Menedżer w firmie

Wydatki na nabycie składników majątku wykorzystywanych w firmie zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu na zasadach ogólnych wynikających z art. 15 ust. 1 updop. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Podatnik ma więc prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów ponoszone wydatki, jeśli mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i mogą wpływać na wysokość osiąganych przychodów lub na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Warunkiem jest również, by dany wydatek nie znajdował się wśród tych, których przepisy nie uznają za koszty uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 updop). Przykładowo przepis art. 16 ust. 1 pkt 52 updop wyłącza z kosztów podatkowych wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, niezaliczanych do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika.

W rozpatrywanej sytuacji składniki firmowego majątku (komputer, telefon) mają być udostępnione osobie, która będzie świadczyć na rzecz spółki usługi menedżerskie. Jeżeli menedżer nie będzie wykorzystywał przekazanego mu sprzętu do celów osobistych, lecz będzie on służył realizacji obowiązków służbowych, a przez to prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej, to w świetle powołanych przepisów wydatki poniesione na zakup tego sprzętu będą mogły być odniesione do kosztów uzyskania przychodów.

Do ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów zawartej w powołanym art. 15 ust. 1 updop, należy odwołać się także w sytuacji oceny skutków podatkowych z tytułu dokonywania wydatków na utrzymanie pomieszczenia biurowego przeznaczonego na potrzeby menedżera czy też wydatków w związku z odbywanymi przez niego podróżami w sprawach służbowych. W obu przypadkach takie koszty będą mieć związek z działalnością spółki i mogą przyczyniać się do osiągania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wobec tego będą stanowić koszty podatkowe w spółce.

Trzeba jednak zauważyć, że jeżeli menedżer do odbywania podróży w sprawach służbowych będzie wykorzystywał swój samochód osobowy i z tego tytułu spółka będzie zwracała mu np. koszty paliwa, opłaty za przejazd płatną autostradą czy parkowanie, to będzie zobowiązana stosować ograniczenie przewidziane w art. 16 ust. 1 pkt 51 updop.

Ewidencja przebiegu pojazdu dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Z treści tego przepisu wynika, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków (z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 30 updop) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, dokonanych ponad limit "kilometrówki". Do wyliczenia tego limitu przyjmuje się liczbę kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu, wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, którą mnoży się przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w odrębnych przepisach. Brak takiej ewidencji uniemożliwia odnoszenie wydatków z tytułu kosztów używania samochodu menedżera na potrzeby spółki do kosztów uzyskania przychodów. Tak wynika z art. 16 ust. 5 updop.

Przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej - uważa się za przychody z działalności wykonywanej osobiście. Tak wynika z art. 13 pkt 9 updof.

Spółka dokonując świadczeń na rzecz menedżera (będącego polskim rezydentem) z tytułu zawartego kontraktu, pełni funkcję płatnika. Zobowiązana jest więc pobierać, co do zasady, zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną zgodnie z art. 41 ust. 1 i 1a updof.

Podstawę obliczenia zaliczki na podatek stanowi uzyskany przychód podlegający opodatkowaniu, pomniejszony o:

• koszty uzyskania przychodu,
   
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu ze środków podatnika składki na ubezpieczenia społeczne (z pominięciem składek, których podstawę wymiaru stanowi przychód zwolniony od podatku).

Koszty uzyskania przychodów uzyskanych na podstawie umów określonych w art. 13 pkt 9 updof wynoszą 111,25 zł miesięcznie (art. 22 ust. 9 pkt 5 updof).

Obliczona zaliczka na podatek ulega następnie pomniejszeniu o pobraną przez płatnika składkę na ubezpieczenie zdrowotne (odliczenie nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki). Przy czym odliczeniu nie podlegają składki zdrowotne, których podstawę wymiaru stanowi przychód wolny od podatku.

Generalnie, płatnik pobiera zaliczkę na podatek według 18% stawki podatku. Jednak na wniosek podatnika powinien przyjąć stawkę wyższą, tj. wynoszącą 32% podstawy opodatkowania. Tak wynika z art. 41a updof.

Wzór wniosku o obliczanie i pobieranie w ciągu roku wyższej zaliczki na podatek dochodowy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Dla porządku przypominamy, że jeżeli zachodzą okoliczności wskazane w art. 30 ust. 1 pkt 5a updof, tj. gdy kwota należności określona w umowie o zarządzanie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł, to od uzyskanych przez tę osobę przychodów, płatnik powinien pobrać zryczałtowany podatek w wysokości 18% przychodu. Wówczas nie przysługują koszty uzyskania przychodów. Jednak w przypadku kontraktów menedżerskich przepis ten zwykle nie znajduje zastosowania z uwagi na niską kwotę przychodów, o której w nim mowa (200 zł).