Kto pokrywa koszty wizyty w urzędzie skarbowym?

Podatnicy często otrzymują wezwania do osobistego stawienia się w urzędzie skarbowym w celu złożenia wyjaśnień lub dostarczenia dokumentów. Nie muszą jednak z własnej kieszeni pokrywać wydatków związanych z takimi wizytami. Fiskus, o ile otrzyma odpowiedni wniosek, zwraca koszty przejazdu i rekompensuje utracone zarobki.

Przerzucenie kosztów

Urzędnicy, prowadząc postępowanie podatkowe, mają obowiązek dokładnie wyjaśnić wszystkie aspekty i okoliczności sprawy. Podatnik jest w związku z tym niekiedy wzywany do osobistego stawienia się w celu złożenia wyjaśnień lub dostarczenia dokumentów.

Wydatki związane z taką wizytą można przerzucić na Skarb Państwa. Zastrzega się jednak, że refundacja przysługuje, gdy podatnik realizował wezwanie otrzymane w toku postępowania podatkowego wszczętego z urzędu albo wystosowane do niego błędnie. Szansy na zwrot poniesionych kosztów nie traci się przy tym, gdy urzędnicy wskazują w wezwaniu osobiste stawiennictwo tylko jako alternatywę sposobu wykonania danego obowiązku, np. że dokumenty należy dostarczyć osobiście, przez pełnomocnika lub za pośrednictwem poczty. Podatnik, który z kilku podanych opcji wybiera wizytę w siedzibie organu podatkowego, ma prawo domagać się od Skarbu Państwa zwrotu poniesionych w związku z tym wydatków (por. wyrok NSA z dnia 25 czerwca 2015 r., sygn. akt II FSK 1235/13).

Zasady refundacji

Refundacja odbywa się na zasadach określonych w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (zgodnie z regulacjami odnoszącymi się do zwrotu wydatków świadkom). Stanowi tak art. 265 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej.

Refundacja obejmuje przede wszystkim koszty podróży odbytej własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania czynności na wezwanie urzędników. Takiej kompensaty nie otrzyma jednak przedsiębiorca, który podróżuje samochodem stanowiącym środek trwały, wykorzystywanym na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki poniesione w związku z wypełnianiem obowiązków wynikających z czynności prowadzonych przez organy podatkowe stanowią dla niego koszty uzyskania przychodu. Zalicza się je bowiem do kosztów poniesionych w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przedsiębiorca nie może w takiej sytuacji skorzystać z prawa do zwrotu kosztów podróży (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 26 czerwca 2014 r., sygn. akt I SA/Po 1004/13).

Zwrot kosztów podróży obejmuje rzeczywiście poniesione, racjonalne i celowe wydatki na przejazd. Górną granicę tych należności stanowi jednak wysokość kosztów przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W przypadku odbycia podróży własnym samochodem oznacza to kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawka dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ nie może być wyższa niż 0,5214 zł, a dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł. Podatnik, który jechał pociągiem, autobusem lub komunikacją miejską, otrzyma zwrot ceny biletu - wraz ze związanymi z tym opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez niego ulgi na dany środek transportu.

Podatnikowi przysługuje także zwrot zarobku lub dochodu utraconego z powodu stawienia się na wezwanie organu podatkowego. Wynagrodzenie za każdy dzień udziału w wymaganych czynnościach przyznaje się w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W odniesieniu do osoby pozostającej w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W żadnym przypadku nie otrzyma się jednak więcej niż stanowi równowartość 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość określa ustawa budżetowa. Obecnie ta kwota bazowa wynosi 1.766,46 zł. Stawka dzienna utraconego zarobku lub dochodu nie może więc przekraczać 81,26 zł.

Podatnik może domagać się ponadto pokrycia kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu, w którym musiał się stawić. Wydatki te są zwracane według zasad określających zwrot kosztów podróży.

Wniosek i termin

Pieniądze nie są oddawane z urzędu. Podatnik musi zgłosić żądanie zwrotu poniesionych kosztów organowi podatkowemu prowadzącemu postępowanie. Trzeba to zrobić przed wydaniem decyzji w sprawie. W przeciwnym razie traci się roszczenie o zwrot kosztów.

Poniesione wydatki trzeba należycie wykazać, np. przedstawić bilet potwierdzający odbycie podróży pociągiem - w przypadku zwrotu kosztów przejazdu, czy zaświadczenie o zarobkach wystawione przez zakład pracy - w przypadku zwrotu utraconego wynagrodzenia.

Wniosek powinien być rozpatrzony niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od jego złożenia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613)

Ustawa z dnia 28.07.2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1025 ze zm.)