlopu wynosi w 2012 r. - 20 dni, a w 2013 r. - 5 dni". Zastępowana pracownica po urlopie macierzyńskim skorzystała z dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz wystąpiła z wnioskiem o urlop wychowawczy do 31 sierpnia br. W konsekwencji pracodawca zmienił pracownikowi zatrudnionemu na zastępstwo przedmiotową informację wyjaśniając, że: "W 2013 r. przysługuje 18 dni urlopu wypoczynkowego.".

Powinnością pracodawcy jest ponadto informowanie pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia, o objęciu go układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Powiadomienie pracownika o jego warunkach zatrudnienia oraz o ich zmianie może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy (art. 29 § 3¹ i 3³ K.p.). Na ich podstawie pracownik samodzielnie ustali swoje uprawnienia (w tym urlopowe). Taka forma zmniejsza ilość przekazywanych pracownikowi informacji, chociaż może być dla niego mniej przydatna.

Od 2 kwietnia br. pracownik został zatrudniony na czas określony wynoszący 1 rok. Praca jest wykonywana w systemie podstawowym, a pracownik jest uprawniony do 26 dni urlopu. W zakładzie nie ma regulaminu pracy ani układu zbiorowego. Poniżej prezentujemy wzór informacji dla pracownika sporządzonej w formie wskazania odpowiednich norm kodeksowych.

Powyższe wynika z § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).