Kontakty przedsiębiorców z kontrahentami nie ograniczają się wyłącznie do udokumentowanego fakturami nabywania lub sprzedaży towarów i usług. Negocjacje handlowe, spotkania robocze, montaże i serwisy gwarancyjne, szkolenia, konferencje - wszystkie te aktywności podejmowane w stosunkach biznesowych wymagają ponoszenia mniejszych lub większych wydatków. Nie wszystkie z nich podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych, pomimo że wykazują związek w działalnością firmy, która ich dokonuje.
Nasza firma zarządza kilkoma dużymi galeriami handlowymi. Przyjęło się, że wszelkie spotkania biznesowe z klientami odbywamy w restauracjach. Czy wydatki poniesione na nabywane na ich potrzeby usługi gastronomiczne możemy zaliczać do kosztów podatkowych?
Wydatki ponoszone przez przedsiębiorców na drobne poczęstunki, a także posiłki serwowane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, mogą stanowić koszty podatkowe. Przy ich klasyfikacji pod kątem podatkowym niezbędna jest jednak indywidualna ocena konkretnego stanu faktycznego. Wydatki na usługi gastronomiczne nie stanowią bowiem kosztów podatkowych wyłącznie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto o podatkowej kwalifikacji wydatków na poczęstunki nie decyduje miejsce ich podawania (siedziba firmy czy lokal gastronomiczny). Tzw. gastronomię należy uznać za reprezentację tylko wtedy, gdy wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych na nią wydatków jest wykreowanie wizerunku firmy czy działalności oraz określonych relacji z kontrahentami. Z pytania można wnioskować, że wydatki ponoszone przez firmę na usługi gastronomiczne mają na celu podtrzymywanie istniejących kontaktów jak również rozszerzenie kręgu klientów. Z tego względu nic nie stoi na przeszkodzie, aby je uznać za koszty podatkowe.
Jesteśmy firmą produkującą i montującą systemy nawadniania. W styczniu 2016 r. z czterema podmiotami gospodarczymi (osoby fizyczne) podpisaliśmy umowy, na podstawie których dokonują oni gwarancyjnych przeglądów i napraw tych systemów. Zgodnie z umowami na podstawie faktur wystawianych bezpośrednio na nas jako producenta będziemy im również zwracać koszty przejazdów i noclegów związanych z wykonaniem usług. Czy wydatki te będziemy mogli zaliczać do kosztów podatkowych - jeżeli tak, to w którym momencie?
Wydatki wskazane w pytaniu będą mogły obciążać firmowe koszty podatkowe, gdyż zobowiązanie do ich ponoszenia wynika wprost z umowy zawartej z serwisantem.
Coraz częściej przedsiębiorcy nabywający konkretną usługę od kontrahenta zobowiązują się do sfinansowania mu dodatkowych świadczeń związanych z jej wykonaniem, w tym kosztów podróży. Wydatkami ponoszonymi m.in. na dojazdy i noclegi wykonawcy usługi firma ją zamawiająca powinna obciążać koszty podatkowe w oparciu o ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów. Wskazuje ona, że dany wydatek można tak sklasyfikować, o ile poniesiony został w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła jego powstawania. Ponieważ są to koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, czyli tzw. koszty pośrednie, podlegają one potrąceniu w dacie poniesienia.
Firma naszego kontrahenta z okazji 40-lecia istnienia organizuje koncert z bankietem zapraszając na tę imprezę firmy z nią współpracujące. Chcielibyśmy z tej okazji wręczyć pracownikom kontrahenta, którzy najściślej z nami współpracują, odtwarzacze mp4, power banki oraz zestawy pióro + długopis - wszystkie opatrzone naszym logo. Ponadto wszystkim uczestnikom imprezy chcielibyśmy rozdać breloki i notatniki wraz z długopisami również z logo firmy, gdyż jest to dobra okazja do promocji. Czy wartością tych upominków można obciążyć koszty podatkowe?
Przejawem dbałości o kontrahenta mogą być grzecznościowe, okazjonalne gesty. Do takich gestów należy przekazywanie pracownikom kontrahenta z okazji jubileuszu jego firmy drobnych upominków jako dowodu uznania za współpracę, jak również rozdanie ich zaproszonym na imprezę jubileuszową gościom. Możliwość rozliczenia wydatków na tego typu prezenty w kosztach podatkowych zależy od tego, czy mają charakter reprezentacyjny, czy reklamowy.
Z pewnością cech reprezentacyjnych nie noszą niskocenne tzw. gadżety opatrzone logo firmowym (m.in. długopisy, smycze, notesy, kubki, kalendarze czy też pendrivy lub odtwarzacze mp4). One bowiem przede wszystkim mają na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają zatem przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych.
Podpisaliśmy z siecią sklepów umowę o współpracy, w ramach której przekażemy do punktów sprzedaży bez odpłatności lady chłodnicze stanowiące w naszej firmie środki trwałe w zamian za dokonywanie zakupów o określonej wartości. Będą one służyły wyłącznie do ekspozycji naszych wyrobów. Czy odpisami amortyzacyjnymi od tych składników naliczonymi w okresie ich bezpłatnego używania przez kontrahenta możemy obciążać firmowe koszty podatkowe?
Kosztów podatkowych nie stanowią odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej m.in. środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których miało ono miejsce (art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c) ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) ustawy o pdop).
Środków trwałych przekazanych kontrahentom w ramach umów o współpracę nie można uznać za oddane do nieodpłatnego używania. Nieodpłatnym jest bowiem świadczenie niepowodujące obowiązkowego wzajemnego świadczenia na rzecz przekazującego środek trwały. Tymczasem konstrukcja umowy o współpracę przewiduje zobowiązanie kontrahenta w zamian za udostępniane środki trwałe do spełnienia określonych świadczeń, w tym m.in. zakupu u przedsiębiorcy określonej ilość produktów, które będą stale i widocznie eksponowane. W konsekwencji odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oddanych kontrahentom do używania, za okres obowiązywania tych umów stanowią koszty podatkowe.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
