Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Kto i kiedy prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu?
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Kto i kiedy prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu?

Gazeta Podatkowa nr 39 (1393) z dnia 15.05.2017
Agata Cieśla

Wydatki związane z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej samochodów spełniają kryteria pozwalające na obciążanie ich wartością firmowych kosztów podatkowych. Do rozliczenia w tych kosztach wydatków związanych z używaniem niektórych samochodów osobowych konieczne jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Auta rozliczane przez ewidencję

Ustawodawca nie przewidział wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla każdego wykorzystywanego w firmie samochodu osobowego. W przypadku osób fizycznych odnosi się on jedynie do sytuacji określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Przepis ten przewiduje prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, gdy dla potrzeb działalności przedsiębiorca wykorzystuje będący jego własnością samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, który stanowi firmowe wyposażenie. Odnosi się on również do samochodu prywatnego przedsiębiorcy oraz auta osobowego używanego przez niego na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia. Ponadto znajduje zastosowanie, gdy pracownik używa samochodu - będącego własnością jego lub osoby trzeciej - na potrzeby zakładu pracy w celu odbycia podróży służbowej lub w jazdach lokalnych.

Z kolei w odniesieniu do samochodów osobowych użytkowanych przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop wskazuje na konieczność prowadzenia tej ewidencji w celu rozliczenia wydatków związanych z ich użytkowaniem jedynie w odniesieniu do aut niestanowiących składników majątku podatnika. Tym samym, jeśli auto należące do podatnika pdop stanowi składnik firmowego wyposażenia, wówczas podatnik ten nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu dla takiego samochodu.

Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie mają zarówno podatnicy pdof, jak i pdop w odniesieniu do samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy leasingu operacyjnego (art. 23 ust. 3b ustawy o pdof i art. 16 ust. 3b ustawy o pdop) lub firmowym środkiem trwałym.

Zawartość ewidencji przebiegu

Poprzez ewidencję przebiegu pojazdu podatnik limituje wartość wydatków związanych z używaniem auta osobowego, którą może obciążać firmowe koszty podatkowe. Wysokość tego limitu wyznacza kwota stanowiąca iloczyn liczby faktycznie przejechanych w danym miesiącu kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu.

Ustawodawca nie określił urzędowego wzoru tej ewidencji. W obu ustawach o podatku dochodowym wskazał jedynie minimum danych, jakie taka ewidencja powinna zawierać. Należą do nich: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Poza wskazanymi podatnik w ewidencji przebiegu pojazdu może we własnym zakresie umieścić również inne dane, które uzna za niezbędne ze swojego punktu widzenia.

Ewidencję prowadzi użytkownik pojazdu. To oznacza, że przykładowo jeżeli pracownik odbywa podróż służbową samochodem osobowym stanowiącym prywatną własność pracodawcy, to pracownik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu.

Konsekwencje podatkowe braku omawianej ewidencji ustawodawca wskazał w art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 5 ustawy o pdop. Wynika z nich jednoznacznie, że niewywiązywanie się z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu używania samochodów osobowych, dla których ustawodawca przewidział ten obowiązek.


Wzór ewidencji przebiegu pojazdu oraz miesięczne zestawienie wydatków z tytułu używania takiego pojazdu dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatki dochodowe.

Ewidencja a dokumentowanie wydatków

Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające do obciążenia kosztów firmowych wynikającą z niej wartością. Koszty uzyskania przychodów stanowią bowiem wyłącznie wydatki faktycznie poniesione na używanie samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Ich wysokość - tak jak zdecydowanej większości kosztów podatkowych - ustala się na podstawie dowodów ich poniesienia, którymi są m.in. faktury czy rachunki.

Ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi dowodu poniesienia wydatku. Na jej podstawie przedsiębiorca ustala bowiem wyłącznie limit stanowiących koszty wydatków poniesionych na używanie samochodu osobowego. Ten limit, wyznaczany tzw. kilometrówką, służy wyłącznie do określenia tej części wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych, którą przedsiębiorca może obciążać koszty firmowe.

Wydatki podlegające limitowaniu

Ustawodawca wprowadzając limitowanie kosztów używania samochodów osobowych nie określił jednak, co należy rozumieć pod pojęciem "kosztów używania", ani nie podał ich przykładowego katalogu. W praktyce do wydatków tych zalicza się m.in. koszty przeglądów, napraw i remontów, a także zakupu paliwa, oleju i części zamiennych, wydatki na mycie samochodu, opłaty za przejazdy płatnymi autostradami, składki na ubezpieczenie pojazdu - te ostatnie z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdop.

Limitowaniu poprzez ewidencję przebiegu pojazdu nie podlegają jednak wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z dnia 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005, uznał, że nie stanowią one wydatków o charakterze eksploatacyjnym i w konsekwencji nie są ograniczone limitem tzw. kilometrówki.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.