Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej a koszty uzyskania przychodów
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej a koszty uzyskania przychodów

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (937) z dnia 10.01.2017

Spółka z o.o. otrzymuje od kontrahentów dokumenty kosztowe w formie papierowej (faktury, paragony), które zamierza przechowywać w formie elektronicznej (przechowywanie tych dokumentów w formie papierowej jest kosztowne). Czy wydatki, które te faktury dokumentują, stanowią koszty uzyskania przychodów?

Jeśli dokumenty, otrzymane przez spółkę w formie papierowej, będą przechowywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, to dokumenty te będą mogły nadal stanowić podstawę ujęcia wydatków (których te faktury dotyczą) w kosztach uzyskania przychodów (o ile pozostałe przesłanki warunkujące uznanie wydatku za koszt podatkowy zostaną spełnione).

Jednym z warunków, jaki musi być spełniony, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, jest jego prawidłowe udokumentowanie. Jednocześnie w ustawie o PDOP nie określono, w jaki sposób należy dokumentować koszty podatkowe (w praktyce przyjmuje się, że jeżeli dokument spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy w myśl przepisów ustawy o rachunkowości, to może być on uznany za dokument stanowiący podstawę do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych). Nie określono także, w jaki sposób należy przechowywać dokumenty kosztowe, aby podatnik zachował prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Na temat skutków (na gruncie kosztów uzyskania przychodów) przechowywania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej (lub elektronicznej) wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2016 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB. W rozstrzyganej sprawie spółka wskazała, że dokumenty miałyby być przechowywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Organ podatkowy stwierdził, że w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Jednocześnie, zdaniem organu podatkowego:

"(...) Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. (...)"

Reasumując, organ podatkowy przyznał spółce rację, że wydatki udokumentowane zeskanowanymi dokumentami (w tym fakturami) oraz dokumentami otrzymywanymi przez niego w formie elektronicznej, które będą przechowywane w formie elektronicznej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Uwzględniając powyższe, jeżeli w sytuacji, o której mowa w pytaniu, spółka będzie otrzymywała od kontrahentów dokumenty kosztowe (faktury, rachunki) w formie papierowej i dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, to dokumenty te będą mogły stanowić podstawę ujęcia tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.